Agradecemos la colaboración de las siguientes empresas de software: Artware; Datasul; Calipso, GACI Group; Inteligencia y Tecnología y Neuralsoft que nos pusieron en contacto con algunos de sus clientes.
Las empresas participantes son mayoritariamente de capital nacional. El promedio de usuarios que utilizan el ERP es de 60, siendo la más pequeña de 12 usuarios y la más grade de 180. Pertenecen a los sectores de servicios e industria con amplia variedad de tipología.
Curiosamente, algunas de ellas no tienen área de tecnología o sistemas, es decir que esta función se encuentra 100% tercerizada.
En general, en le proceso de evaluación y selección los responsables del proyecto obtuvieron consenso de más de un área de la empresa, como puede observarse en el siguiente gráfico.
¿Cuáles fueron los criterios que más pesaron en la selección?
Se les pidió a las empresas que respondieron cuál es la ponderación o importancia que le dan a 6 criterios claves para la selección.
Sobre un total de 100 puntos, las firmas que participaron, en promedio, entienden que la cobertura funcional es el factor más importante en la decisión de elección de un proyecto.
Llama la atención que los aspectos económicos se encuentren en tercer lugar. Es un dato alentador para quienes ofrecen proyectos con valor agregado.
Adicionalmente, las empresas del interior tomaron en cuenta la disponibilidad de soporte y recursos capacitados en la zona, tanto del producto como de las tecnologías asociadas.
Otro punto considerado fue la experiencia del oferente en la industria en la cuál se desempeña la empresa que está por implementar el proyecto.
Las prácticas poco comunes
Como hemos escrito en otras oportunidades, los productos de software incorporan “las prácticas más usuales o aceptadas de la industria”. Sin embargo hay particularidades propias de un sector o de una empresa, que son claves para el éxito del proyecto.
Algunos de los testimonios sobre este tema pueden observarse en la siguiente tabla.
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Problema particular
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Tipo de empresa
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Optó por:
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Gestión de ventas y compras muy compleja.
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Fabricación y fraccionamiento de productos de limpieza
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Dynamics Great Plains.
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Flexibilidad en cuanto a deshacer movimientos o vuelta atras de operaciones
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Marroquinería
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Presea de Neuralsoft
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Operación de retail, con facturación en mostrador
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Distribuidor de Pinturas
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Presea de Neuralsfot
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Manejo de talle, modelos, color, etc. es una práctica particular que tenemos en la empresa.
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Textil
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En proceso de selección
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Uso de varias unidades de medida paralelas e independientes en un mismo artículo (materia prima, insumo, semi elaborado, producto terminado) a lo largo de toda el proceso productivo.
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Curtiembre
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En proceso de Selección
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El manejo de producción.
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Comercialización y producción de fruta fresca
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GACI
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Manejo de listas de precios y bonificaciones
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Elaboración de fiambres y embutidos
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GACI
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¿Qué objetivos se buscan con la implementación de un ERP?
El objetivo más importante de la mayoría de las empresas consultadas es alcanzar una gestión más eficiente y en segundo término incrementar el control.
Dentro del ítem otros, se destaca la respuesta de una empresa que utilizaba un ERP de los llamados World Class (J.D. Edwards) y se encontró obligada a reemplazarlo (Ver comentarios y anécdotas).
Cambios culturales
“El principal cambio cultural fué aceptar que no se adapta un sistema a los procesos existentes, sino que los procesos se van a modificar, agregar o desaparecer, en pos de las buenas prácticas de la implementacion del sistema” declaró Sergio Corrizo, Gerente de información, tecnología y procesos de la empresa Prüne, una marroquinería con sede en Buenos Aires y operaciones en México y Perú.
Alejandro Dinolfo, Gerente de Administración Finanzas de Cerámica Neuquén, destacó que “la incorporación del proceso de compras a los procesos informatizados y estructurados de la empresa fue el cambio cultural que más impactó en la empresa”.
¿Qué le recomendaría a otra empresa que se encuentra en proceso de evaluación y selección de ERP?
Dado que la mayoría de los que participaron del estudio han pasado por el proceso de evaluación, selección e implementación, sus experiencias son un dato de valor para quienes en la actualidad tienen que comenzar un proceso que conduzca a la puesta en marcha de un proyecto con software de gestión empresarial.
El siguiente cuadro muestra 10 recomendaciones claves:
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1
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Convencimiento por parte de la Dirección de que un mejor ERP, es una inversión que genera retorno económico concreto, es el punto de partida fundamental.
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2
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Iniciar la selección y no cortar el proceso en ningún momento, definiendo hitos con fechas de cumplimiento.
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3
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Definir muy bien las necesidades y presupuesto. Especialmente las funciones críticas que son determinantes para la selección del software.
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4
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Poner más énfasis en los casos de éxito y casos de fracaso, para, de esta forma, establecer probables desvíos en los recursos del proveedor/implementador y en los propios.
