Titulares
(17.11.2009)

Cómo implementar un proceso de compras

Este artículo es una  guía introductoria al conocimiento de un proceso completo de compras, donde se ponen en evidencia las etapas y documentos asociados, a fin de conocer su utilidad y dar un mayor valor agregado a la información mediante los reportes asociados a ella. Teniendo en cuenta que en la cadena comercial, muchas veces el área de Ventas tiene serias limitaciones para aumentar los ingresos, es el Departamento de Compras quien puede hacer un aporte significativo en ese sentido. Sin duda, las herramientas recibidas desde un Sistema ERP incrementan las posibilidades.

Para aquellos que están familiarizados con los procesos de compra de uno o más sistemas ERP, quizás encuentren diferencias en sus características, pero le será de suma utilidad comprender cada etapa, documentos e información asociada.

 

La idea es presentar un ejemplo universal, que sin responder a un sistema en particular, guíe al interesado en la interpretación del proceso de un ERP y lo capacite para determinar prestaciones que optimicen su uso y conocer qué  factores a evaluar al momento de decidir la adquisición de un sistema.

 

Convencido que no existen reglas fijas sino pautas, a la hora diseñar un proceso en una compañía, será la capacidad, información y creatividad los factores de éxito del proyecto. Por tanto, el objetivo primordial en esta guía, consiste en informar y desarrollar un criterio de evaluación del proceso, requerimientos y auditoria de cada etapa.

 

El éxito de cualquier propuesta de formación está basado, en la experiencia y dedicación del profesional, pero fundamentalmente por la activa participación de los interesados, por lo que quedan invitados a trasmitir sus experiencias, objetivos, dudas y comentarios que con seguridad, enriquecerán nuestra labor.

 

Para un mejor seguimiento del material, se hará referencia a la página correspondiente (entre paréntesis) en el archivo PDF que podrán obtener asociada a esta explicación. El archivo PDF complementario puede descargarlo desde aquí.

Tipo de Organización (3)

El esquema muestra dos de las opciones para organizar una empresa desde el punto de vista de las compras.

 

Puede observarse que en el caso de Compras Centralizadas, una misma Organización de Compra es responsable de la provisión para varias Compañías, mientras que en las Compras Distribuidas cada una de ellas provee a una Compañía. Respecto a las Plantas, cada Compañía se encargará de proveer a toda su estructura organizativa.

 

Grupos de Compradores (4)

A la hora de definir los equipos de compra, la empresa debe evaluar y determinar si un mismo grupo de compradores será el responsable de la totalidad de las adquisiciones (Compras Centralizadas) o segmentará la función en varios grupos (Compras Distribuidas). Estando en juego, obviamente, la dimensión y grados de especialización de la compañía.

 

Sin duda, cada opción conlleva sus beneficios y desventajas, ya que en el primer caso, una mayor concentración de las compras se orienta a un menor número de operaciones pero de mayores volúmenes,  lograrse mejores condiciones en la negociación con los proveedores, pero con la posibilidad de un menor conocimiento técnico de los responsables. En el segundo esquema, la especialización o regionalización de las compras aseguran un mayor dominio técnico o conocimiento de las necesidades del departamento solicitante, pero perdiendo la oportunidad de mejores posibilidades de adquisición.

 

Ciclo de etapas y documentos (5)

El Proceso de Compra es un componente de la Gestión de Materiales y Servicios y el encargado de la adquisición de bienes y servicios externos mediante la planificación de necesidades, elección de la mejor fuente de aprovisionamiento, seguimiento de entregas y facturación del proveedor. Se encuentra íntimamente relacionado con “Ventas” para abastecer los Pedidos de Venta, con “Contabilidad” a través de los registros contables, con “Producción“  y  “Mantenimiento”,  proveyendo los repuestos, insumos y servicios.

 

La síntesis anterior es la descripta gráficamente en el esquema correspondiente. En los procesos habituales hay pasos que pueden ser omitidos (Solicitud de Pedido) o gestionados por los departamentos de compras o administración (Liberación de documentos, Control de Factura del proveedor).

