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La tecnología groupware recoge una parte de las funciones que debe ser capaz de realizar un sistema de workflow, como es la distribución entre las personas de la organización de formularios para la recogida de datos. Éste debe considerarse como un tipo de sistema diferente por su misión crítica y por sus características de diseño, construcción y uso.

Los sistemas de workflow deben ser considerados, al igual que las tecnologías groupware, sistemas de colaboración. Desde una perspectiva más amplia, el personal cuando desarrolla las actividades del negocio, está colaborando en la consecución de distintos objetivos parciales, así como a alcanzar los objetivos organizativos.

Un workflow en el contexto de las tecnologías de la información, hace referencia a la automatización de un procedimiento de trabajo en el que intervienen documentos, información o tareas que interactúan entre los participantes según un conjunto de reglas definidas, cuyo propósito es alcanzar o contribuir a la consecución, de un objetivo de negocio más general. Un workflow facilita o automatiza la realización de una parte o la totalidad de un proceso de negocio mediante métodos y sistemas informáticos.

Un sistema de workflow, Workflow Management System (WfMS), es un sistema informático que automatiza un proceso de negocio, gestionándolo como una secuencia de actividades cuya realización requiere el empleo de recursos humanos y/o tecnológicos que están asociados a las actividades en las diversas etapas de su desarrollo. El propósito de un sistema de workflow es la definición completa, la gestión y la ejecución de workflows, mediante un sistema informático capaz de representar o modelar la lógica del workflow y controlar su ejecución de acuerdo con dicho modelo.

Un sistema de workflow debe tener por objeto automatizar los procesos de negocio de una organización, proporcionando un marco estructurado que debe soportar tales procesos. Asimismo, indica que uno de sus propósitos debe ser asegurar la eficiencia en la ejecución de las tareas, esto es, que se realicen tan pronto como sea posible, por las personas adecuadas y en el orden correcto, lo que redundará en una mejora del servicio que se presta al cliente.

Los sistemas de gestión de workflows son una nueva tecnología de procesamiento de la información, que ayuda a la implantación de los procesos en las organizaciones, y que se adapta con facilidad a los cambios en entornos dinámicos.

Los WfMS ayudan a definir y llevar a cabo los procesos de las organizaciones, los cuáles se desarrollan frecuentemente en un entorno heterogéneo y distribuido. Los WfMS hacen posible que las actividades que se desarrollan como parte de un proceso, se lleven a cabo en un tiempo razonable, en el lugar y por las personas encargadas de cada actividad, con los datos y las herramientas adecuadas.

Los procesos referidos no sólo involucran a la propia organización; procesos de reclamación en una compañía de seguros, procesos de concesión de préstamos financieros en una entidad bancaria, etc., sino que también abarcan procesos interorganizativos; es el caso de procesos de fabricación, que comienzan por la elaboración de los partes de pedido a los proveedores así como las órdenes de compra, mientras se llevan a cabo los procesos de planificación de la producción.

Según los autores Leymann y Roller se pueden establecer las siguientes categorías de workflow:

Figura 6: Tipos de worFuente: Leymann y Roller (2000)

Un sistema de workflow debe ser capaz de gestionar tres aspectos fundamentales, Hollingsworth (1995):

1- El diseño y definición del workflow

El proceso de negocio se traslada del mundo real a una representación formal procesable por un computador. En esta fase se hace uso de técnicas de análisis, modelado y definición de sistemas. El resultado es un modelo del proceso o la definición del proceso.

El proceso de definición comprende la descomposición del proceso de negocio en un conjunto discreto de actividades que se realizan por etapas. Estas actividades tienen asociadas acciones humanas o automatizables por computador, así como las reglas que determinan la progresión del proceso a través de las diversas etapas entre actividades.

También se puede señalar que un sistema de workflow debe permitir estructurar los procesos de negocio especificando el orden en el que deben realizarse las tareas.

El proceso de definición es posible expresarlo de forma textual, gráfica o mediante lenguajes de notación formal.

2- La instanciación y control de la ejecución del workflow

Los modelos de procesos deben ser interpretados por el sistema de workflow, que debe tener la capacidad de crear, controlar y eliminar instancias de los procesos definidos. El control de la ejecución requiere la planificación dinámica de las etapas de actividad a seguir durante el proceso. El conjunto de componentes software que manejan las funciones mencionadas constituye el “motor” del sistema de gestión de workflow.

