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Como todos los sistemas, un sistema de trazabilidad debe reunir una serie de requisitos para que pueda funcionar correctamente. Aunque en la literatura no existe un documento específico que nombre los requisitos para un sistema de trazabilidad en general, muchos de los autores mencionan requisitos que deben tener, por lo cual se hizo una recopilación de los mismos y se muestran a continuación.

Sistema de información que permita el intercambio de información entre cliente y proveedor como facilitador de colaboración

Es sabido que, para el correcto funcionamiento de un sistema de trazabilidad debe de existir un sistema de información que permita el flujo de información entre las partes. El sistema se aplica con las tecnologías de base de datos, de red, de codificación y de alerta temprana. El sistema puede realizar diversas tareas como la de producción, comparaciones estadísticas, imprimir código de barras, retroalimentar en temas de calidad, entre otros.

Dicho sistema es imprescindible, ya que la trazabilidad trata de dar seguimiento al producto en todos los puntos y registrarla, y sin un sistema de información estoy sería más complicado.

Relación entre los actores de la cadena

Uno de los puntos importantes de este trabajo es el tema de la colaboración entre los participantes de la cadena de suministro, ya que si no existe una buena comunicación entre las partes involucradas el sistema no funcionará correctamente. Cada parte de la cadena podría utilizar un método de recolectar datos diferentes, o registrar los datos de otra forma con respecto al otro, esto afecta claramente al sistema, pues aun el sistema esté correcto si la información no es correcta causaría daños tanto a las empresas involucradas como a los clientes. La influencia de la relación comprador-proveedor al momento de implementar un sistema de trazabilidad agrícola.

Definición de criterios para la agrupación de productos

Algo primordial para el funcionamiento de la cadena de suministro es saber cómo serán agrupados los productos, y estos datos registrarlos en el sistema.
Debe existir una coordinación entre los eslabones de la cadena en cuanto a este tema, puesto que, debe estar claro en su totalidad como cada integrante agrupa el producto en las diferentes etapas de la cadena.

Por lo general, los productos se pueden agrupar de diferentes formas. Está la agrupación por lotes unitarios, o lotes multiproducto, dependiendo del tipo de producto que sea, también puede ser en cajas de cartón o de madera, y a su vez organizarlos en palet de ser posible, etc. Lo cual conlleva a que en la cadena se definan qué criterios utilizará cada integrante para agrupar el producto y así no haya errores o percances.

Sistema de codificación

Hay varios modos para codificar la información obtenida de los productos: GS1 proporciona capacitación y apoyo para la tecnología EPC para sostener el uso de etiquetas RFID. El identificador EPC es un esquema de meta-codificación diseñado para atender las necesidades de diferentes tipos de industrias. El identificador EPC, acomoda el esquema de codificación existente (siempre que sea posible) y el nuevo esquema (cuando sea necesario). Estos son buenos candidatos para la identificación global, pero existen otros métodos que se podrían utilizar que son menos costosos, dependiendo el tamaño de la cadena, puesto que hay empresas que no son tan grandes y la implementación de un sistema como los mencionados anteriormente supone un gasto muy elevado.

El paso más importante para una buena gestión de la información del sistema de trazabilidad, es la identificación del lote, ya que esta es la clave para poder recuperar los datos. Y ya que esto va relacionado directamente cómo se codifican los productos, si falla la codificación estaría en riesgo la identificación efectiva de los productos.
Cabe decir que los distintos eslabones de la cadena de suministro deben poseer el mismo sistema de codificación, para de esta forma evitar situaciones que se puedan presentar, las cuales no serían beneficiosas para ningunos.

Establecer registros y documentación necesarios

Una vez se tiene el sistema de información, así como la manera en que se van a codificar y agrupar los productos, lo próximo es establecer los registros y la documentación necesaria que serán ingresados al sistema.

Ya que no toda la información tiene que ser relevante, debe existir un método específico para registrar la información, algo estándar para todos los miembros de la cadena. Esto es fundamental ya que el sistema de trazabilidad se basa en esto, en tener toda la información relevante sobre un producto en toda la cadena, y si no existen estos registros y documentos no se podrían subir al sistema. Aunque la mayoría, por no decir todos, los datos son capturados digitalmente, hay informaciones que pueden registrarse de forma manual y después digitalizarla, para esto establecer los registros es muy importante.

Herramientas de recopilación de información

En este punto a lo que se refiere es, a la tecnología utilizada para registrar o recabar esa información que necesitamos saber de los productos. Una interfaz de recolección de datos se establece entre un primer dispositivo de gestión de suministro, y una base de datos de transacción. Existen diferentes dispositivos que permiten recopilar información, en los últimos tiempos con la tecnología bastante avanzada prácticamente o que se utilizan son lectores de código de barra, antenas de radio para las etiquetas RFID. También computadoras si es para ingresar una información manual, y el internet como herramienta para recopilar información y ponerla a disposición a través de un sistema de Internet de las Cosas (IOT).

El manejo de registros y las prácticas de almacenamiento

Luego de establecer los registros y documentos necesarios y tener las herramientas para recopilar la información, lo próximo que sigue es saber cómo manejar esos registros y las prácticas para almacenarlos.

Este punto es crucial debido a que, si no se manejan los registros adecuadamente puede crearse una distorsión en la información y esto no sería bueno para el sistema de trazabilidad. La forma en cómo se dispone de los registros y cómo se deben almacenar, ayuda a la organización, y al correcto funcionamiento del sistema en toda la cadena de suministro. Algunos autores mencionan que, la disposición de la información es lo que hace que un sistema de trazabilidad sea confiable y efectivo.

Debe cumplir con las regulaciones de seguridad alimentaria

Prácticamente todos los autores concuerdan con esto y lo mencionan, y es que cada sistema de trazabilidad que se ejecute debe respetar y cumplir las normas de seguridad alimentaria que se han impuesto. Todos los involucrados en la cadena de suministro deben cumplir con estas regulaciones, la violación a estas leyes puede traer sanciones o consecuencias severas para los involucrados, ya que se trata de alimentos que son de consumo humano, o animal, y si algo falla se pueden ver afectados muchos seres humanos, resultando esto grave para la economía de un país, o varios países inclusive.

Fuente: Tesis “Propuesta de un sistema de trazabilidad para la cadena de suministro agrícola en un contexto de colaboración” – Carlos Dionicio – Universidad Politécnica de Valencia

Adaptado por la División de Consultoría de EvaluandoERP.com

 

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