¿Qué Software es apto para su empresa?

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No todas las empresas se encuentran en disposición de implantar un ERP, bien por deficiencias estructurales, culturales, operacionales, formativas, etc.

En ocasiones nos encontramos con que muchas empresas quedan limitadas por su software operacional, bien por desarrollos a medida que han ido quedando obsoletos, por programaciones estándar que no se han adaptado al sector en cuestión, por cancelaciones inesperadas de contrato, etc. En este punto, la empresa ha de tomar la decisión de implantar un nuevo software, tarea nada fácil dada la diversidad de productos existentes en el mercado.

En primer lugar, habrá de elegirse la modalidad de software a implantar: programación a medida, software horizontal o software vertical (dentro de las dos últimas categorías, existirán variantes que permitan adaptaciones a medida). Esta decisión inicial nos condicionará otras elecciones futuras. Lo más aconsejable suele ser el software vertical sectorizado (aunque dependerá de varios criterios), sin embargo hay circunstancias que no harán aconsejable esta elección para una empresa si:

1. No tiene personal cualificado en herramientas informáticas (y ofimáticas). No hace falta una gran especialización, pero sí una ínima cualificación. No será el primer caso donde los usuarios parten de una tecnología obsoleta y donde el uso del ratón brilla por su ausencia (véase incluso el caso de pantallas con formato todavía de terminal). Un ERP con una interfaz más moderna, con un uso más intensivo de ratón y donde aparecen un gran número de opciones funcionales mediante botones, iconos, gráficos, etc, suele abrumar al usuario a no ser que tenga un perfil ofimático medio.

2. No tiene recursos humanos con disponibilidad de liderar el proyecto y/o no tiene tiempo para ello. La no asignación de líderes y por tanto, responsables de la implantación y puesta en marcha, conllevará la procrastinación de tareas por parte de los usuarios (dando siempre prioridad a sus tareas diarias habituales). En ocasiones, no hay una asignación y priorización de las tareas relacionadas con la preparación y puesta en marcha del ERP, lo que provoca una ralentización y demora del proyecto muy importante.

3. No tiene la información recopilada, ni en el sistema anterior ni en herramientas externas, por ejemplo, ofimáticas. Un ERP es como la cabeza de un niño muy pequeño, tiene mucho potencial, pero para que ese potencial se haga efectivo, ha de poblarse de información y crear las conexiones pertinentes entre ellos. Si no se tiene la información, poblar de datos el sistema conllevará un esfuerzo extra adicional pues requerirá de la captura previa. En ocasiones nos encontramos con empresas que quieren controlar “todo” (palabras textuales de muchos gerentes o responsables de área), y sin embargo, parten de un déficit de información muy considerable, por lo que pretender pasar del nada al todo se puede convertir en algo imposible. En cualquier caso, no alimentar el ERP con la información necesaria nos llevará al fracaso inevitablemente. Es por ello que se habrá de estar dispuesto a realizar toda esa captura de información.

4. No es muy receptiva a implantar cambios en los procesos y metodologías de trabajo. Conseguir una adecuada implantación de un ERP es la suma de los esfuerzos de los usuarios, consultores e incluso desarrolladores, tratando de acercar posturas en muchos procesos para conseguir mejoras de éstos. En ocasiones, se tiende a pensar por parte de algunos usuarios que su forma de proceder en determinadas operaciones es la única posible, a pesar que otras muchas empresas del sector lo hagan de forma distinta. Sí es cierto que es posible que en algún caso sea así, pero la mayoría de veces, si un ERP sectorizado realiza un proceso de una determinada forma, no será por capricho de sus desarrolladores, sino por petición de la gran mayoría de sus clientes.

5. La gerencia no entiende de proyectos TIC. La comprensión gerencial es imprescindible para un proyecto de estas características, pero hay que entender que cada persona tiene su rol. Algunos proyectos se dilatan en el tiempo y otros ocasionan costes “ocultos” que lógicamente preocupan sobremanera a directores y gerentes. Hay un temor latente a la ineficacia o incluso el fracaso de la implantación, que puede tener efectos bastante perniciosos: arranques en falso, aceleramiento del arranque a falta de completar los datos, cambios de responsables de proyecto, etc.

6. No hay organización ni cooperación entre responsables y usuarios. No es la primera vez que la falta de liderazgo o en ocasiones el liderazgo mal entendido y compartido por varios usuarios, origina divergencias en los requisitos, cambios continuos durante el proceso y resultados orientados a la mejora concreta de un área en detrimento de las restantes, poniendo en peligro el interés general de la empresa sobre el particular de ciertos usuarios o departamentos.

7. Se desea migrar todos los datos actuales. Uno de los mayores errores y más importantes es tratar de volcar la información del sistema anterior al nuevo. Se piensa que es el modo más rápido de arrancar el ERP, pero estas herencias ocasionan trasladar las carencias y limitaciones anteriores, y en ocasiones se trata de replicar en el nuevo sistema los procesos tal como se conocían en el anterior. Se ha de aprovechar el nuevo ERP para reestructurar los procesos y adaptar los datos necesarios con la finalidad de ir mejorando aquellos. Estudiar las nuevas posibilidades que admite el ERP y reorientar la información existente nos permitirá mejorar los procedimientos de trabajo. Nunca hay que cerrarse a una migración selectiva, pero siempre estudiando las posibilidades de mejora que nos puede aportar.

8. La empresa desea personalizar todo lo que no le guste o interfiera en su modo de operar. Debe entenderse que un ERP no es el feudo de nadie ni está a disposición de la personalización absoluta (para eso hay otras alternativas, como la programación a medida) por manías personales, aunque sean de demostrada solvencia. Un ERP ha de sufrir mejoras continuas en base a las necesidades de los usuarios, pero nunca debe ceder a presiones de usuarios para trabajar según su forma de entenderlo. Son muy comunes expresiones “No entiendo que nadie haya pedido esto antes”, “¿Y como lo hace la competencia si no es así?”, “No es posible que el sistema no haga esto tan sencillo”, …, expresiones todas con carácter coactivo cuya finalidad es condicionar a que el sistema se adapte a la forma de trabajar del usuario. La integridad de un ERP ha de estar por encima de este tipo de personalización. Es evidente que lo aconsejable es que un ERP admita un grado de personalización, pero siempre como una capa de desarrollo que no afecte en modo alguno a esa
integridad.

Estoy seguro que hay muchos más motivos, pero tampoco es cuestión de asustar a los potenciales clientes.

Por Sergio Martínez,
Autor web Mundo.erp y director desarrollo e implantación ERP en Daemon4, S.L.L.

 

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