Con respecto a la ejecución de las tareas y a su control, se puede indicar que un sistema de workflow debe permitir asignar las tareas a las personas de la organización, recordar a las personas aquellas tareas que están pendientes de realizarse en las colas asociadas a las instancias de workflow, colaborar compartiendo tareas, acceder a la información necesaria para completar éstas (información de los clientes, etc.) y proporcionar a los supervisores información acerca del estado de cada tarea y de la productividad de los equipos de trabajo.

3- La interacción con los usuarios, aplicaciones y recursos

Las actividades de un workflow, con mucha frecuencia, están ligadas a acciones humanas que se realizan haciendo uso de aplicaciones o programas y, en general, de recursos informáticos: formularios que se han de completar, registros de una base de datos que se han de crear, actualizar o eliminar, etc. Es necesaria la interacción con las funciones que realizan el control del proceso de workflow; es preciso conocer el estado del proceso para invocar a las aplicaciones y recursos apropiados y pasar los datos necesarios. Asimismo, será preciso conocer cómo se ejecutan las actividades y cuando se completan, para poder transferir el control entre ellas.

Cada uno de estos aspectos se desarrolla en diferentes momentos, en unos casos en tiempo de diseño y en otros en tiempo de ejecución. La figura que se muestra a continuación ilustra los aspectos comentados:

Figura 7: Características de un sistema de gestión de workflow Fuente: Hollingsworth (1995)

Los suministradores de aplicaciones estándar disponen hoy en día de herramientas software con características propias de los WfMS. Estas herramientas soportan una parte de los procesos de la organización, haciendo uso de las funciones facilitadas por los objetos en los que han implantado ciertos aspectos de su actividad. Estas herramientas facilitan la actualización de los procesos de la organización, de forma que se adaptan con facilidad a las necesidades de los clientes. Debido a que parte de los workflows son críticos para una organización, deben de tratarse como cualquier otro recurso crítico de ésta. Este tipo de workflows están orientados a la producción y los sistemas que los tratan se denominan sistemas de gestión de workflows orientados a la producción, Production Workflow Management System (PWfMS).

Los sistemas de gestión de workflows orientados a la producción, deben tener como características principales: la escalabilidad, la flexibilidad y la posibilidad de optimizar el rendimiento, del mismo modo que lo han de cumplir los componentes software de base que son utilizados para construir estas aplicaciones cuya misión es crítica.

Al conjunto de componentes:

Sistemas gestores de bases de datos (DBMS), sistemas de administración de correo, monitores de procesamiento de transacciones (TP), etc., que se utilizan para construir sistemas de gestión de workflows orientados a la producción, se le denomina middleware.

En la actualidad se están introduciendo en el mercado productos que incluyen características propias de la tecnología workflow. La preocupación por definir estándares que permitan trabajar juntos a los diferentes productos, ha llevado a un grupo de compañías a colaborar en la consecución de este objetivo. Este grupo denominado Workflow Management Coalition (WfMC), se encarga de la definición de las características comunes de los productos que hacen uso de la tecnología workflow, con el objeto de alcanzar un nivel eficiente de interoperabilidad entre los diversos sistemas, así como la integración entre éstos y otros servicios de Tecnologías de la Información (TI): correo electrónico, gestión documental, etc. En un contexto global se pretende el uso efectivo de la tecnología workflow en los nuevos mercados tecnológicos, con el consecuente beneficio para suministradores y usuarios.

Workflow multinivel

Las grandes organizaciones están utilizando sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) o sistemas de control de la producción (MRP) para realizar sus operaciones y al mismo tiempo están usando sistemas independientes para llevar sus ventas o apoyar sus complejas operaciones contables. En algunas áreas de aplicación, se están desarrollando soluciones de workflow a medida que implementan funcionalidades empresariales específicas.

En este contexto de múltiples sistemas distintos, la gestión empresarial necesita tener una visión integral de los procesos de negocio existentes. Asimismo, las diversas soluciones de workflow necesitan interoperar con objeto de dinamizar los procesos de negocio y reducir los tiempos medios de las operaciones.

En situaciones como las descritas, la tecnología de workflow aplicada a diferentes niveles de la empresa puede resultar una adecuada combinación. El sistema gestor de workflows (WfMS) interacciona con las aplicaciones y bases de datos de distintos niveles (workflow autónomo): contable, producción, ventas u otros. Asimismo, y de forma paralela, una parte de los módulos de workflow realizan sus funciones embebidos en alguno de los sistemas de la organización (workflow embebido), caso del ERP y otros, los cuáles operan también en un determinado nivel.

Fuente: Comercio Electrónico y Sistemas de Colaboración: hacia la Gestión Integrada de la Cadena de Valor – Pedro Solana-González y Daniel Pérez-González.

Adaptado por la División Consultoría de EvaluandoERP.com

 

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