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5
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Dedicar el suficiente tiempo para seleccionar una solución a implementar. Es una decisión de inversión muy importante para cualquier empresa, no sólo desde un punto de vista económico, sino también desde un aspecto organizacional y de procesos. Consultar a empresas que usen los productos propuestos
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6
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Incluir activamente a todos los sectores de la empresa en la selección y evaluación, desde jefes hasta personal operativo
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7
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Incorporar todos los procesos dentro de un mismo sistema y no por separado en diferentes tecnologías.
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8
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Asumir que lo mas dificil del cambio es vencer la inercia cultural, que tendrá que cambiar sus procesos internos, ya que no se puede ajustar un ERP a los procesos, sino que ambos deben confluir juntos
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Planear el sub proyecto de migración de datos considerando que los recursos propios serán exigidos por tareas extras.
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10
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Obtener opiniones imparciales y objetivas.
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¿Qué conclusiones o aprendizajes le quedaron a usted y a su organización como resultado del proceso?
El gerente de sistemas de una empresa que fabrica productos de limpieza, destaca que “principalmente, que en el relevamiento de requerimientos nos vimos obligados a mirar dentro de nuestra propia estructura y aprendimos mucho de nosotros mismos como organización, detectando muchos defectos y oportunidades de mejora.”
Sergio Corrizo, Gerente de Sistemas de información, Tecnología y Procesos de Prüne, una marroquinería con operaciones en Argentina, México y Perú, puntualiza que “es necesario pasar mas tiempo con los usuarios finales del sistema para que ellos lo moldeen y no dejar simplemente al equipo de implementación que haga lo que considera mas adecuado para el usuarios final. Existen casos en los que la herramienta implementada le resulta más incómoda al usuario que la anterior.”
“Para nosotros recién comienza la implementación, pero, para quienes tenemos alguna experiencia en la implementación de Sistemas, sabemos que, el éxito jamás está granatizado, por lo que , para alcanzarlo, la comunión de accionistas, recursos propios y terceros deben estar absolutamente alineados con la obtención de una implementación exitosa”, manifestó Caludio Carullo de Pinturerías Prestigio.
Para Kepple S.A., “lo mas importante en un proceso de cambio de sistema es que las personas intervinientes, tanto en la selección como en la utilización del mismo, acompañen dicho cambio. La implementación del mejor sistema puede fracasar si quienes participan no acompañan. El factor humano termina definiendo la posibilidad de lograr los mejores resultados”, según María Julia Garcia, jefa de Contaduría.
Campo Autral tuvo que pasar por una experiencia traumática pero al mismo tiempo enriquecedora como puede verse Anécdotas o comentarios adicionales. Silvina Walser, Gerente de Auditoría y Control de Gestión de la empresa desataca que “Aprendimos que aún apurados por los plazos se pueden tomar buenas decisiones.”
Anécdotas
LA ANÉCDOTA (va en recuadro)
Un Gerente de Sistemas que pidió reservas, comentó “nos sucedió que un proveedor que había sido descartado en la etapa de negociación del proceso de evaluación, nos envió una propuesta económica mejorada.
Realmente era mucho más conveniente que la negociada anteriormente. Lo curioso es que la hizo luego de que nuestra compañía había confirmado la selección de un proveedor.
Dicha propuesta no prosperó y además fue tomada como una práctica de mal gusto por parte del proveedor”
Evaluando ERP sabe que el proveedor que hizo esta jugada es de origen europeo del tipo Clase Mundial y que dice tener “altos valores éticos” en su declaración de principios.
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Para Daniel Villegas, Gerente General de Magromer, una curtiembre de capitales nacionales, “Generalmente, estos son procesos que se dan 1 o a 2 veces en la vida de una empresa, y muy dificilmente las personas que trabajaron y pasaron por uno de esos procesos vuelva a pasar por otro de ellos. Este proceso es bastante traumático, incluso mucho antes de empezar la implementación. Implica cambios de cultura y de criterios dentro de la empresa, desde la más alta dirección hasta el operario de menor rango de la empresa.”
Silvina Wasler, Gerente de Auditoría y Control de Campo Austral, relató una interesante anécdota “Campo Austral tenía J.D.Edwards en modalidad de ASP con Aplication Software S.A. (ASSA) y el 31/12/02 nos cancelaban el servicio por un problema legal entre ASSA y JdEdwars. Necesitábamos implementar un nuevo software en menos de un mes (para el 22/12/02). Por lo tanto, en la decisión se consideraron diferentes variables entre ellas costos de licencias e implementación, disponibilidad de actualizaciones impositivas, legales y mesa de ayuda on line, recomendaciones de otros clientes y compromiso de implementar en menos de un mes.
Ninguna de las empresas de software contactadas asumian el compromiso de implementar en memos de un mes a excecpión de Gaci y J.D.Edwards (simple replicación de entorno-parametrizaciones mediante uan copia del vigente en ese momento). Para una Pyme de capitales nacionales como la nuestra era imposible costear la compra de licencias de J.D.Edwards y su mantenimiento anual. Finalmente decidimos por GACI de quienes destacamos la excelente calidad de los consultores funcionales y programadores d y su predisposición para trabajar casi 24 hs al día, incluyendo los fines de semana.”