Si el valor que un ERP (Enterprise Resource Planning) genera dentro de las compañías es tan positivo ¿Por qué hay tantos proyectos que fracasan? ¿Es un problema de metodologías, es un tema de los implementadores que prometen más de lo que pueden dar, o es que hay resistencia al cambio? ¿Cómo hacerle frente a este problema?

El siguiente es el resultado de un enriquecido debate propuesto por Evaluando en LinkedIN que interpeló a algunos especialistas a dar su opinión al respecto. Para Boris Alarcón Biava, especialista en Abastecimiento – un ERP tiene la capacidad de adaptarse a las condiciones de funcionamiento y operación de cada empresa.

El fracaso, usualmente, se produce cuando el ERP no tiene esa capacidad, sino que es la empresa la que debe adaptar por completo sus funciones, operaciones y tipo de transacciones, para lograr un adecuado uso del sistema. Al final, las empresas en su constante crecimiento terminan buscando otros sistemas que puedan integrarse a su ERP, para obtener aquello que este no puede. Cada empresa es un mundo distinto con necesidades distintas, aun cuando las lógicas de funcionamiento sean muy parecidas, siempre habrá diferencias, es por esto que un ERP, siendo un estándar, debe al menos ser capaz de flexibilizar frente a las necesidades particulares de la empresa a la cual le presta su servicio”.

En concordancia con la respuesta anterior, Miguel Angel Esparcia Batlles, Gerente en Gadir Grupo- agregó que la gran mayoría de los fracasos se deben a implantaciones mal planteadas. Muchas empresas implantadoras, lejos de aprovechar el cambio de ERP para optimizar los procedimientos y asegurar una mejora en el flujo de la información se dedican a “informatizar” los errores operativos que la empresa arrastra desde hace años, lo que es garantía de fracaso. Un implementador de ERP le debe preguntar a los clientes qué quiere que haga la aplicación, en lugar de proponerles cómo deberían trabajar y adaptar el ERP a las necesidades reales del negocio, las implantaciones sólo tendrán éxito en grandes empresas con manuales de procedimientos muy trabajados y arraigados, pero se fracasará en las implantaciones en pequeñas y medianas empresas, aquellas que más necesitan hoy en día que un ERP les funcionen bien inmediatamente”.

Por su lado, Sergio San José, Program Manager at BDR Thermea, expresó que “todo proyecto, sea la implantación de un ERP o la puesta en marcha de una nueva línea de producción requiere un enfoque muy riguroso. Los proyectos ERP que fallan suelen descuidar algunos de los pilares fundamentales de la gestión del proyecto como puede ser la gestión del cambio, la asignación de recursos, la formación, la gestión del riesgo, el involucramiento de la dirección o la interlocución entre implantador y cliente. La gestión de proyecto necesita de una visión estratégica de proyecto y una visión ejecutiva. Muchas empresas subestiman estas tareas y acaban fracasando”.

Jesús Vidal Gayan, Channel Manager en Unit4 Ibérica- en acuerdo con Sergio y en desacuerdo con Miguel Ángel y dijo que “el ERP debe ser una herramienta que, entre otras muchas cosas, permita potenciar esa “manera diferente de gestionarse” que hace que una empresa sea diferente a otra y por lo tanto ser competitiva. Si como muchas consultoras lo que hacen es una “reingeniería de gestión” para adaptarse a la solución elegida, se están generando “empresas clones” por lo que no hay diferenciación”.

Si quiere ver la segunda parte del video 7 recomendaciones para implementar un ERP haga clik aquí.

Para Antonio Gomez Gil de Pareja, Socio-Director en Business Progress- El fracaso de una implantación depende de varios factores:

  1. La elección errónea del ERP. No es el adecuado, por exceso (mayor coste) o por defecto (menor coste, poca utilidad).
  2. La venta del ERP ha sido maravillosa, el cliente esta encantado, pero la realidad cuando se implanta es otra.
  3. La frase “esto lo debería hacer el programa” es muy famosa y conocida entre los implantadores. Esta relacionada con el punto anterior, pero se extiende mucho entre los usuarios intermedios de las empresas, que esperan que el ERP haga todo lo que ellos tienen que hacer, de forma automática, y sin que les complique la vida.
  4. La falta de preparación de implantadores o consultores noveles, con mucha idea teórica pero poca práctica. Esto ahora está más superado, pero en los finales de los 90 era la principal causa de fracaso.

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Carlos Vidal Vargas, Ejecutivo de Cuentas de Globales- indicó su acuerdo con Antonio, sobre todo en el primer punto, aunque lo más habitual es que la elección suele ser por defecto (menor coste). En la fase de negociación muchas PyMES solo quieren rebajar costes del proyecto, no facilitan toda la información necesaria para su análisis y valoración, que posteriormente, en el proceso de implantación empieza a aparecer, en muchos casos las propias empresas no saben ni lo que necesitan, pero tampoco se dejan asesorar como deberían, es como si alguien va a comprar un coche y no sabe si lo que va a necesitar es un deportivo, un 4×4 o un monovolumen, eso sí, sabe que hay ciertos extras que los quiere seguro porque le gustan mucho o porque los tiene el vecino y también sabe que quiere gastar lo menos posible, además luego ese coche no lo usa él, casi siempre lo van a conducir los usuarios de la empresa, que no han participado en la elección del coche.

Anton Martínez Arranz, Consultor ERP en empresa de automoción- en acuerdo con Carlos Vidal señaló que el punto clave está en que la decisión sobre la herramienta ERP a comprar y usar la toma quien no la va ha utilizar, y agregó que a los gerentes les encantan la funcionalidades sobre seguridad y limitaciones a los usuarios, sin darse cuenta que lo verdaderamente importante de un ERP es recoger datos de la forma más rápida y eficiente posible, trabajarlos y convertirlos en información. Además, respecto a la idea de que el ERP debe adaptarse a la empresa es cierta pero sólo en parte. Se supone que se ha tomado la decisión de usar un ERP determinado en función de las necesidades pero la herramienta que se usa condiciona la forma de trabajar. No se puede pretender gastarse una fortuna en una herramienta nueva y seguir trabajando de la misma forma que antes.”

Por último, José Luís Andujar Cabanillas, Delegado Levante en Columbus IT- No solo los clientes quedan insatisfechos con los resultados obtenidos, muchas veces, a las empresas que prestan el servicio les ocurre lo mismo; se han dado casos de desaparición de compañías de software por las implicaciones de abordar un proyecto de cambio de sistemas de información, a su juicio, el líder del ranking de los motivadores de fracasos en los proyectos de cambio de ERP resulta de la falta de definición en el alcance de los mismos.

Lo invitamos a leer el artículo “Formulación de una estrategia para la implementación de un ERP”

Por Luciana Romani- www.evaluandoerp.com

 
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