Los empresarios inteligentes saben que el verdadero éxito no viene sin una planificación estratégica. El comienzo de una iniciativa de ERP (Enterprise Resources Planning) es el momento clave para realizar una planificación. El verdadero trabajo comienza una vez que se reúnen los requisitos, se responden las solicitudes de propuestas y se selecciona el software para la empresa. Asumimos que se realizó la selección de software de manera adecuada.
La correcta iniciativa  ERP requiere un fuerte liderazgo, contar con visión y tener una estrategia. Por desgracia, muchos ejecutivos deciden no participar en proyectos de ERP por una variedad de razones. Sin embargo, son los altos ejecutivos que poseen la visión los recursos necesarios para dirigir equipos de proyecto ERP hacia el éxito. Las posibles razones por las que declinan son múltiples: a veces los ejecutivos están demasiado ocupados, se confunden acerca de su papel o sencillamente no tienen interés.

A pesar de estos obstáculos, es imperativo que apoyen y participen en todos los aspectos claves de una iniciativa ERP. Los altos ejecutivos cuentan con más recursos e información para tomar las decisiones que el personal de nivel inferior no puede. Cuando el nivel superior no entiende la importancia del software ERP y sus posibles beneficios para el negocio, el personal de nivel inferior queda a cargo de decisiones que son críticas para la salud de la empresa.

Los decisores que contratan una implementación ERP están involucrados en el establecimiento de objetivos y en la gestión de los problemas antes, durante y después de la iniciativa ERP. Con el fin de medir el éxito y mantener el equipo de proyecto en marcha, deben utilizar puntos de referencia para:

  • Nivelar las expectativas.
  • Establecer los hitos del proyecto.
  • Comunicar esta información a la empresa en general.
  • Programar reuniones regulares para proporcionar información actualizada sobre el estado del proyecto.
  • Hacer frente a problemas y conflictos que puedan surgir.

Es más fácil decir “ los ejecutivos deben estar involucrados” que lograrlo, aún conociendo que su apoyo es un componente importante de una iniciativa de gestión del cambio organizacional exitosa. Y, es sabido que ésta es fundamental para el éxito de una implementación del ERP. A continuación se presentan cinco recursos que puede utilizar para “gestionar” hasta lograr el involucramiento y maximizar los beneficios de negocios de la iniciativa ERP.

Recursos de gestión

1. Indicadores clave de rendimiento

También conocidos como KPI’s (Key Performance Indicators). Pregúntele a su equipo ejecutivo que les gustaría lograr con el nuevo software ERP. Por ejemplo:

  • ¿De qué manera se imaginan el software de mejora de procesos de negocio?
  • ¿Cómo van a medir el éxito de la implementación?

2. Proyectos fallidos

Reunir algunas estadísticas o casos de proyectos ERP fallidos para mostrar que las implementaciones de ERP que carecen de dirección y orientación de la alta dirección son más propensas a no alcanzar los beneficios de negocios. Puede encontrar de estos caso en Casos de Implementación.

3. Retorno de la inversión de los datos

Analizar los procesos de negocio con el fin de exponer la ineficacia y demostrar cómo los sistemas ERP pueden reducir los costos asociados con engorrosas alternativas.

4. Documentación de los procesos de negocio

Documente tanto el “como es” y el “como deben ser” de los procesos para enfatizar la importancia de la estandarización a través de unidades de negocio, identificar qué procesos departamentos serían más fácil de estandarizar y los procesos que se beneficiarían más con la normalización.

5. Gestión del Cambio Organizacional

Un componente crítico es escuchar las opiniones de los empleados. Compartir estas opiniones con los ejecutivos los ayuda a impulsar actividades adicionales en función de las diversas necesidades de los empleados. La clave aquí está en facilitar la participación de los ejecutivos en todos los aspectos de una iniciativa ERP, incluida la gestión de cambio.

