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¿Puede subsistir un ERP sin mantenimiento? Se se dieran ciertas circunstancias podría correrse el riesgo de dejar el servicio que brinda el proveedor.

Condiciones necesarias para un ERP sin mantenimiento

Tiempo

Ha pasado tiempo suficiente desde su puesta en producción para detectar y corregir la mayor parte de las incidencias que llegaron hasta esta fase, para subsanar las deficiencias funcionales y para incluir una serie de mejoras que no se tuvieron en cuenta durante el proceso de construcción. Este tiempo suficiente va a depender mucho de lo grande que sea el sistema, de su tecnología y de la cantidad y complejidad de los evolutivos que se le hayan añadido.

Cambios en el código

No se prevén cambios en los procesos que impliquen modificaciones en el código. Puede haber cambios que no tengan por qué provocar tareas de programación, para ello ciertas partes del software deben ser parametrizables.

Herramientas para el usuario

Existe un buen conjunto de herramientas de administración que permiten resolver la mayor parte de las incidencias de los usuarios relacionadas con la utilización del software.

Tamaño

El número de usuarios no es muy elevado y saben trabajar con la herramienta.

Recuperación

Si el sistema de información interopera con otros y la comunicación es no transaccional y si falla el intercambio de información es posible recuperar a través de las herramientas de administración el estado anterior.

Cambios tecnológicos

No se prevén cambios en el software de base, servidor de aplicaciones, versión de máquina virtual (en el caso por ejemplo de aplicaciones Java), sistema de gestión de base de datos, etc…

El conjunto de circunstancias descrito ocurre en un buen número de sistemas de información y por lo tanto puede sobrevivir el ERP sin mantenimiento contínuo, de manera que solo haría falta realizar estas tareas en caso de modificaciones funcionales, en cuyo caso se acudiría a contratar el servicio correspondiente.

Si bien las empresas usuarias tienen la libertad de cancelar el contrato, y usar el ERP sin mantenimiento, antes de hacerlo deben evaluar los riesgos, impactos a corto plazo y los efectos a largo plazo de cancelación del contrato y desenvolverse con un ERP sin mantenimiento.

Qué sucede cuando no se dan las circunstancias anteriores

Hay sistemas de información que no cumplen con algunas de las condiciones citadas y que requieren un servicio de mantenimiento continuo entendiéndose que la continuidad es necesaria cuando los problemas que surgen se tienen que solucionar en un tiempo menor del que se tiene que esperar para realizar la contratación de los servicios de mantenimiento.

Si estas aplicaciones no tienen este tipo de servicios, con el paso del tiempo su aprovechamiento se va degradando, de manera que los usuarios irán abandonando progresivamente su uso. Lo rápido o lento que esto sucederá dependerá de:

  • El grado de obligatoriedad del uso de la herramienta.
  • De lo útil que le haya sido hasta ese momento.
  • Del tipo de problemas que se vayan encontrando.
  • De su capacidad de buscar caminos alternativos a los mismos dentro del programa.
  • De la existencia de un centro de atención a usuarios capaz de darle soporte ante estas contingencias.

Poco a poco se irán degradando la calidad de las tareas que se realicen en la herramienta ya que generalmente los caminos alternativos, por propia definición, pasarán por saltarse algunos tipos de datos o controles obligatorios. Y antes que esto suceda es bueno conocer cómo es la vida después de cancelar el contrato de mantenimiento.


División consultoría EvaluandoERP.com

 

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