Reutilizar la experiencia y el conocimiento adquirido por los empleados a los largo de los años puede generar ventajas competitivas para la compañía en la que trabajan. Hoy en día existen herramientas que ayudan a descifrar la información y datos relevantes de una empresa para poder re utilizarla y transformarla en conocimiento. Los ERPs pueden aportar un gran valor en esta tarea.
El siguiente es el resultado de un debate propuesto por Romina Moncalvi, Responsable de Desarrollo de Producto de Evaluando, en LinkedIn. Por su carácter enriquecedor queremos dárselos a conocer.
En una compañía existe información estructurada (por ejemplo la transaccional) e información no estructurada que está en las personas. Si bien ese conocimiento les ayuda a conservar sus puestos, al mismo tiempo es una limitante para el crecimiento de la organización en referencia al conjunto de individuos. Es un tema de difícil resolución la captura de todo ese conocimiento con la herramienta de trabajo diaria: el ERP (Enterprise Resource Planning). Más de 160 ERPs hacen hincapié en funcionalidades transaccionales o de control. Si tuvieran que vincular el gerenciamiento del conocimiento con el ERP ¿Por dónde empezar?
“Gerenciar el conocimiento es un desafío para los líderes de proyecto y los responsables máximos de cualquier organización que primero hayan visualizado el valor que aporta el ERP y el cambio cultural intrínseco. Antes de una implementación debemos sensibilizar a los integrantes clave de la organización de la importancia en la acumulación, clasificación y disponibilidad de la información. Este será un buen comienzo para gerenciar el conocimiento y su posterior amplificación”. Marcelo Maupe- Argentina.
Jorge Rojas Borquez- Chile- indica que “La empresa debe definir los procesos críticos de negocio y luego los no críticos, cuáles dejarán dentro de la administración, y con estos comenzar a definir los procesos y luego las funciones de cada uno para ajustar la nueva administración de empresa como un modelo deseado. Hay muchas empresas que comienzan con una etapa que es la definición de las brechas entre el modelo deseado y el actual, midiendo el impacto del cambio y los costos beneficios de este.
Luego se puede comenzar a determinar el ERP que se acomoda a la empresa tanto por sus funcionalidades como por su costo. A partir esto hay una innumerable cantidad de procesos que se pueden hacer, pero todo dependerá de la capacidad para financiar dicho cambio. Hay varias disciplinas que se pueden ocupar, como el análisis de los tiempos de cada proceso en la cadena diseñada, todo lo concerniente al clima organizacional, los cargos y responsabilidades, junto a la definición de los KPI (Indicadores Clave de Desempeño), para medir la eficiencia etc.
Para vender un sistema ERP, debe estar comprometida la cabeza de la organización, como lo son el directorio, los dueños los accionistas, y esto debe ser necesariamente manejado por una empresa externa, para velar por el proceso de cambio.
El personal interno siempre tiene ciertos sesgos valorativos que responden a posiciones individuales y en ningún caso sirven en este proceso de cambio.
Los ejecutivos solo participan luego de que se les ha asignado un cargo en la nueva estructura, como líderes de procesos, capacitados”.
Asimismo, Walter Escalada- Argentina opina que “Los ERPs aportan gran valor en esta tarea, es mas, son la base para obtener los datos relevantes, pero la herramienta indicada para leer los datos que provee un ERP y en base a ello transformarlo en Información para análisis para toma de decisiones es un Business Intelligence, con esta herramienta se puede obtener al detalle la información y generar ventajas competitivas para la compañía.
Con una herramienta de BI vinculamos directamente el Know How de la empresa con la gerencia para que tomen decisiones más inteligentes.
Frente a esto Jorge Rojas Borquez asiente a esto y dice: “la reutilización de las capacidades de recursos humanos, es muy importante ya que ello significa un ahorro sustancial en la implementación del sistema y la asignación de los lideres de procesos, principalmente, y para ello se debe aplicar un proceso de análisis organizacional, junto con uno funcional del sistema, pero antes se deben determinar los procesos críticos de negocios, las funciones neurálgicas de cada uno de estos procesos y la asignación de los cargos de responsabilidad, para cada uno de ellos. Generalmente en el proceso de capacitación, es donde aparecen los líderes de conocimientos en forma innata. Además es importante destacar que aunque se trate de rescatar al máximo las personas, a veces se hace indispensable renovar a ciertas personas o prescindir de alguna de ellas.
Respecto del tema de los cargos gerenciales, eso es realmente relativo y depende absolutamente de las nuevas unidades y de su estructura organizacional.
