¿Qué Software es apto para su empresa?

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Si bien planificar el proceso de evaluación y selección es importante, las “demos” son la oportunidad de ver un poco más allá del análisis del RFP (Request for Proposal). Si no se hacen correctamente, la evaluación será más costosa, tomará mucho más tiempo, y probablemente se transforme en algo similar a un concurso de belleza. Cuando interviene la subjetividad y las promesas del proveedor influyen en la decisión final del equipo de evaluación, prepárese para elegir a la más bonita pieza de software, coronarla como reina y gastar el dinero en viaje, tratamientos de belleza, peinados y maquillaje.

Es bien sabido que la selección del paquete de software incorrecto puede hundir a un ERP, CRM o cualquier otra aplicación de software antes de estar en régimen de producción. Puede minimizarse este riesgo realizando un proceso de evaluación profesional y a conciencia. Existen una amplia variedad de herramientas y recursos para ayudar a seleccionar software y proveedor/ implementador. Cómo seleccionar el mejor software ERP para su empresa y no morir en el intento es parte de nuestro trabajo de divulgación. Las demostraciones son una parte del proceso que, por falta de preparación y gestión, pueden derivar fácilmente en la compra de un paquete malo o en la elección de una empresa poco responsable.

Tal vez se haya preguntado: Las demostraciones de productos ERP’s ¿Para qué sirven? y ¿Cómo aprovecharlas? Este artículo es una guía para manejar las demostraciones con el fin de evitar que la seducción de los vendedores influyan en la evaluación

Las demostraciones de software formales deben hacerse con una lista corta de dos o tres productos. Como requisitos previos para iniciar las demos, se debe contar al menos con una lista detallada de requisitos y claridad en cuanto a cómo analizar el ERP de un proveedor.

12 recomendaciones para manejar las demostraciones de software

  1. Hacer un plan de dos rondas de demostraciones de software.
    Esto debería ser tiempo suficiente para completar la evaluación de la funcionalidad y atar cabos sueltos. Dependiendo de la complejidad del proyecto y de su empresa, puede ser una demostración integral, una demostración módulo a módulo o solo de las partes claves del negocio.
  2. Establecer una agenda clara para cada sesión (incluido un calendario para cada tema).
    Trabaje con los vendedores para establecer el orden del día, pero no deje que ellos establezcan las prioridades. Por lo menos en la primera ronda de demostraciones, la agenda del día deberá ser idéntica para cada proveedor, cualquiera sea el tipo de demostración,. Además, es importante focalizarse primero en los requisitos importantes que conducen a la decisión. Estos incluyen requerimientos específicos y los que en las matrices de evaluación tienen la más alta prioridad.
  3. Ofrecer al vendedor una actividad introductoria para que le explique la navegación básica del software.
    Esta actividad inicial permite al vendedor descargar su discurso de ventas mientras demuestra la navegabilidad del producto, despejando el camino para profundizar los aspectos que a usted le interesa evaluar.
  4. Fomentar un ambiente de equidad.
    Durante una ronda de demostraciones, el lugar de reunión y el método de hacerlas, en la oficina de la empresa vendedora o remota, debe ser el mismo para cada proveedor. Se trata de nivelar el campo de juego. Si un vendedor realiza una demostración en la oficina y otro hace lo mismo a distancia, ¿Quién cree que tiene la oportunidad de dejar la mejor impresión? Esta impresión puede tener poco que ver con el software. Aliente a todos los proveedores a ser anfitriones a la hora de hacer sus demostraciones.
  5. Solicitar que los demostradores sean del equipo titular.
    Se trata de personas que realmente entienden el negocio, conocen el software y, cómo mostrarlo. Si el demostrador no está familiarizado con el software, el resultado puede ser que buen paquete parezca insuficiente. Esto no necesariamente es un problema del vendedor, ya que puede convertirse en el suyo si se selecciona el software erróneo.
  6. Educar al equipo sobre la forma de aplicar el método de puntuación.
    Hay una amplia variedad de criterios para la selección de software empresarial y formas para hacerlo. La mayoría de los métodos para evaluar la funcionalidad del software incluyen un sistema de puntuación que cuantifica la medida en que el software responde a una necesidad de negocio en particular. El equipo tiene que saber cómo usar el método para calificar adecuadamente lo que ven en el software y las respuestas del proveedor a preguntas específicas. Independientemente del método de calificación, si el vendedor prometió que cierta funcionalidad estará disponible en futuros raleases o versiones, pida ver la documentación de diseño para probarlo. Si esa documentación no existe, no dé crédito a lo que el proveedor le diga. Y si existe, dele un crédito limitado.
  7. Equiparar el juego de datos que se usan.
    Si un vendedor utiliza para la demostración una muestra representativa de datos de su negocio, asegúrese que el otro proveedor haga lo mismo. De lo contrario, estará desatendiendo la recomendación 4 y le dará a un vendedor una ventaja injusta. Todos los vendedores saben que el uso de los datos de su empresa para una demostración hace que su software sea “menos extraño” o más atractivo para el equipo de evaluación. Recuerde, esto no tiene nada que ver con lo que el software realmente puede hacer.
  8. Asegurar que todos los vendedores realizan demostraciones con la versión de producción del software y en las tecnologías que normalmente lo implementan.
    Lo que se debe evitar son demos con el software, bases de datos y otras tecnologías que no son representativos del producto real. Aunque no es común, algunos vendedores modifican pantallas y programas antes de las demostraciones para que parezca que el software cumple con un requisito específico.
  9. Requerir al proveedor que demuestre la versión de software a implementar (por lo general la versión actual).
    Cuando un vendedor quiere mostrar una versión anterior, podría significar que la versión actual no está lista aún para trabajar adecuadamente.
  10. Concientizar al responsable del proyecto de evaluación sobre su rol como intérprete.
    Aunque el vendedor y el equipo están hablando el uno al otro durante la demo, esto no significa que se están comunicando. Los vendedores y los usuarios provienen de mundos diferentes, utilizan diferentes terminologías, y las palabras se pierden en la conversación. Es el trabajo del responsable del proyecto de evaluación garantizar la comunicación y el entendimiento.
  11. Otorgar el rol de árbitro al responsable proyecto de evaluación.
    Esto incluye garantizar la ejecución de la agenda del día, la participación de todos los miembros del equipo de evaluación, que el vendedor responda a las preguntas y demostrar el software, no sólo hablar de lo que el producto hace.
  12. Realizar una reunión con todo el equipo presente, inmediatamente después de cada demostración.
    Deje tiempo al final de cada demostración para el equipo para discutir lo que aprendieron, calificar el paquete, elaborar un documento de preguntas cuando las capacidades del software no están claras. Por supuesto, este segmento de la reunión no incluye el vendedor. Cuando esto no se lleva a cabo inmediatamente después de cada demostración, el equipo tendrá inconvenientes para recordar lo que vieron. Además, dos personas que asistieron a la misma demostración puede irse con percepciones muy diferentes.

¿Tiene experiencia en demostraciones? ¿Se sintió engañado por la demostración de software? lea lo que le pasó a Enrique y sepa como evitarlo.

Fuente.
Adaptado por la División Consultoría de Evaluando ERP

 

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