La implementación rápida del software ERP ha sido un objetivo difícil de alcanzar por proveedores, socios de implementación (partners) y clientes. En este artículo veremos algunas de las claves para alcanzar proyectos exitosos en tiempos cortos.

Si realizas una búsqueda sobre implementación rápida del software ERP lo más probable es que encuentres los siguientes facilitadores:

  • Software con las mejores prácticas incorporadas
  • Software pre configurado por industria
  • Herramientas de implementación y plantillas
  • Modelos de despliegues simples. Por ejemplo SaaS; Software hosteado.

¿Está faltando algo?

Es interesante observar que estos aceleradores están enfocados en el software. No quiere decir que las herramientas y plantillas mencionadas anteriormente no sean importantes. Sin embargo, hay factores más importantes que pueden tener mayor impacto en la implementación rápida del software ERP.

  • Los clientes.
  • El implementador.
  • La declaración de alcance.
  • Metodología y el enfoque.

Los clientes

Es un hecho conocido que el cliente tiene que proporcionar los recursos adecuados (negocio, TI) con un profundo conocimiento y experiencia de la solución de negocio existente. Lo que muchas veces pasa es que los clientes carecen de orientación respecto a cómo deben prepararse para una implementación rápida del software ERP.

Si el implementador y el software realmente están en condiciones para ejecutar una implementación acelerada y tienen experiencia, entonces ofrecerán una lista de comprobación, también llamada check list, que permitirá al implementador a “comenzar a ejecutar” con el cliente. Como mínimo, el cliente debe realizar lo siguiente:

Capacitación y entrenamiento

Tomar todo el entrenamiento necesario antes de que llegue el implementador. Esta actividad permitirá al cliente comunicarse de manera efectiva y claramente con el socio de implementación.

Documentar los procesos de negocio existentes

Para la colaboración efectiva con el socio de implementación el cliente necesita “educar al implementador” en su solución empresarial actual. Una imagen vale más que mil palabras y acelera la transferencia de conocimientos.

Implementador

Los consultores exitosos en implementación rápida del software ERP son un grupo de élite. Estos individuos son expertos en soluciones de negocio que son a la vez funcional y técnicamente correctas.

Tienen la capacidad de ayudar al cliente a tomar decisiones tanto de software como de negocios. Como mínimo, el consultor debe entender cómo el software ERP soporta todo un proceso de negocio, desde la orden hasta que se convierte en efectivo, conocido como Order to Cash y no solo las funcionalidades del software.

Toma de decisiones

La capacidad de tomar decisiones con rapidez es uno de los aspectos más ignorados de una implementación rápida del software ERP . A continuación se presentan los métodos recomendados que pueden utilizarse para dar velocidad a las decisiones:

Prototipos

Crear prototipos durante el ciclo de ventas para definir los requisitos básicos, validar los resultados de software, y eliminar opciones. Cuantas más preguntas se puedan responder durante el ciclo de venta más rápido avanzará la implementación. Es por eso que el proceso de evaluación y selección de software es el paso previo clave.

Dedicación

Un enfoque de implementación rápida del software ERP requiere una dedicación de tiempo completo de los responsables de negocios. Ellos serán los principales tomadores de decisiones y deben tener la facultad de tomarlas en cuestión de horas, no días o semanas.

Alcance claramente definido

Se necesita tener un ámbito claramente definido. Esto incluye:

  • Lo que está en el alcance.
  • Lo que está fuera de alcance.
  • Quién está haciendo qué.

Tan importante para la definición del alcance es establecer las limitaciones y supuestos.

Declaración de alcance

Como mínimo, la declaración del alcance debe contener las siguientes secciones:

Características del paquete de software incluidas

Se trata de la definición del producto Esto también incluye restricciones sobre las características del software. Por ejemplo: sólo cinco tipos de clientes se incluirán en la implementación rápida.

Características del paquete de software no incluidas

Son las funcionalidades del software que quedan fuera de alcance.

Las actividades de implementación y los responsables de cada parte

En qué se debe concentrar el equipo de proyecto

Una definición clara para que el equipo del proyecto se focalice en las actividades que tienen un impacto directo en los objetivos del proyecto, filtrando todo aquello que está fuera del proyecto.

Metodología y el enfoque

Hay dos temas que ralentizan las implementaciones de ERP: las personalizaciones y los requisitos cambiantes (incluso con un ámbito predefinido). Ambos pueden minimizarse de varias formas. Por ejemplo:

El presente

Implementar la funcionalidad de software que soporta la actividad empresarial que el cliente lleva a cabo hoy en día. Las nuevas actividades empresariales suelen dar lugar a otras necesidades ya que el cliente no tiene experiencias detalladas o acordadas expectativas previas.

Pensar el la solución

La línea directriz del proyecto de implementación puede abordarse con dos enfoques:

  • Guiado por los requerimientos.
  • Guiado por la solución.

El uso de un enfoque tradicional basadas en el relevamiento o levantamiento de requisitos dará lugar a la identificación de más huecos. Para una implementación rápida del software ERP debe adoptarse un enfoque guiado por la solución, para recopilar los requerimientos y resolverlos en otra etapa.

Síntesis

No todos los proyectos o todos los cliente son candidatos para una implementación rápida del software ERP. Los implementadores y los proveedores de software deben llevar a cabo una evaluación para determinar si cabe planear una implementación rápida.

Una cosa segura es que no hay algo así como una implementación rápida del software ERP estándar. Cada caso es único y requiere un implementador experimentado que entienda de qué se trata una implementación rápida.

Fuente: Grady Brett Beaubouef, Accelerating ERP/COTS Implementations

Traducido y adaptado por la División consultoría de EvaluandoERP.com

 
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