Para convencer a los altos niveles gerenciales o de dirección que el software ERP puede mejorar los procesos de negocio y lograr beneficios medibles, se los debe sensibilizar acerca de su rol en la implementación de ERP.

Elementos para planear la implementación de la iniciativa ERP

Si bien un planeamiento detallado es una actividad que realizan los equipos de proyecto de la empresa contratante y del implementador, en esta parte del artículo hemos querido destacar los elementos que deben estar presentes en el momento en que comienza a definirse el Plan de Proyecto

Validar las brechas entre las necesidades y capacidades del sistema

Si realizó un proceso de evaluación anterior, estas brechas deberían estar documentadas.

Documentar los requisitos de configuración personalizada

Se deben documentar las parámetros que serán necesarios para que el software quede configurado de acuerdo a las necesidades de la empresa.

Gestión de proyectos ERP

Manejar herramientas de gestión de proyectos. Si no hay recursos humanos que tengan el conocimiento de estas herramientas, se recomienda contratar la persona adecuada para el proyecto.

Reingeniería de procesos de negocio y los requisitos

El software ofrecerá oportunidades de mejoras que debe considerarse a los efectos de aprovechar el potencial que ofrece.

Gestión del cambio organizacional

Tener presente que la implementación de un nuevo ERP produce cambios, algunas veces resistidos. Considerar, por ejemplo, las comunicaciones, la formación, las iniciativas de alineación de las partes interesadas, los impactos del cambio, etc.

Integración ERP con los sistemas existentes

En muchas ocasiones, el nuevo sistema debe integrarse con aplicaciones existentes que no serán reemplazadas por diferentes razones. Esta integración exigirá el desarrollo y pruebas de nuevas interfases. Eso significa tiempo y horas/hombre.

Estrategia de migración de datos

La migración de datos es una buena oportunidad para realizar una tarea previa que es la depuración de los mismos. Esta tarea se conoce como Data Cleansing. Como su ejecución lleva tiempo, el plan de proyecto debe incluir desde el inicio cuál será la forma en que se depurarán los datos de clientes antes de llevarlos al nuevo sistema.

Determinación de necesidades de recursos (tanto internos como externos)

Evalúe si su organización cuenta con los recursos necesarios y suficientes para una implementación. Llegado el momento de la implementación, será necesario contar con las personas que más conocen de la empresa de manera de poder implementar el software con la menor cantidad de dificultades. Será necesario reemplazar a esas personas por otras o re asignar tareas para que el trabajo del día a día no se resienta.

Implementar una iniciativa ERP sin el conocimiento (expertise) necesario es casi imposible. Esta recomendación obliga a anticipar y prepararse para el empleo de consultores y expertos en la materia a fin de facilitar una implementación más eficaz.

Definición de roles y responsabilidades

Como en la mayoría de los proyectos donde participan personas, podemos decir que hay grupos. En primer lugar mencionamos a los que toman decisiones claves o estratégicas sobre el proyecto. En segundo término al grupo de personas que aunque no toman decisiones claves, alimentan el proceso de decisión por medio de su trabajo, como por ejemplo la ejecución de tareas del plan, la capacitación de usuarios, los informes de detalles, etc. Este es el grupo operativo. Por lo tanto un tema no menor para el proceso de implementación es la conformación del grupo de trabajo que tendrá a cargo esta tarea. De acuerdo a lo expuesto distinguimos dos grupos:

  • Grupo o comité estratégico.
  • Grupo o comité Operativo.

Como escribe Fernando Martini en su libro, hay dos razones para conformar grupos en una iniciativa ERP

1. Evitar las inhibiciones que pueden producirse en las personas de más bajo nivel cuando trabajan con directivos de los que están separados por un amplio rango de jerarquía.
2. Los integrantes del grupo estratégico no tienen el mismo tiempo que los integrantes del grupo operativo. De manera que los segundos pueden operar a un ritmo más intenso que los primeros.

Por División consultoría EvaluandoERP

 
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