Si has aplicado reingeniería en una organización con una pirámide muy alta, entonces te darás cuenta que los estratos tenderán a ser mucho menos, inclusive tienden a desaparecer los cargos de gerencias administrativas y tienden a nacer los cargos de responsabilidad funcional, dentro de los procesos de negocios establecidos.
Entusiasmado con el debate Carlos Rosignoli- Argentina- señala “Por el lado del ERP, una de las cosas que promueve en la empresa es la divulgación e integración de la información. Mucha gente en las empresas asegura sus puestos por ser la "dueña" del conocimiento y de la información. La implementación de un ERP, el ordenamiento de los procesos y documentación de los mismos es una verdadera amenaza para estos perfiles y para el proyecto. Muchos otros lo toman como una gran oportunidad de plantear y plasmar lo que ellos pensaban para sus sectores desde hace mucho tiempo. Todo esto en el plano meramente operativo diario. Y finalmente expresa su coincidencia con Walter Escalada y dice “la herramienta es un BI, que bien pensada, es esencial para la toma de decisiones de los sectores gerenciales.
Por otro lado, y como no podía faltar confrontación que de forma a un encuentro de opiniones Andrea Manna- Argentina- cuestiona “¿Es necesario vincular el gerenciamiento de conocimiento a través de un ERP? Es decir, no se está desvirtuando la función de este tipo de software? Es verdad que los individuos de una empresa poseen conocimiento y es verdad que parte de ese conocimiento podría ser capturado por una herramienta como ERP para facilitar el trabajo diario del personal, pero también el conocimiento y la experiencia que poseen las personas sirve para poder utilizar de manera correcta y eficiente las diferentes funcionalidades que el software provee. El ERP debe proporcionar funcionalidad según el "rango" de individuo y cumplir su misión: no es lo mismo lo que precisa ver un gerente que lo que precisa un empleado administrativo para cumplir con su tarea de facturar o mantener las cuentas de clientes. Y el ERP debe cumplir con ambas funciones sin perder su rumbo”.
Para Joaquín Ezcurra- Argentina- “el ERP toma datos transaccionales, los know-how son de las personas. El conocimiento adquirido por el individuo es el que realmente prima, si un ERP pudiese capturar ese conocimiento ya estaríamos frente a una inteligencia artificial que pueda simular la misma cantidad de escenarios y más importante ir superándose y aprendiendo de los errores. Un ERP es un modelo transaccional de lo que ocurre en una compañía con sus procesos y procedimientos, respetando jerarquías y flujos de trabajo, agilizando el acceso a la información para comenzar/concluir tareas específicas. El BI es la herramienta que permite tomar una decisión basada en la información existente.
El gerenciamiento del conocimiento es responsabilidad 100% de las gerencias y jefaturas, tanto del conocimiento que existe en altos niveles de la compañía como en los más bajos, donde el conocimiento pragmático es mayor.
Gerenciar el conocimiento a través de un ERP es generar un sistema de aprendizaje y traslación de conocimientos entre personas que puede ser condensado en datos, claro está que la información contenida en estos datos va a ser solamente la información que, aquel que la posea, considere lo suficientemente prescindible como para seguir siendo indispensable para la compañía. No es la mejor situación, pero es la realidad y no puede ser negada”.
Hacia el final del debate Jorge Rojas Borquez retoma la palabra y comenta que “Business Intelligence es una herramienta que se ha diseñado principalmente para velar por las decisiones corporativas, por lo tanto se aplica en aquellos casos que la empresa debe compatibilizar las diferentes áreas y no tengan metas contrapuestas, es decir, si un empresario ha decidido trabajar sobre un margen neto de un 20%, entonces todas las unidades de la empresa deberán alinearse a estas definiciones, por lo tanto requerirá definir KPI (semaforizaciones), que le indiquen cuando alguno de los resultados se están acercando a niveles no deseados, por lo tanto para ello deberá hacer un balanced scorecard, donde pondrá metas compatibles para todas las unidades.
La herramienta por si sola no soluciona ni aporta nada a la empresa, si es que no se implementa posterior y como resultado de tener que medir las definiciones ya antes explicadas.
Y retomando la idea del ERP que plantea Joaquín Ezcurra, Rojas Borquez agrega “El ERP por sí solo no sirve de nada si los procesos y funciones de ellos en las áreas operativas, no se están efectuando en forma correcta y eso solo lo hacen los procedimientos y funciones que cumplen las personas en la organización, pero ojo con eso del Know How de las personas. Si bien es cierto el conocimiento lo tienen las personas, pero es la empresa la que cuenta con ellos y por lo tanto no deben existir personas indispensables, si este fuera el caso, la empresa estaría funcionando con políticas poco seguras al interior de la organización”.
Por Luciana Romani- Evaluando
Fuente LinkedIn Grupo Evaluando ERP