Siempre es un riesgo no educar a los usuarios de ERP (Planificación de Recursos Empresariales) de manera adecuada al momento de implementar un sistema. A largo plazo, esto puede ocasionar la pérdida de productividad o la sensación de que no estamos aprovechando nuestro sistema. A continuación detallamos una lista de los cinco errores que deberían evitarse al momento de planear la educación de Planificación de Recursos Empresariales.

La adopción del usuario final es fundamental para obtener una implementación de software exitosa y su utilización continua. Si los usuarios de ERP no son competentes, el software será percibido como inutilizable, demasiado complejo y como la solución incorrecta porque no puede devolver un retorno de la inversión susceptible de ser demostrado.

Error #1 – Cuando no comprendemos que es una cuestión de educación y no de capacitación

Existe una diferencia clara entre capacitar y educar. Capacitar consiste en la explicación y la demostración de la manera en la que se debe realizar una actividad. Educar es explicar las razones por las cuales esa actividad se lleva a cabo y el papel que juega en los procesos de negocios de la organización. Los programas de capacitación muchas veces ponen el foco en la forma en la que el software se utiliza.

Por ejemplo, el usuario que ingresa órdenes de venta necesita entender cómo el ingreso de una orden en forma incorrecta puede afectar negativamente al área de compras, fabricación y cuentas a cobrar – ni hablar de la satisfacción al cliente.

Error #2 –El hecho de no combinar el aprendizaje formal con el informal

El aprendizaje formal consiste en la adquisición de conocimientos en un ambiente estructurado (aula), mientras que el informal es aquel que tiene lugar de un modo desestructurado (como lo que obtenemos como resultado de un trabajo). Brindar educación formal es fácil, pero la educación informal podría consistir en elementos tales como la ayuda sensible al contexto o como los cursos insertados dentro del software.

Error #3 – La utilización de un solo medio educativo

La educación debería tomar en cuenta y entender que las personas aprenden de modos diferentes. Utilizar una combinación de medios de aprendizaje, como leer, ver y realizar aumenta la retención del conocimiento. Esto podría darse con una variedad de métodos como las clases tutoriales a través de la web, las guías del usuario o los recursos relacionados con las preguntas frecuentes para las consultas en el lugar de trabajo.

Error #4 – Falta de planificación para una educación a largo plazo

La educación relacionada con el software empresarial es un ciclo continuo. La necesidad educativa no se agota con la implementación ni con la “puesta en marcha”. Los empleados nuevos, los cambios en la organización (procesos y recursos humanos) y las actualizaciones del sistema, todos ellos alientan una necesidad continua de permanencia por encima de la educación. Los programas educativos más efectivos establecen la habilidad y la aceptación del usuario a nivel inicial al momento de la implementación y también mantienen y desarrollan la competencia del usuario en el largo plazo. El ciclo educativo es un proceso continuo de evaluación, de planificación, de capacitación y de soporte.

Error #5 – Considerar que la educación es un gasto

En tanto el software empresarial evoluciona, las organizaciones no deberían considerar que la educación es solamente un gasto, sino que es una inversión. Los negocios inteligentes reconocen que para darse cuenta del valor que se vislumbra en una inversión relacionada con el software empresarial, los usuarios tienen que poder utilizar el software de forma competente y sostener dicha capacidad a lo largo del tiempo.

La educación debe conllevar más que un esfuerzo que solo consiste en tildar la casilla correcta y decir “esto ya lo hice”. La educación debe ser eficaz, y para lograrlo, es necesario informar y alinear a los usuarios de ERP sobre el porqué, el qué y el cómo del impacto que el software tendrá sobre ellos, sobre los procesos y las operaciones; utilizar un enfoque de aprendizaje combinado (blended learning); soportar el aprendizaje formal e informal; ser constante y cambiar para satisfacer las necesidades de las organizaciones y del usuario continuo.

Consejos que deben tener en cuenta los usuarios de ERP:

Por División Consultoría de Evaluando Software.

 
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