 

Componentes del ciclo de Compras (6)

Se describe someramente las características y funciones de cada etapa del ciclo, a saber:

 

Determinación de necesidades (6)

Las necesidades de materiales se identifican por medio de la planificación y el control de necesidades o la demanda para control del stock. La verificación regular de los niveles de stock de materiales definidos por los registros maestros, la utilización del método del punto de pedido, y los pronósticos basados en el consumo histórico son aspectos importantes en la definición. El usuario puede crear Solicitudes de Pedido, o bien, el sistema de planificación y control de necesidades puede generarlas automáticamente.

 

Creación de Solicitudes de Pedido (6)

La Solicitud de Pedido es un documento generado a propuesta de un sector para la adquisición de bienes o servicios que comienza el proceso de compra. La creación puede ser manual o generada automáticamente por otros departamentos (Ventas, Producción, Mantenimiento, etc.) lo que impactará muy favorablemente en la asociación y seguimiento de procesos y documentos.

Liberación de Solicitud de Pedido (6)

La Solicitud de Pedido puede tener asociada la llamada Estrategia de Liberación, esto es, el  proceso de aprobación de la compra por parte del o los responsables correspondientes. Dicha estrategia es opcional y dependiente de uno o más parámetros del sistema, ya que podrán asignarse aprobadores según la planta, grupo de compradores, tipos de materiales, entre muchos otros criterios además del monto de la operación.

 

Determinación de la fuente de aprovisionamiento (7)

Los componentes de Compras ayudan a identificar fuentes de aprovisionamiento potenciales, basándose en pedidos anteriores y contratos ya existentes, entre otros. Esto acelera el proceso de creación de peticiones de oferta, que pueden enviarse a los proveedores por fax, e-mail o EDI.

 

Selección del proveedor – Comparación de ofertas (7)

El sistema permite el ingreso de las ofertas provenientes de diversos proveedores o simular escenarios de determinación de precio, permitiendo la comparación de varias ofertas diferentes a partir de la previa calificación de los oferentes (en función de calidad, precio, cumplimiento, antecedentes, servicio, entrega, etc.) lo que debe ser previamente configurado en el sistema. El responsable de compras puede utilizar diversos criterios para la asignación de proveedores (asignación porcentual por cantidades o montos, contratos a largo plazo con proveedores, planificación de entregas programadas, etc.).

 

Gestión del Pedido de Compras (7)

Tomada la información de la Solicitud de Pedido o la Oferta facilita la creación del Pedido. Al igual que en el caso de las Solicitudes de Pedido, el usuario puede generar pedidos manualmente o hacer que el sistema los genere automáticamente. También admite el uso de otros documentos contemplados por el sistema como Planes de Entregas o Contratos que servirán como marco para definir la relación con el proveedor.


Liberación del Pedido (8)

De manera similar a las Solicitudes de Pedido o Contratos, el Pedido puede tener asociado una Estrategia de Liberación, esto es, el  proceso de aprobación de la compra por parte del responsable correspondiente. Dicha estrategia es opcional y dependiente de uno o mas parámetros del sistema, que deberán ser parametrizados previamente en el sistema. En esta función pueden estar involucrados integrantes del Departamento de Compra, gerentes, personal técnico y/o directivos, dependiendo de las características o montos de la operación.

 

Entrada de Mercadería (8)

El registro en el sistema de la  Entrada de Mercaderías confirma su ingreso mediante el número de pedido u otro documento asociado. La parametrización previa en cuanto a tolerancias, cantidades mínimas, máximas, entre otras, permiten validar el envío del proveedor y su aceptación (posibilidad de registro en el sistema) o no. En muchos de los sistemas, este proceso genera un documento contable que permite la incorporación del valor al inventario (desde el punto de vista del stock) y la asignación a una cuenta contable para reflejar este movimiento en la contabilidad de la empresa. Estas condiciones, determinan que su correcto funcionamiento dependerá de muchos factores de parametrización del sistema. Este documento puede ser registrado por el personal de almacenes (caso mas común) o administrativo, previa aprobación del responsable de recepción.

