¿Por qué no evaluar software? Usted necesita estar seguro del éxito de un nuevo y más eficiente proceso de negocio. Hemos asistido muchas veces a escuchar malas experiencias sobre la adquisición e implementación de un software de gestión (ERP, Enterprise Resource Planning), con el desconcierto de quien tuvo a cargo todo el proyecto de cambio, dado que él mismo no entendía el porqué de tan mal resultado, puesto que se amparaba en la tranquilidad de “haber elegido un buen software”.

Este tipo de situaciones no escapa a grandes empresas, pero sin dudas se da más en pequeñas y medianas. El motivo es simple: se requiere un grado mínimo de madurez organizacional de parte de la empresa y un grado mínimo de experiencia y conocimiento sobre lo que implica un proceso de cambio, de parte de la persona a cargo del proyecto.

Con estos mínimos asegurados (que aunque parezca sorprendente muchísimas veces no lo están), se puede entonces conceptualizar y llevar a la práctica un conjunto de acciones que hacen al éxito final. Ahora bien, aunque parezca obvio, no esta demás aclarar

Evaluar software o alcanzar el éxito final

Un proyecto exitoso de cambio y automatización de procesos de gestión tiene varias aristas para poder calificarlo de exitoso. Deben darse al menos:

1. Un nuevo proceso de negocios

Donde las actividades a realizar hayan sido diseñadas en base a los objetivos que se hayan definido estratégicamente en la organización y que dan origen al proyecto, puesto que se busca una mejora “significativa” en alguna variable de gestión o en varias a la vez. ejemplo: bajar los días entre la toma de pedido y la emisión de factura, automatizar el control de créditos, automatizar la toma de pedidos en forma retoma y descentralizada on line, disponer de información crítica antes inexistente, aumentar la capacidad del dto de administración sin incorporar mas personal, etc. etc.

2. Un producto de software adquirido

Debe cubrir ampliamente las funcionalidades requeridas y sea flexible para parametrizar nuevas necesidades mínimas de cambios en la gestión cotidiana.

3. Una plataforma de hardware y comunicaciones / redes adecuada

Que sea segura y con buenos niveles de performance.

4. El producto de software

Que se encuentre adecuadamente instalado y configurado funcionando óptimamente de acuerdo a los niveles de performance con el volumen de datos, prometidos por el fabricante.

5. Personal capacitado

En el “nuevo proceso” y en el “uso del software”.

6. Manuales de procedimientos y manuales de usuarios por funciones

Son la documentación a la que se recurrirá toda vez que se tengan dudas.

7. Un plan de proyecto

Para realizar “todos” estos cambios con tiempos, esfuerzos y presupuesto asociado (todo esto cumplible)

Podríamos mencionar algunas más, pero como ejemplo es suficiente. Entonces, si todo esto debe darse adecuadamente para que el proyecto sea exitoso, la pregunta es ¿Por qué muchos se concentran en evaluar software para implementar un proyecto de software?

Algunas razones

Disciplinas como gestión de proyectos, gestión del conocimiento para reutilizar experiencias, gestión de procesos de negocio y gestión de infraestructura tecnológica están involucradas en esta temática a la hora de elegir. Con lo cual primero hay que definir “que se hace en casa, con personal propio y que se compra a uno o mas de un proveedor”.

Dado esto, existen metodologías de adquisición de software, proyectos y evaluación de proveedores que nos podrán acercar mas a una óptima elección para el mejor plan que se adapte a la organización en cuestión. Según la complejidad e inversión en el proyecto, estos mecanismos de evaluación ponderados (se usan mucho en evaluación de licitaciones donde pueden evaluarse mas de 100 variables del software y del proveedor), tienen como núcleo básico algunas variables mínimas a considerar.

Variables mínimas a considerar al evaluar un proyecto

Software

  • Cumplimiento de funcionalidades críticas
  • Cumplimiento de funcionalidades opcionales
  • Tecnología de desarrollo
  • Facilidad de uso
  • Capacidad de configuración y parametrización
  • Capacidad para desarrollar adaptaciones sin depender del fabricante
  • Capacidad para explotar la base de datos desde otros aplicativos
  • Requerimientos de hardware
  • Calidad de la documentación técnica y de usuario final
  • Cantidad de instalaciones “productivas” en el país, verificables

El proveedor

  • Nivel de representatividad y respaldo si no es el fabricante directo
  • Cantidad de implementaciones realizadas en el país, verificables
  • Cantidad de años y trayectoria como proveedor de esta herramienta
  • Solvencia empresarial que garantice razonablemente la continuidad
  • Oferta y modalidad del mantenimiento correctivo y evolutivo
  • Política de releases nuevos y versiones
  • SLAs acordados (tiempos de respuestas comprometidos ante incidencias)
  • Capacidad en la ejecución de proyectos
  • Conocimiento del negocio y los procesos de nuestra industria específica
  • Capacidad de proveer kits preconfigurados generados con la experiencia
  • Expertise de los recursos humanos concretos que asignará a “nuestro proyecto”

Bien, podemos continuar con más, pero el objetivo de este artículo es mostrar un ejemplo de las diferentes aristas a evaluar para que un proyecto sea exitoso. Con lo cual espero que coincidamos con que…. ¡evaluar sólo el software, no alcanza!

Lic. Daniel Piorun – www.degerencia.com/dpiorun / daniel-piorun@hotmail.com

 
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