¿Qué Software es apto para su empresa?

Acceda a nuestros evaluadores

Existen muchos métodos para crear los presupuestos para proyectos de implementación de ERP, incluyendo software comercial y planillas de cálculo. Cualquier sea el método que elija, el proceso requiere planificación para asegurarse que contará con la información necesaria. A continuación vamos a hablar de 10 recomendaciones críticas:

Clases de presupuestos

En principio podemos decir que no existe un único presupuesto. Al menos hay 3 clases que coinciden con las etapas de madurez del proyecto de estimación de fondos necesarios. Los tipos de presupuesto que hemos identificado son:

  • Grueso o de Orden de Magnitud.
  • Básico o de planeamiento.
  • Avanzado o de gestión.

Grueso o de Orden de Magnitud
El propósito de este presupuesto es proveer una comprensión general del rango de costos. Por lo general se usa en las primeras discusiones. Puede hacerse en pocos días si lo hace alguien experimentado.

Básico o de planeamiento
Con este presupuesto se busca informar con detalle la inversión en el ERP y los costos recurrentes. Se usa como base para proceder a pre seleccionar un proveedor o descartarlo. Puede estar listo en un rango de 2 a 5 semanas. Gran parte de este tiempo se dedica obtener estimaciones de los proveedores de diversos recursos.

Avanzado o de gestión
El objetivo es gestionar la implementación . No está completo. Quedará completo luego de negociar con el vendor. En el seminario On Line “¿Cuánto dinero se necesita para comprar un ERP?” se verá un cuadro con las características de cada uno de los presupuestos.

10 recomendaciones críticas

La siguiente guía es una lista sencilla y escueta. El tema se desarrollará con mayor amplitud en el Seminario On Line “¿Cuánto dinero se necesita para comprar un ERP?”. Participar en el Seminario no tiene costo. Puede ver más detalles del Seminario aqui.

1. Definir Alcance
Defina claramente el alcance del presupuesto y comuníquelo continuamente. Hacer preguntas como “¿qué va?” o “lo que no se incluirá en el presupuesto”.

2. Definir los componentes de costo de la implementación del ERP
Los costos de implementar un ERP se dividen en dos categoría: directos e indirectos. Los costos directos son los que se imputan directamente a la implementación e incluyen:

  1. Software de base.
  2. Software de terceras partes (ERP y no ERP).
  3. Consultoría de implementación.

Los costos indirectos están asociados con tareas rutinarias del proyecto y, generalmente, están en otros presupuestos.

3. Identifique los costos primarios del software
Los costos primarios son los más fáciles de conocer:

Licencias de productos.
Recursos Humanos.
Licencias de bases de datos.

4. Identifique los costos de software de terceras partes
Muchos proveedores de software ERP sugieren que sus productos trabajan sin software adicional. Sin embargo, ha habido casos en que debieron comprarse varios productos adicionales para mejorar el uso del software ERP. Las empresas que no consideran este software adicional se sorprendieron cuando agregaron estos costos al costo original del software ERP.

5. Identifique las necesidades de software que están estrictamente relacionadas con el ERP
Hay productos de software complementarios que, si bien no afectan al funcionamiento del ERP, inciden en el trabajo día a día. Por ejemplo el paquete de aplicaciones de oficina.

6. Identifique los costos de consultores
Implementar un ERP sin el conocimiento (expertise) necesario es casi imposible.Este recomendación obliga a anticipar y prepararse para el empleo de consultores y expertos en la materia a fin de facilitar una implementación más eficaz.

Casi siempre, el proyecto de implementación de software de gestión ERP prevé los costos de consultoría para la instalación e implementación. Por lo general, las propuestas suelen hacerse:.

  • Por una cantidad de horas.
  • Costo cerrado (que no es lo mismo que llave en mano).

7. Planee una implementación sala de situación (War Room)
Una sala de situación (War Room) para una implementación de ERP, ofrece un gran lugar para que los equipos se reúnan y trabajen como unidades cohesivas en la planificación y ejecución del proyecto.

Encontrar un espacio para asignar al equipo, donde los empleados y consultores pueden reunirse, ayuda a aislar los miembros del equipo en un entorno en el que puedan concentrarse en las tareas del proyecto.

8. Plan para las necesidades de equipamiento para almacenamiento de datos
Si el proyecto incluye un centro de datos propio, hay varios ítems como la sala adecuada, los equipos de ventilación y control de temperatura, los racks contenedores del equipamiento, iluminación, cables y otros ítems.

9. No subestime los costos misceláneos
Ninguna implementación de ERP es igual a la otra y tal vez todo lo que hemos mostrado aquí no se aplique a su implementación. Considerando las primeras 8 recomendaciones, estará más cerca de conocer y comunicar el presupuesto que necesitará para desarrollar su proyecto. Sin embargo, la experiencia muestra que hay elementos que se subestiman y cuándo se suman influyen en el presupuesto.

10. Defina los factores críticos de éxito de presupuesto
¿Cómo sabrá si fue exitoso en crear el presupuesto adecuado para su proyecto? Para eso debe fijar métricas de éxito. Durante el Seminario On line “¿Cuánto dinero se necesita para comprar un ERP?” vamos a hablar de algunas de esas métricas.

Conclusiones

  • Preparar el presu21puesto no es tarea imposible.
  • Tomar la tarea como un mini proyecto:
  • Inicio/Fin
  • Cronograma
  • Entregables/Responsables
  • Comenzar con un presupuesto por aproximación.
  • Ir ajustando conforme se conozca más información.
  • No excederse en el tiempo de análisis.

Por la División consultoría de Evaluando Software

 

¿Qué Software es apto para su empresa?

Acceda a nuestros evaluadores

Suscríbase a nuestras novedades

Suscríbase a nuestras novedades

¿está interesado en nuestros contenidos de ERP? Suscríbase para nuestros newsletter y no deje de estar informado.

¡Listo, ya está suscripto!

Share This