 

Según las características o estado del material recibido, éste podrá ser dispuesto para uso inmediato del solicitante, requerir un proceso de Control de Calidad o ser Bloqueado para el uso hasta constatar la integridad de sus características físicas y/o técnicas.

 

Recepción y Control de la Factura el Proveedor (8)

El sistema permite la verificación de facturas enviadas por los proveedores. Se validan las desviaciones de cantidad y precio, puesto que el sistema tiene acceso a los datos del Pedido y Entrada de mercadería, además de la parametrización del documento. Esto acelera el proceso de auditoría y compensación de facturas para el pago. El fuerte impacto de este registro en diversos sectores, requiere el ingreso y validación de numerosa información, pudiendo ser realizada la tarea por personal de Compras o Administración. El documento generado tendrá impacto en la contabilidad mediante la cancelación del documento generado en la Recepción de la Mercadería y la imputación del valor de la factura en las Cuentas a Pagar.

 

La factura puede ser confeccionada en referencia a la Recepción de la Mercadería, pero si es precedida a ésta, tomará los datos del Pedido para completar y validar su información.

 

Se pueden contar con recursos de parametrización para la creación automática de facturas de proveedores según un plan predeterminado.

 

Ciclo de Aprovisionamiento (9)

Podemos mencionar un proceso mínimo de la gestión de compras, que se inicia con la Solicitud de Pedido (puede ser creada manual o automáticamente, utilizar o no un libro de proveedores que determina la asignación rápida de los mismos, etc.).

 

Continuando con la creación del Pedido (con las opciones de manual o automático, basado en el maestro de proveedores y materiales para determinar diversos parámetros previamente definidos).

 

La Entrada de Mercadería será el proceso de incorporación del material al stock bajo las condiciones mencionadas anteriormente. De manera similar, la Factura es ingresada en referencia a la Recepción de la Mercadería o el Pedido.

 

Ciclo de Selección y Pedido (10)

El proceso de Compra puede ser analizado dentro del segmento de determinación de las necesidades y la selección del proveedor basado en una serie de pasos y documentos.

 

Determinación de necesidades (10)

La determinación de las necesidades de compra se basan en una herramienta denominada con la sigla en inglés MRP (Materials Requirements Planning - Planificación de Necesidades de Material) que identifica todas las solicitudes de aprovisionamiento y entregas (pedidos de compra, pedido de venta, producción, mantenimiento, etc.) y operaciones pendientes (entregas de materiales, producción).

 

La evaluación de cantidades y plazos (aquí no se hace referencia a valores) determina los materiales que deben ser provistos y sus condiciones (cantidades y plazos de entrega), a la vez de presentar las disponibilidades.

 

Petición de Ofertas (10)

Se trata de documentos con las debidas especificaciones técnica e información general (cantidades, plazos y lugares de entrega, etc.), que son enviados a uno o mas proveedores para recibir sus propuestas.

 

 

Comparación de Ofertas (10)

Es una herramienta del sistema que permitirá colectar las cotizaciones equivalentes (recibidas en base a peticiones similares), comparar sus condiciones y obtener un diagnóstico de la conveniencia de cada una (basadas en criterios de evaluación), a fin de agilizar y simplificar el proceso de selección de propuestas.

 

Creación del Pedido (10)

Las opciones anteriores habilitarán al responsable a generar automáticamente el pedido correspondiente basado en las condiciones de las cotizaciones y su posterior envío al proveedor elegido (manual o automáticamente, mediante un fax o e-mail).

 

Ciclo de Recepción de Mercaderías y Factura (11)

Según las prestaciones del sistema, cualquiera de las dos etapas pueden suceder en primer término, es decir, puede ser recibida la mercadería y luego la factura del proveedor o bien, ocurrir el proceso inverso.

