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Si bien las empresas usuarias tienen la libertad de cancelar el contrato de mantenimiento, antes de hacerlo deben evaluar los riesgos, impactos a corto plazo y los efectos a largo plazo de cancelación de contrato de mantenimiento del ERP. En este artículo se presentan algunos de esos riesgos

Antes de cancelar el contrato de mantenimiento del ERP con el proveedor, evalúe cuál de las cuatro opciones de asistencia alternativas mejor se adapta a sus necesidades. Además, prepararse para el mantenimiento post-contrato abordando factores como  planes de contingencia, las obligaciones y limitaciones contractuales.

Riesgos de cancelar el contrato de mantenimiento

1.La empresa ya no recibirá nuevos parches del fabricante o revisiones.

Mientras que los parches y correcciones son necesarias para las nuevas versiones de software, los clientes dicen que, una vez que están en producción, las actualizaciones (distintas de las actualizaciones de seguridad) y correcciones o bien no se aplican o son de impacto mínimo. Deben evaluar si el negocio y la organización de TI estarán satisfechos con la funcionalidad y la plataforma técnica que está disponible actualmente, hasta que la empresa tome el siguiente paso en su plan de trabajo ERP.

2. La empresa ya no recibirá los parches de seguridad del proveedor

Las actualizaciones de seguridad del ERP son un tema delicado. Cuando la empresa cancela contrato de mantenimiento del ERP, ya no tiene acceso a los parches de seguridad de software provistos por el proveedores. Si bien esto suena inquietante al principio,  deben considerarse dos puntos.

En primer lugar, muchos de estos parches son para las brechas de seguridad que han estado en vigor durante algún tiempo y han tenido poco o ningún impacto en los clientes. En segundo lugar, la mayoría de las vulnerabilidades de seguridad en soluciones de software maduros se encuentran fuera de código de la aplicación principal del proveedor – en la capa de presentación, el portal u otra tecnología de conexión. Para compensar los problemas de seguridad, los desarrolladores externos que apoyan al proveedor ofrecen parches similares. Mientras que algunas empresas no serán capaces de absorber el riesgo de vulnerabilidades de seguridad, para muchos clientes de ERP que decidieron cancelar el contrato de mantenimiento del ERP, esto ha resultado ser un factor de riesgo bajo. Sepa cuál es la vulnerabilidad de su ERP utilizando nuestra herramienta de Evaluación de seguridad (es de uso libre y gratuito).

3. La empresa puede necesitar una nueva fuente de actualización de nómina, impuestos y cambios regulatorios.

Las empresas que reciben actualizaciones la nómina, impuestos y / o cambios regulatorios desde su proveedor de software se ven afectados. Una vez que el acuerdo de mantenimiento con el proveedor de ERP ha sido cancelado, la empresa ya no recibirá la nómina, impuestos y cambios normativos desde ese proveedor y tendrá que buscar otra fuente para contar con estas actualizaciones. Esta pérdida tiene que considerarse, ya que el tiempo necesario para obtener una nueva fuente de soporte puede ser importante en caso de cancelación del contrato de mantenimiento del ERP con su proveedor.

4. La empresa ya no tendrá el derecho de actualizar  las nuevas versiones publicadas después que el mantenimiento ha sido cancelado.

Esto significa que la versión de software disponible en la actualidad, a partir del momento en que se cancela contrato de mantenimiento del ERP con su proveedor, es la última a la que tendrá acceso, independientemente de si se ha aplicado la anterior actualización. La empresa no tiene porqué haber actualizado a la versión más reciente, pero para no perder el acceso a ella, tendría que asegurarse de que ha descargado la versión anterior a la cancelación del contrato de mantenimiento del ERP con su proveedor.

Quien toma la decisión, debe evaluar si el resto de los ejecutivos y la empresa estarán satisfechos con la funcionalidad y la plataforma técnica que está disponible actualmente hasta que la compañía tome el siguiente paso en su plan de trabajo ERP.

5. Todos los otros servicios de apoyo serán cancelados.

Un cliente señaló que no se dieron cuenta lo mucho que su equipo de apoyo ERP interno utiliza notas técnicas del proveedor donde lee periódicamente la información detallada acerca de las funciones del software de uso poco frecuente. Los ejemplos incluyen procedimientos de fin de año, el archivado y el proceso de reorganización de tablas.

