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Ante el cambio de un software ERP viejo a uno más moderno, con mucha frecuencia, usuarios finales del ERP, lejos de alegrarse, se quejan. Especialmente en el primer período de puesta en marcha ¿Es esto razonable? La respuesta es rotunda: si. En este artículo nos proponemos explorar los motivos de tales reclamos.

Los sistemas viejos versus los nuevos

¿Qué es lo que ha cambiado en los nuevos ERP (Enterprise Resource Planning) como para dejar de usar el que está implementado? varias cosas. En principio la tecnología. Es usual que al día de hoy haya empresas aún saliendo de sistemas en MS-DOS, prácticamente sin uso del mouse y con monitores monocromáticos. En los temas funcionales los ERP actuales son mucho más abarcativos de las actividades de la compañía, así como sus interacciones con organizaciones externas tales como los bancos, las agencias de control impositivo, los proveedores, los que realizan la logística, etc. De hecho, 20 años era un mero auxiliar operativo y hoy el ERP es, en general, el eje que articula toda la información de la empresa .
¿Todavía no está seguro si debe cambiar el software de gestión? He descubierto este artículo “El momento adecuado para actualizar el ERP” en EvaluandoERP que lo ayudará a reflexionar.

En el sistema viejo los usuarios finales del ERP cargaban muchos menos datos y funcionaba

Este es uno de los grandes puntos de reclamo de los usuarios finales del ERP, y la verdad que es exactamente así. Los sistemas más viejos, al ser mucho menos abarcativos y realizar menos funciones, requerían de menor registro de datos. Lógicamente, también daban mucho menos información a la dirección de la empresa y realizaban menos tareas. Los sistemas actuales exigen ser alimentados de mucha más información. Por ejemplo, es usual que a los clientes se les carguen coordenadas de localización geográfica, que en los artículos se carguen referencias a códigos internacionales, o tiempos de entrega (lead times) de diferentes insumos de proveedores, etc. Esos datos antes no se utilizaban ya que los ERP no ruteaban entregas, o tampoco realizaban programas de compras.

Si los usuarios finales del ERP se equivocaban lo podían modificar sin problemas

Este es quizás el reclamo más típico. Los usuarios finales del ERP cargan erróneamente una factura, o una orden de compra, o una cobranza y quieren modificarla una semana después sin que queden rastros de dicha operación. De hecho en muchos sistemas de principios de los 90s, o incluso más recientemente en ERP pequeños, esto se hacía sin mayores inconvenientes. El caso es que cuando hoy un ERP genera una factura, usualmente, la informa al órgano fiscal, al proveedor de logística, genera el asiento contable, etc. Cuando se ordena el pago a un proveedor se emite e imprime automáticamente el cheque y las retenciones (en los países dónde se practica una retención impositiva), que también son informadas al organismo fiscal. De este modo, revertir una transacción que se ha hecho implica una operación mucho más cuidadosa, que requerir, al menos:

  • Autorizaciones.
  • Revisión de documentación.

Por otra parte hace 20 años los sistemas ERP eran solo apoyo de las operaciones manuales. El sistema informaba la cuenta corriente pero con frecuencia, se controlaba contra los comprobantes. Lo mismo ocurría con el inventario, o con casi toda la información.

Hoy, la única realidad de la empresa, es lo que dice el ERP, de modo que es esencial que lo que se modifica en el sistema tenga niveles de auditoría y procedimientos muy controlados por la dirección para evitar errores, pero fundamentalmente desfalcos. Y si quiere estar seguro de la seguridad del ERP de su empresa, le recomiendo leer los siguientes artículos:

No deje de hacer el diagnóstico de la seguridad

El sistema viejo funcionaba mucho más rápido

En este punto confluyen varios factores, y creo que es importante enumerarlos:

  • Si los usuarios finales del ERP usan un sistema durante diez años poseen una destreza de uso importante. En un sistema nuevo, así sea igual de rápido que el anterior, estos usuarios tendrán varios meses hasta llegar al mismo nivel de uso que ya tenía, especialmente cuando en el viejo sistema sólo se manejaba con teclado y en el nuevo requiere usar mouse.
  • Los sistemas ERP nuevos, como ya fue escrito más arriba en esta nota, requieren bastante más registro de información lo cual genera mayor tiempo de carga. Esto llevará a operaciones más precisas y automáticas para lo que sigue en la cadena de eventos. Por ejemplo el picking o las entregas de artículos solo por mencionar dos casos.
  • La tecnología de caracteres de principios de los 90s estaba muy orientada a la carga masiva, no así las interfases que vinieron después, tanto la GUI ( Graphic User Interfase) como la web. Esto conspira, en cierta medida, contra la velocidad de operación.
  • La tecnología de motores de base de datos se orientó a agilizar enormemente la obtención de información, y esto, en alguna medida, se realiza en detrimento de los tiempos de carga. Hoy se obtiene cualquier resultado de una base de datos cientos de veces más rápido que en tecnologías obsoletas como los archivos DBFs. No obstante el tiempo de inserción de datos no es muy diferente.

Conclusión

Aunque las quejas son razonables y atendibles, no hay que perder de vista que un software ERP o de Planeamiento de Recursos Empresariales, no se instala en la empresa para mayor comodidad de los usuarios finales del ERP, sino para que la compañía obtenga beneficios tales como más información gerencial, mayor automatización, mayor eficiencia, mejora de tiempos de respuesta o menor dependencia de personas específicas. Por este motivo la cuestión de la resistencia al cambio muchas veces deviene de cuestiones irracionales, otras veces no tanto, pero ese ya es un tema de otro análisis.

Oscar Alvarez Rubado alvarez.rubado@gmail.com

 

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