Los beneficios de un sistema ERP son muchos. Las implementaciones para alcanzarlos son difíciles. La post implementación asegura un buen trabajo. Los ejecutivos y miembros del equipo del proyecto llegan  al final de la implementación, dispuestos a tirar la toalla y acabar con el dolor, el riesgo y la perturbación creada por el despliegue. No es extraño que la última cosa que pase por sus mentes sea trabajar para determinar los  resultados reales después de la implementación.

Si esto te suena familiar porque has estado en una implementación de ERP en el pasado, probablemente no te sorprendió enterarte que el proyecto, no sólo toma más tiempo y dinero de lo planeado, sino que, para colmo de males , no se obtienen los beneficios que se esperaban de la iniciativa. Una razón clave para esta deficiencia es el escenario mencionado anteriormente: es bastante difícil de conseguir el éxito durante la implementación, y mucho menos entregar un sistema ERP que se traduce en resultados de negocio medibles inmediatamente.

Qué es la post implementación

La revisión o auditoría post implantación es el seguimiento del sistema ERP (Enterprise Resource Planning) como una oportunidad para evaluar la situación, objetivos, problemas y oportunidades. Los resultados de este proceso pueden ser detallados en un plan de mejora continua de la empresa. Si ya está usando un ERP, no importa de qué marca o tamaño, este artículo le será útil para saber cuánto más puede mejorar la gestión de la compañía

Tips para una implementación satisfactoria

La buena noticia, sin embargo, es que no tiene porqué ser siempre así. Una auditoría posterior a la implantación, es decir una post implementación, ayuda a las organizaciones a conocer “la fuga de beneficios” a raíz de una implementación de ERP, así como los próximos pasos para aumentar el retorno de la inversión (ROI siglas de Return Of Investment). Aquí hay algunos tips para ayudar a su empresa a lograr sus beneficios de manera más eficaz y más rápida.

Planifique su post implementación

Puede sonar elemental, pero planificar más allá de la salida a producción o  go-live, es algo que no comprenden la mayoría de los ejecutivos y miembros del equipo del proyecto. Sobre todo cuando están atrapados entre la maleza de una implementación. Sin embargo, ninguna organización alcanzará los beneficios empresariales esperados sin planificación a largo plazo. Como resultado de la experiencia y de la investigación, las implementaciones de ERP exitosas hacen actividades de post implementación con una alta prioridad. El siguiente gráfico ilustra cómo sólo el 28% de las organizaciones definen  adecuadamente la meta final de sus implementaciones de ERP en el sentido de obtener  beneficios comerciales medibles.

Ponga foco en resultados tangibles

Si no puedes medir, no lograrás alcanzar algo. La post implementación son las actividades de auditorías posteriores a la implementación, las que son fundamentales para garantizar la realización de beneficios. El equipo del proyecto debe definir los indicadores clave de rendimiento (KPI del inglés Key Performance Indicators) que impulsarán los beneficios empresariales esperados por el equipo ejecutivo. Estos KPIs deben ser convertidos en indicadores individuales y departamentales, además de los objetivos de niveles de rendimiento que serán utilizados como base para la auditoría posterior a la implementación. Incluso los beneficios “soft” que son difíciles de cuantificar deben ser traducidos a los beneficios tangibles siempre que sea posible. Además, las actividades de reingeniería de procesos de negocio pueden y deben priorizarse para centrarse en aquellos que entregará los resultados operacionales más tangibles rápidamente.

Integrar KPIs con las actividades de cambio organizacional

Una de las más poderosas herramientas de implementación de ERP observadas es la integración exitosa de las métricas duras, o “hard”,  con las actividades de gestión de cambios organizacionales o “soft”. Este equilibrio asegura que el lado “soft” de la gestión del cambio se centra en la obtención de resultados tangibles y medibles. Tu plan de gestión del cambio organizacional debe ser diseñado para ofrecer resultados medibles, ya sea que se relacione con el usuario final, con formación, con diseño de la organización o con otras actividades críticas. De lo contrario, es muy difícil justificar la gestión del cambio organizacional y otras actividades de post implementación que puedan ser percibidas como gastos opcionales en una implementación de ERP. De ser así, el resultado sería catastrófico.

Utiliza anticipadamente los resultados posteriores a la implementación

Hacerlo dará una guía para direccionar el proyecto. Las auditorías post implementación pueden ayudar a guiar la toma de decisiones. Especialmente porque ayudan a centrar la atención del equipo de proyecto sobre temas que contribuyan al aumento de los beneficios empresariales. Por ejemplo, si un miembro del equipo de proyecto decide que la organización debe invertir en costosas o riesgosas personalizaciones del software, la visión de estado final de los beneficios empresariales esperados ayudará a determinar si la inversión se justifica o no. Si es necesario hacerlo para llegar el ROI esperado, entonces puede tener sentido tomar esa decisión durante la implementación. Se pueden tomar decisiones adecuadas sólo con una visión cuantitativa de cómo la organización ejecutará su estrategia después de que el software de ERP se encuentre implementado y en estado de producción. Estos son sólo algunas recomendaciones para ayudar a tu organización a alcanzar una implementación y post implementación exitosas. Mantener en mente  el resultado final a través de auditorías de post implementación planificadas, los equipos y ejecutivos del proyectos ERP estarán en una posición mucho más fuerte para ofrecer beneficios empresariales esperados.

Fuente: Panorama Consulting.

Traducido y adaptado por la División Consultoría de www.evaluandoerp.com

 
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