Una de las actividades que se desarrolla en los procesos de selección de un ERP es el de invitar a distintos proveedores a que presenten demostraciones de sus productos. Nuestra experiencia nos demuestra que estas actividades suelen insumir gran cantidad de tiempo y recursos, tanto para las empresas en proceso de búsqueda de su ERP como para los proveedores de software. Y que además, no siempre son efectivas. Posiblemente esto se deba a que se depositan demasiadas expectativas sobre una actividad que, por sí sola, es muy limitada como para ser la base de una decisión de incorporar un ERP a una organización. Por esto consideramos que es una actividad a desarrollar dentro del contexto de un proceso de selección en el cual se desarrollan una serie de actividades complementarias.

Entendemos que toda empresa que esté planificando una instancia de desarrollo de “demos” debería tener claras las respuestas a las siguientes preguntas:

  • ¿Cuál es el mejor momento del proceso de selección para desarrollar una demo?
  • ¿Qué objetivos se deberían esperar de esta actividad? ¿Para qué se hace?
  • ¿Cuál es el resultado concreto que se obtendrá y el impacto en el proceso de selección?

En este artículo abordaremos posibles respuestas a estas preguntas, a partir de nuestra experiencia en participación de procesos de selección de software ERP en numerosas empresas de distintas industrias.

¿Cuál es el mejor momento del proceso de selección para desarrollar una demo?

Tal vez es más sencillo plantear la pregunta desde la negativa: ¿cuál es el peor momento, o el menos indicado, para realizar las “demos”? Este momento “no recomendado” es al inicio del proceso de selección, cuando se tiene poca información del producto y del proveedor del servicio de implementación. La complejidad asociada a la elección de un sistema ERP amerita también un proceso dotado de una secuencia lógica que permita la adquisición progresiva de información respecto del software y del potencial implementador del mismo.

En este contexto, la realización de la demostración de producto debería realizarse una vez que se cuente con información suficiente a fin de:

  • Hacer un uso efectivo del tiempo del que se dispone para el proceso de selección: no asistir a demostraciones de productos que no satisfacen requerimientos iniciales (funcionales, tecnológicos) pre-establecidos.
  • Aprovechar la instancia para evacuar dudas, analizar aspectos específicos que pueden resultar de interés para la compañía, verificar el cumplimiento de aspectos críticos que pueden salir de lo estándar, etc.

En resumen, debería realizarse esta actividad con la participación de una “lista corta” de sistemas ERP candidatos, que hayan pasado un análisis inicial que podría realizarse a partir de presentaciones de propuestas técnicas y económicas en respuesta a un primer RFP (Request for Proposal). Asimismo, al momento de asistir a las demostraciones, los asistentes – evaluadores deberían contar con información suficiente sobre el producto que les permita realizar consultas puntuales, profundizar en algún aspecto específico de especial interés, etc. ¿Qué objetivos se deberían esperar de esta actividad? ¿Para qué se hace?

En general se observa que los objetivos no están previamente definidos y esto atenta contra la efectividad y utilidad final de la actividad. En nuestra experiencia de participar en procesos de selección de sistemas ERP aplicamos un criterio de “demo guiada”: se definen “casos de uso” y se le asigna a cada proveedor un tiempo para la exposición de los mismos. Nos ha dado buenos resultados, ya que permite comparar de qué manera una misma situación es resuelta por distintos sistemas, lo cual en la práctica resulta más efectivo para evaluar un producto que habilitar demostraciones “libres”, de las cuales una vez finalizadas se recuerda bastante poco.

Es muy importante tener en claro el para qué se hace la actividad, antes de comprometer recursos propios y ajenos en el desarrollo de la misma. La empresa debería fijar los objetivos que pretende lograr y también qué recursos propios debería asignar para que participen de la misma.

Algunas respuestas posibles a la pregunta “¿Para qué asistiremos a demostraciones de producto?” podrían ser:

  • Para verificar la forma en que resuelve aspectos críticos del negocio
  • Para chequear aspectos referidos al uso del sistema (facilidad, practicidad, cuán intuitiva es la interfaz gráfica, etc.)
  • Para verificar la forma en que el proveedor del servicio de implementación del software es capaz de comprender y adaptarse a las pautas establecidas por la empresa (por ejemplo, al mostrar los casos de uso tal y como fueron planteados por la empresa)
  • Para hacer consultas sobre aspectos dudosos o que pudieran tener alto impacto en el proyecto de implementación

¿Cuál es el resultado concreto que se obtendrá y el impacto en el proceso de selección?

El resultado de la demostración de producto debería ser una evaluación formal de cada uno de los sistemas evaluados por parte de los asistentes que sea utilizado como un input más al proceso final de toma de decisión del ERP a incorporar en la compañía. Por lo general es una actividad que aporta información valiosa, siempre y cuando sea un proceso planificado en donde se establezcan los objetivos, metodología, participantes y métricas de evaluación a utilizar.

El proceso de asistir a demostraciones de producto en general suele estar sobredimensionado en cuanto a su real utilidad. Esto se debe a que se depositan más expectativas en la actividad que las esperables de la misma. Por esto consideramos que el impacto en el proceso de selección es importante pero no determinante, y es un elemento más que debe considerarse junto con otros para alimentar un proceso de toma de decisiones racional, que finalice con la elección del sistema ERP a incorporar en una organización.

Por la Lic. Cecilia Casanova,
Pragmática Consultores – Socia – www.pragmaticaconsultores.com

Recomendamos solicitar “Qué le pasó a Enrique y cómo evitarlo” una curiosa y agradable anécdota de lo que sucedió después de una demostración.

 
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