Muchos factores intervienen en la implementación de un sistema ERP (Enterprise Resource Planning), y de ellos dependerá el éxito o el fracaso de la gestión. Si bien los errores pueden estar de ambos lados, tanto del proveedor como del cliente, siempre es este último quien tiene mayor responsabilidad, pues es quién conoce mejor su producto y las necesidades reales que tiene, es decir, sabe qué es lo que quiere del ERP.

Por eso, para que los errores no surjan o se reduzcan a su mínima expresión, hemos elaborado una lista de consejos que se deberían tomar en cuenta antes de encarar cualquier proceso de actualización, expansión o simplemente implementación.

Conocer al proveedor

Más allá de las recomendaciones de conocidos, de las calificaciones que pueda encontrar en Internet, siempre es bueno investigar un poco más. Una manera de hacerlo es solicitarle al proveedor que le facilite contactos de otros clientes para poder entrevistarlos. Esto no significa que ellos vayan a decirle lo malo del empresario, pero si indaga correctamente puede tener un mejor panorama de qué detalles deberá aceitar.

Un Sistema de soporte de decisiones (DSS)

El sistema de soporte de decisiones es una herramienta fundamental para toda empresa, sin importar su tamaño o actividad. Hay ejemplos que puede servirle para implementar uno pequeño y personalizado en el caso de que no cuente con suficiente capital como para invertir.

Hardware y software compatibles

Antes de tomar la decisión sobre qué sistema de ERP instalará, debe tener en cuenta que este sea soportado por el hardware del que dispone, o que el que deberá comprar se ajuste a su presupuesto para esta actualización. También tiene que tomar la precaución de que las versiones de los distintos softwares sean compatibles entre sí, para que el sistema ERP rinda a su máximo potencial.

Predisposición

Para que el proveedor fije la atención en usted, no necesariamente deberá ser una empresa grande. Lo más importante para ellos es que su cliente le brinde la posibilidad de contar con nuevos consumidores. Es así que puede conseguir ofertas especiales si lo que quiere es entrar en un nuevo mercado, pues esto le abrirá un abanico de nuevas posibilidades a la empresa de ERP.

Gestión del cambio

Los proveedores y los consultores externos deben luchar contra la resistencia al cambio de los empleados, por eso es indispensable que ayuden con esta tarea capacitando especialmente a los líderes que motivarán a sus compañeros. Por eso, es muy importante la confianza en el ERP que demuestren quienes lo eligieron, pues esto se contagiará verticalmente hacia abajo.

Conservación de la información

Tenga en cuenta que al instalar el nuevo sistema ERP no se pierdan sus antiguos datos, como archivos Excel, planillas contables y más. Es importante que los datos puedan importarse de manera dinámica y con un previo filtro para que no queden cosas viejas o información inútil en el sistema. Una implementación es una oportunidad de limpieza, tal cual una mudanza.

Nota de la redacción: para complementar este punto, recomendamos leer “Sobre la carga de la información”

Costos reales

Antes de contratar intente responder estos interrogantes: ¿cuánto es el costo real de implementar el ERP que ha seleccionado?, ¿hay costos ocultos adicionales?

Nota de la redacción: complementar este punto, recomendamos leer “Cómo comparar las propuestas de los proveedores”

Procesos de negocio

Es verdad, solo usted sabe a la perfección cómo funciona su empresa. Sin embargo, las obligaciones cotidianas nos quitan el foco de los detalles, por eso una implementación es una buena oportunidad para volver a posar la mirada en los procesos, ver qué útiles y funcionales siguen siendo para así optimizar los resultados del nuevo ERP.

Código fuente

Siempre hay que contar con la posibilidad de realizar cambios en el código fuente. Puede que no sea algo necesario en este instante, pero tener la posibilidad abierta es contar con potencialidad en un futuro. También es importante saber lo que ocurre con el código fuente si su proveedor se declara en quiebra. Usualmente, los proveedores depositan el código de un tercero, que es un agente conocido de fideicomiso o garante, que atenderá al cliente si el vendedor no puede mantener y actualizar el software.

Metodología de implementación

Antes de contratar, pida a su proveedor que le de un detalle de su metodología de implementación. Esto lo hará mediante un documento que describa todo el proceso y puesta en marcha, con objetivos, metas, asignación de recursos y más. Si el proveedor no cuenta con esto, es probable que vaya decidiendo sobre la marcha, no ajustándose necesariamente a los requerimientos del cliente.

Nota de la redacción: complementar este punto, recomendamos leer “¿Por qué fallan las metodologías?”

Capacitación

¿Cuenta el proveedor con gente para capacitar a todos sus empleados? ¿Cuánto tiempo durará este proceso? Tiene que chequear que el proveedor pueda atenderlo como corresponde y que cuente siempre con un hombre de experiencia que sea quien lidere al equipo. Esta es la base para evitar futuros problemas.

Auditoría

Teniendo en cuenta la dimensión del proyecto, hay que realizar auditorías periódicas que indiquen el desarrollo de la implementación, en que se está fallando, en que se va bien y qué cosas han sido mejor de las esperadas. Lo ideal es crear un procedimiento de auditoría con el proveedor. También se puede incorporar consultores independientes o auditores externos.

Soporte técnico y soporte al cliente

Asegúrese de que la empresa cuenta con la infraestructura adecuada para brindarle un soporte en caso de problemas. Por eso, hay que resolver estas preguntas antes: ¿es el proveedor el que hará los respaldos de la base de datos en forma periódica?, ¿se harán actualizaciones al software?, ¿cuándo y cómo afectara esto a su trabajo? Siguiendo estas indicaciones básicas es probable que su proceso de implementación tenga cierto porcentaje de éxito asegurado.

Por Damián Szulman,
Socio de Crystalis Consulting, (www.crystalisconsulting.com).

 
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