En nuestro mundo actual el día a día nos inunda de actualizaciones e innovaciones tecnológicas que un par de siglos atrás hubieran sido consideradas fantasías, cuando no, brujerías o herejías. Hoy tal vez (y sin pretender ser un hereje) Galileo sería CEO de un holding multinacional fabricante de “gadgets” y algún que otro insumo aeroespacial.

Cruzar el Atlántico insume el mismo tiempo que una jornada laboral de 8 horas diarias y enviar un mensaje de Buenos Aires a México para avisar que estamos en camino demora lo que nuestros dedos en escribir “estamos despegando” (antes que nos indiquen apagar el celular)…

Sin embargo, y a pesar de estos increíbles avances que disfrutamos sin siquiera preguntarnos cómo pueden ser posibles, algunas actividades requieren hoy casi el mismo tiempo que hace 100 o 200 años, aun cuando muchas se han “tecnificado” como, por ejemplo, afeitarse o leer un libro (e-book, por supuesto).

Operaciones manuales

Decir que el mundo corporativo no es ajeno a esta realidad no es ninguna novedad. Negocios cada vez más efímeros, oportunidades que vienen y van en cuestión de segundos, ERP`s (Enterprise Resource Planning) potentes, regulaciones incesantes, decenas, cientos o miles de empleados y terceros operando a la vez, generando datos e información que requiere un mínimo de validaciones pero que siempre resultan escasas ante la abrumadora avalancha de sucesos.

Pero: ¿Es posible modificar esta realidad, más allá de las funcionalidades que algunos ERP`s ofrecen? ¿Es factible automatizar las rutinas manuales tradicionalmente ejecutadas por ejércitos de analistas?

El mercado hoy ofrece novedades en este ámbito que nos permiten responder por la afirmativa. Hoy existen soluciones que, obteniendo las bases de datos contables y bancarios, ejecutan, en pocos segundos la tarea que antes llevaban horas y días, con un grado de eficiencia asombroso.

Así, permite al responsable dedicarse al análisis, mejorando el rendimiento y reduciendo los tiempos de respuesta y elimina la tediosa tarea de cruzar, lápiz en mano, interminables listados de cheques, transferencias y movimientos.

Por otro lado, cuando pensamos en automatizar controles, es probable que lo primero que pensemos sea en la implementación de un nuevo sistema, costosas instalaciones o complicadas tecnificaciones. Sin embargo, hoy se encuentran disponibles distintas herramientas que, adaptándose a las diversas necesidades, requieren una muy baja inversión y ofrecen un alto grado de respuesta. Claro que no todas las ofertas disponibles se aplican a todos los públicos y en cada caso habrá que evaluar necesidades.

Así, por ejemplo, cuando recorremos los escritorios de una oficina tipo, principalmente en el área de Administración y Finanzas, seguramente encontremos que la mayoría de las computadoras en uso tienen abierta alguna planilla electrónica de cálculo. Pero, en determinadas organizaciones, el uso de este aplicativo puede (y lo hace) transformarse en un verdadero dolor de cabeza. Son buenas prácticas, cada vez más difundidas, el guardarlas en las redes corporativas en lugar de almacenarlas en discos rígidos locales, protegerlas con contraseñas, limitar el acceso a ciertos usuarios, entre otras medidas, pero sigue siendo un problema para quien debe supervisarlas y validar la información que contienen (algunas verdaderos monumentos a la complejidad) el otorgarles la confianza necesaria, asegurándose por ejemplo, que las fórmulas son consistentes, los vínculos están bien construidos, las celdas de control efectivamente controlan, que no hay datos o celdas ocultos que alteren el número final e innumerables etcéteras.

Teniendo en cuenta que la inmensa mayoría de los papeles de trabajo de un analista se hacen utilizando planillas de cálculo y que los resultados se incorporan directamente, por ejemplo, a la Contabilidad, es altamente recomendable el uso de revisores electrónicos de planillas de cálculo.

Hemos sido testigos de algunas de las situaciones en las que, de haberse empleado un revisor, se habrían detectado tempranamente situaciones que se volvieron complejas.

Algunos ejemplos son:

  • Un Banco en USA dio de baja erróneamente 2.4 mil millones de dólares en hipotecas por deficiencias detectadas posteriormente en planillas claves.
  • Una firma en Argentina estuvo al borde del re-statement por fallas en los reportes llevados en planillas de cálculo sin integridad. La empresa invirtió cientos de horas hombre en detectar la falla, resultando ser filas intercaladas por error.
  • Una organización presentaba sobrevaluación de las ganancias presupuestadas en unos 2.6 mil millones de dólares por haber “olvidado” un signo MENOS en una fórmula.
    Es probable que muchos de nuestros lectores piensen que sus planillas de cálculo son seguras y probablemente lo sean, sin embargo, nuestra experiencia nos permite afirmar que:
  • Una planilla que contenga más de 200 renglones tiene aproximadamente un 99.9% de probabilidades de contener un error.
  • El 94% de los campos tomados como muestras tuvieron errores en auditorias realizadas.
  • Más del 90% de las planillas de cálculo tienen errores que afectan las cifras del resultado final.
  • Entre el 20% y el 40% de los errores no se encuentran en el primer intento de prueba.

Conozca los casos más frecuentes de errores y las recomendaciones para evitarlos descargando “Casos de errores y recomendaciones”.

Pasos a realizar cuando se utiliza planillas de cálculo

Teniendo esto en cuenta, nos permitimos sugerir algunos pasos elementales para evaluar el riesgo que significa trabajar con estos aplicativos:

Hacer una Evaluación Integral de Riesgo:

– Realizando un Inventario de las Planillas a Revisar, identificando el propósito de cada una.
– Revisión de la complejidad, materialidad y riesgo de cada documento.

Ejecutar una Revisión Exhaustiva:

– Analizar las Planillas de mayor riesgo, complejidad y materialidad en búsqueda de errores e inconsistencias específicos.

¿Y después qué?

– Revisar los controles internos y asegurar la calidad de las medidas adoptadas.
– Implementar medidas que mejoren la eficiencia y minimicen los riesgos.

Hasta aquí hemos hecho una somera revisión sobre dos clásicas actividades que habitualmente se ejecutan en forma manual, implicando alto riesgo e insumiendo recursos en tiempo y dedicación.

Por Gustavo Regner,
Consultoría en Fraude, Investigaciones y Disputas, BDO, www.bdoargentina.com

 
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