El registro de factura del proveedor verifica su información comparada con el pedido o ingreso de la mercadería, validando desvíos de acuerdo a la parametrización correspondiente. El sistema solicita un número de datos adicionales a fin de generar los documentos contables asociados, requiriendo la correcta configuración del módulo FI (cuentas de mayor, Apertura del período, división, Cambio de moneda, Retenciones, Condiciones de pago, Indicador de IVA, entre otros).

 

Detalles de la Documentación y su Información (13)

Serán someramente descriptos a continuación los diferentes documentos involucrados en el proceso de compra, con el fin de entender su utilidad, función e información contenida.

 

Lo importancia clave de este apartado radica en el análisis de la información involucrada, lo que determina, no sólo, las condiciones para su registro, sino las opciones de configuración y reportes informativos, de control y/o estadísticos.

 

Solicitud de Pedido (13)

La confección de este documento involucra información asociada a la Planta solicitante, Grupo comprador, Requirente, Tipo de Imputación (Centro de Costo, Activo Fijo, Cuenta de mayor, etc.), Fecha de entrega solicitada, Material (cantidad, precio y detalles técnicos necesarios), entre muchos otros.

 

Solicitud de Cotización (14)

Este documento será enviado al proveedor escogido, por tanto, requerirá los datos del mismo, Planta y Almacén requirente, Organización y Grupo de Compra, Fecha solicitada, Material (cantidad, precio y detalles técnicos necesarios), Medio de envío, entre otros.

 

Cotización (15)

Recibidas las cotizaciones del o los proveedores se registrarán en el sistema para su comparación y selección, por tanto, deberán tener asociado el documento de origen, precio, cantidades y condiciones ofertadas, fechas de entrega, comentarios relevantes, entre otras.

Comparación de Ofertas (16)

Se trata de un informe que evalúa las ofertas, por tanto, nos dará una calificación para cada una de ellas, a la vez, permitirnos acceder a los documentos previos y las condiciones de cotización para una evaluación mas personalizada y profesional de la decisión.

 

Pedido de Compra (17)

Este documento representa el paso definido para la ejecución de la adquisición, por tanto, además de estar asociado a movimientos históricos, tendrá un cúmulo importante de información, a fin de preparar el escenario para los documentos posteriores (entrada de mercadería y factura).

 

El documento está ligado a datos de la estructura, tales como la Compañía, Planta, Organización y Grupo de Compra y generales como la  Solicitud de Compra, Proveedor destinatario, Moneda y datos de los materiales, tales como, Material (cantidad, precio y detalles técnicos necesarios), Imputación, Forma de envío, Configuración de etapas posteriores, entre muchos otros.

 

Entrada de Mercadería (18)

Toda entrada de mercadería va asociada a un documento previo y que en general, simplifican considerablemente la tarea, ya que hereda la mayoría de información necesaria para su registro. La complejidad surge de las numerosas opciones de entradas y salidas de mercadería. Datos complementarios, serán por tanto, el Tipo de Movimiento, Cantidad y Condiciones de recepción, Número de remito, Número de Lote (si correspondiere), Textos aclaratorios, entre otros.

 

Verificación de Factura del Proveedor (19)

Teniendo este documento un fuerte impacto contable y administrativo, requiere una minuciosa parametrización en lo referido a las alícuotas de IVA, Centros de Costos, Cuentas de Mayor, Niveles de Tesorería, Condiciones de Pago y de Bloqueo del documento, entre un sinnúmero de datos asociados.

 

Conclusión y Análisis general del Proceso de Compra en un ERP (20)

La intención de esta última sección es estimular el análisis de lo aprendido en el presente material y compararlo con un sistema ERP conocido (si trabajas con alguno), encontrar sus diferencias y desarrollar un mejor criterio para evaluar sus prestaciones, posibilidades y por sobre todo, obtener un mayor valor agregado de la información.

 

Por el Ing. Daniel Flesler http://e-classnet.com/

 

 

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