Haga una encuesta al equipo de apoyo y los usuarios finales que tienen acceso a los servicios de apoyo del proveedor para determinar con qué frecuencia y con qué fines se accede a los servicios de consulta. Conozca sus opciones antes de cancelar el contrato de mantenimiento del ERP con su proveedor, especialmente si hay una alta dependencia de estos servicios. Si bien hay terceros que suelen proporcionar acceso directo a un ingeniero con experiencia, que puede ser una opción atractiva para evitar buscar a través de notas técnicas, no siempre tienen el conocimiento habilitante (certificación) para darle el mismo nivel de soporte. Si los servicios de apoyo se utilizan poco, puede ser apropiado para cancelar contrato de mantenimiento del ERP con su proveedor.

6. Para las empresas que participan en una fusión o adquisición puede ser necesario ajustar el tiempo de cancelación de mantenimiento.

Cuando dos empresas se fusionan, la necesidad de soporte del proveedor puede aumentar mientras que se fusionan los componentes funcionales, técnicos y de datos de la solución ERP.

7. Alojamiento de la solución ERP (Hosting)

¿Qué sucede cuando el ERP está alojado en un centro de datos del proveedor del software? Cuando la aplicación se encuentra alojada en el centro de datos del proveedor de software, y se contrató a un tercero para tareas de mantenimientos, para éste sería difícil tomar las actualizaciones de ese mismo proveedor y aplicarlas a su propio software. Además puede haber una obligación contractual del proveedor de software que exige, a cualquier cliente alojado en su centro de datos, estar actualizado en cuanto a las versiones.

Algunas empresas han cambiado el hosting a un servicio diferente con el fin de cancelar el contrato de mantenimiento del ERP con su proveedor y cambiar a un tercero para el apoyo técnico. A veces los acuerdos de hosting incluyen cláusulas que exigen al cliente estar al día con contrato de mantenimiento del ERP con su proveedor, pero esto se puede evitar si el cliente solicita al proveedor de alojamiento renunciar a la exigencia. Pero el cliente debe tener un acuerdo con el proveedor de alojamiento que le permita recibir apoyo de terceras partes para intervenir en las actualizaciones ante cambios normativos, impositivos y otro tipo de soporte técnico.

El cambio de proveedores de alojamiento podría causar demasiada agitación y ser muy costoso, por lo que los que deciden acerca del ERP debe sopesar cuidadosamente la decisión contra el valor y el ahorro derivado de la decisión de cancelar el contrato de mantenimiento al migrar a un tercero.

8. Su contrato de licencia de software puede contener cláusulas que restringen ciertos tipos de servicios de apoyo

Para mitigar este riesgo, debe examinar la documentación del proveedor de software y / acuerdos de servicio con su asesor legal para garantizar el cumplimiento de los requisitos de protección de propiedad intelectual. Asegúrese de que las cláusulas del contrato de software no interfieran con su derecho al libre soporte o la contratación de terceros certificados para servicios de apoyo. No cancele el contrato de mantenimiento de su proveedor de ERP hasta que se resuelvan las restricciones contractuales de software.

9. Licencias runtime

Oracle E-Business Suite sólo se ejecuta en la base de datos de Oracle, y algunos de sus clientes utilizan versiones del runtime de la base de datos. SAP (antes de Hana) fue el distribuidor más grande del runtime de Oracle.

Cuando un cliente utiliza el runtime de una base de datos  su acuerdo de mantenimiento de software ERP puede estar cubriendo el soporte del runtime. En esos casos la cancelación del contrato de mantenimiento de aplicaciones también cancela el soporte del runtime. Este es un factor de bajo riesgo cuando la mayoría de las necesidades de apoyo ERP de una empresa afectan a la aplicación o en su configuración.

El código fuente de base de datos es muy sólido, necesita muy poco apoyo directo. La mayoría de problemas de soporte de bases de datos son relativos a la interoperabilidad de aplicaciones, configuración, integridad de los datos y los ajustes del rendimiento. Antes de cancelar el contrato de mantenimiento del ERP, evalúe cuál de opciones de soporte mejor se adapta a su situación y necesidades.


Fuente: What to Consider Before Cancelling Your ERP Vendor’s Maintenance Agreement and Switching to Third-Party Support, Gartner

Traducido y adaptado por la División Consultoría de EvaluandoERP.com

 

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