¿Qué Software es apto para su empresa?

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Como hemos señalado en diversos artículos la existencia de un plan o maqueta de negocio es fundamental para una implementación exitosa de un software de gestión de recursos empresariales (ERP). Aunque la mayoría de los proveedores de software ERP (Enterprise Resource Planning), consultores e integradores de sistemas afirman que se centran en los procesos de negocio, la mayoría no lo hacen bien. De hecho, una simple revisión de gran parte de los entregables de un ERP prediseñado son plantillas (templates) que otros integradores de sistemas y consultores han creado y que, en gran cantidad de casos, dejan mucho que desear.

Diversos estudios muestran que un factor que contribuye a altas tasas de fracaso del software de administración de recursos empresariales (ERP – Enterprise Resource Planning) es la falta de enfoque en la gestión de procesos de negocio, los mapas de procesos y la panacea de los pre configurados.

Antes de aclarar la diferencia entre toda regla de gestión de procesos de negocios y procesos pre configurados, es útil entender la importancia de esta actividad crítica. Los procesos empresariales de una organización sirven como el fundamento de toda la implementación. En otras palabras, varias actividades clave se basan en procesos de negocio claramente definidos incluyendo:

  • Documentación de formación de usuarios.
  • Pruebas piloto.
  • Gestión del cambio organizacional.
  • Definición de perfiles de seguridad.
  • Los planes de formación de usuarios finales.
  • La realización de beneficios.

Sin definir claramente los procesos de negocio, roles y responsabilidades organizacionales en el nuevo sistema, y ??las métricas relacionadas con el rendimiento, las empresas, sin duda, van a terminar con un software de administración de recursos empresariales (ERP) que no está bien alineado con las necesidades empresariales y el software de gestión no entregará los beneficios de negocio esperados.

Hacia un enfoque de negocio

Aquí hay cinco elementos que deben buscarse al evaluar si su proyecto tiene el grado justo de enfoque en la gestión de procesos de negocio.

1. Listas de control de software pre configurados frente a procesos principio-fin (end-to-end) de flujos de trabajo de procesos de negocio

Lo que hay que recordar acerca de la mayoría de los consultores e integradores de sistemas de gestión de recursos empresariales (ERP) es que se centran en la funcionalidad del software, no en el negocio, por lo que la mayor parte de su foco está en la definición de lo que necesitan saber a fin de configurar el software correctamente. Si bien esto es ciertamente importante para una implementación exitosa, es un enfoque miope que, por lo general, se traduce en una mala definición de los procesos y la aceptación del usuario de los nuevos procesos sin comprender mucho qué está aceptando.

Por ejemplo, se han encontrado que la mayoría de los entregables de integradores de sistemas SAP pre configurados, por lo general se leen como una lista de alto nivel de los requerimientos del negocio en lugar de ser documentación que ayude a los empleados entender los flujos de trabajo de procesos desde el inicio hasta el final. Si este es el caso de su aplicación ERP, entonces es posible que desee revisar su proceso global de negocios con un visión de gestión, para asegurar que su equipo de proyecto tiene un enfoque más eficaz.

2. El dilema para aceptar los procesos de negocios: Cómo es frente a cómo debe ser

También conocido como As is versus To Be. Aunque las empresas deciden implementar el software ERP, con la intención de mejorar y automatizar procesos de negocio, la mayoría terminan con un producto que en gran medida abre senderos para replicar las ineficiencias operativas existentes. Este es el síntoma de un problema más profundo, que es la falta de enfoque en la definición de “lo que deben ser” los procesos de negocio.

Algunos proveedores de aplicaciones de gestión ERP e integradores de sistemas agravan más este problema por un exceso de speech de venta y por tergiversar el uso de frases como “soluciones pre-configuradas” y “mejores prácticas del sector”, que suelen ser simples inventarios de las formas en que los últimos clientes han automatizado sus operaciones de negocio de manera ineficiente.

Las organizaciones más exitosas en sus implementaciones de software de administración de recursos empresariales (ERP), son los que se toman el tiempo para definir sus “cómo deben ser” los procesos de negocio antes de implementar un nuevo software, en lugar de confiar en el humo y los espejos de colores de las “mejores prácticas de la industria” listas para usar que, por lo general, no existen.

3. Mapeo de procesos de negocios en comparación con la optimización y reingeniería

Además de un enfoque en el “cómo debe ser” contra “tal y como son” los procesos (As is), uno de los beneficios más importantes de una verdadera administración de procesos de negocio es el foco en la mejora de los mismos.
Aún entre los pocos integradores de sistemas que tienen algún nivel de concentración en el mapeo de procesos de negocio, la mayoría trabaja en optimizar la documentación de los procesos de negocio que entrega, en lugar de identificar maneras mensurables que estos procesos pueden ser mejorados. A la hora de evaluar el enfoque de su proyecto ERP sobre la optimización y reingeniería de procesos de negocio, observe lo bien que su equipo de trabajo o firma consultora incorpora metodologías sólidas y la experiencia empresarial en el proyecto.

4. Implementación de procesos de negocios antes y durante la implantación del sistema ERP.

No importa lo bien que se ven en el papel, procesos de negocios que, aparentemente están bien definidos. Son inútiles si no son adoptados por su organización, y no van a ser adoptados por sus empleados si no se toman las medidas claves para poner en práctica los nuevos procesos. Tal vez el enfoque más deficiente es asumir que la simple implementación de un nuevo software con mejores procesos se traducirá en la mejora de los procesos de negocio de su empresa, lo cual no es verdad.

Los empleados deben ser entrenados en nuevos procesos de negocio, incluyendo cómo será el flujo de trabajo (Workflow) y cuál será su papel será en el nuevo entorno, lo cual es mucho para cubrir en la formación del usuario final a tan sólo unas semanas antes de la entrada en funcionamiento. Por esta razón, muchas consultoras son contratadas para ayudar a implantar cambios en los procesos y mejoras en paralelo, o incluso antes, de la implementación del ERP. Esto ayuda a que los empleados digieran los cambios en dosis y permite a la organización identificar y reconocer los beneficios inmediatos incluso antes de que la implementación del software se lleve a cabo.

5. Roles, responsabilidades y cambios organizacionales

A partir de la decisión de mejorar, los nuevos procesos de negocio y los mejores sistemas de ERP para apoyar tales procesos pueden ser prometedores y grandiosos. Pero es la gente y la organización los que harán que los cambios sucedan. Para que la aceptación sea plena y los beneficios se concreten, los empleados necesitan entender, aceptar y ser dueños de los cambios en los procesos de negocio, incluyendo sus funciones y responsabilidades en el nuevo modelo operativo.

Finalmente, para una implementación de ERP, un plan o maqueta del negocio es importante. Sin embargo, es sólo un componente de una metodología de gestión empresarial más amplia.

Traducido y adaptado por la División Consultoría www.evaluandoerp.com con autorización de Panorama Consulting.

 

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