Todas las empresas, incluidas las del ramo comercial, tienen como principal objetivo obtener ganancias. Si suponemos un volumen constante en las ventas; una empresa de este tipo sólo cuenta con tres opciones para incrementar ganancias: aumentar los precios de los productos, disminuir sus costos o bien una combinación de ambas.

Sin embargo, un factor muy importante que impacta de forma silenciosa a los costos de la empresa es el manejo de inventario. El cliente no sabe si su producto pasó por varios almacenes, si duró mucho tiempo en stock, si el proveedor tardó en surtir el producto o si se pagaron intereses por el mismo. No obstante, la empresa sí lo sabe y tiene la responsabilidad de controlar todo aquel producto que tenga en su inventario, especialmente el que ingresa por una compra.

¿Qué sucedería si una empresa comercializadora no tuviera información de existencias de sus almacenes?

Sería casi imposible para un vendedor realizar su labor de ventas sin conocer la existencia de los productos que solicitan los clientes. Por consiguiente, se retrasarían las ventas, eso en caso de que el cliente decida esperar a que cuenten con los productos.

En lo que se refiere a la labor de compras, cuando se debe tomar la decisión sobre qué cantidad de artículos solicitar para abastecer el almacén y realizar la labor de comercialización es común manejar la información en una hoja de cálculo con los datos de stock máximo, mínimo y punto de reorden. Sin embargo, si existiese alguna modificación de ese archivo en la computadora de algún compañero del departamento de compras, así sean estaciones de trabajo vecinas, se corre el riesgo de que no se comunique el cambio de datos o que si se informa por correo, no llegue el aviso por alguna falla en la red, o bien, no llegue a tiempo.

Sumando al ejemplo del departamento de compras, supongamos que ya se sabe cuánto se debe de resurtir y hacemos nuestra orden de compra, recibimos la mercancía y la pagamos. Pasan días, semanas, meses y esos artículos no tienen movimiento de inventario, no se han vendido y generan costos de manejo de inventario e incluso generan obsolescencia.

¿Cómo es que el ERP soluciona estos problemas?

Las aplicaciones interrelacionadas permiten obtener de forma expedita información necesaria para la toma de decisiones. De esta forma, retomando el ejemplo anterior, con un ERP el departamento de compras podrá tener toda la información en sincronía, logrando que todo el personal esté informado de las actualizaciones que se realicen en la base de datos.

Para la solución al problema de cuantos artículos surtir, existen ERPs que cuentan con aplicaciones que realizan una sugerencia de pedidos en base al stock máximo, mínimo, punto de reorden y existencias. Además de considerar la última compra y un historial de ventas, de modo que si un artículo tuvo una venta a principios de año y la sugerencia se consultó al final del mismo, el comprador puede descartar ese artículo en su orden de compra, dado a que no generará movimiento al inventario, a menos que sea una compra sobre pedido.

Los sistemas ERP están desarrollados de manera que controlen los flujos de procesos básicos de toda empresa. Para hacer mención de uno de esos flujos y continuando el ejemplo de compras, se describirá a grandes rasgos el flujo de compras dentro de un ERP.

El personal de compras consulta una sugerencia de pedidos y en base a los artículos que se solicitan se generan cotizaciones a proveedores. Una vez que se decida a qué proveedor se comprará la mercancía se hace una requisición de compra, misma que una vez que esté autorizada servirá para generar la orden de compra. Cabe mencionar que, el ERP es interdepartamental, lo cual logra una interacción entre todas las áreas de la empresa, como es el caso del departamento de compras y tesorería.

Cuando se realiza la orden de compra es posible generar anticipos a proveedor, y es ahí donde entra tesorería. Una vez que la mercancía llega al almacén se toma en cuenta el anticipo y se captura una factura del proveedor, se hace también una aplicación de saldos, la programación y generación de pagos de la factura, y finalmente se genera una póliza por compras y anticipos.

En este flujo se puede contemplar cómo están relacionados cuatro departamentos: Compras, Tesorería, Almacén y Contabilidad. De esta manera, podemos tener nuestro flujo de efectivo y tomar decisiones al momento con la plena confianza de que la información está al día, es fidedigna y que todos los recursos de la empresa están optimizados.

Ing. Arturo Hernández Reyna
ahernandez@ZafiroERP.com
Zafiro Business Software
www.ZafiroERP.com

 
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