Son muchos y variados los factores que intervienen en la implementación de un sistema de gestión de software ERP (Enterprise Resource Planning), y de ellos dependerá el éxito o el fracaso del proyecto. Y, aunque es difícil culpabilizar al responsable, ya que los errores pueden presentarse de ambos lados, tanto del proveedor como del cliente, consideramos que el cliente es quien tiene mayor responsabilidad, pues es quién conoce mejor los requisitos de su negocio, es decir, sabe qué es lo que quiere del ERP.

Ahora, si bien sabemos que el valor que un ERP agrega a las compañías es muy positivo, es de público conocimiento que hay muchos proyectos que fracasa. ¿De quién es la culpa cuando un proyecto fracasa? ¿Es un problema de metodologías, es un tema de los proveedores que prometen más de lo que pueden dar? ¿A que se deben los proyectos fallidos y las distorsiones en los resultados buscados?

Para minimizar el margen de error, le recomendamos la lectura de: Cómo seleccionar el ERP que usted necesita.

Esta situación suele darse con más frecuencia de lo que se podría suponer, y como un la implementación de esta magnitud genera un alto costo para las organizaciones, si el producto adquirido no alcanza a cumplir con el objetivo buscado y pactado, comienzan las insatisfacciones y los problemas, y se termina con un sentimiento de frustración de ambos lados.

La mirada del consultor.

Según la experiencia de Augusto Escales, Director de AT Latin America, existen varias causas que pueden afectar una adecuada implementación de un sistema de información, sea este ERP, CRM, BI, entre los más frecuentes.

En la medida que estas causas se tornen críticas pueden llegar a entorpecer el proyecto hasta el punto que la implementación sea un fracaso. Esto último no es lo más frecuente pero las deficiencias son tales que los resultados esperados son mínimos en relación al costo-beneficio. Hay un factor-causa en una implementación deficiente que se puede tomar como un denominador común: “el proceso de capacitación”.

Lo invitamos a leer la nota completa sobre LA CAPACITACIÓN EN EL PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA.

¡Tarea para los usuarios!.

Uno de los tips a tener en cuenta para evitar malos entendidos, y dejar documentados los requisitos solicitados, si está comenzando el proceso de búsqueda de software de gestión, es el de elaborar un Request for Proposal (RFP)

¿De qué se trata?.

Para disminuir el riesgo de selección de un producto/proveedor, el proceso de evaluación y selección de software debería estar documentado. Uno de los documentos claves a partir del cuál se pueden realizar comparaciones objetivas, es el Request for Proposal, conocido como RFP.

Este documento estándar lo ayudará a:

  • Comparar de manera objetiva diferentes productos.
  • Comprometer al proveedor con elementos ciertos y certeros.

El RFP (Request for Proposal) es un documento que contiene las bases y premisas para que los proveedores pre-seleccionados realicen sus propuestas técnicas, funcionales, de proyecto y económicas.

Beneficios del RFP:

  • Ahorro de tiempo y trabajo al generar la descripción de los requerimientos de insumos necesarios durante el transcurso de todo el proyecto.
  • Disminución de incertidumbre.
  • Documento con información comparable.

Puede conocer más sobre el uso de esta herramienta desde aquí.

Para evitar futuras frustraciones, recomendamos la lectura de: ¿Por qué hay tantos proyectos de ERP que fracasa? y de este artículo: Empresa familiar decide por ERP solo porque es el “de mayor prestigio de mercado” ¿Es un buen criterio para implementar un ERP?.

¡Esperamos haberlo ayudado!

Por Romina Moncalvi
División consultoría de Evaluando Software

 
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