La cancelación del contrato de mantenimiento del ERP con su proveedor no crea una situación de “final del camino”. Puede ser un paso clave en la gestión proactiva de su estrategia de ERP de cara al futuro. Debe prepararse para la vida después de la cancelación de contrato de mantenimiento con su proveedor de ERP mediante la adopción de las diferentes acciones.

Prepárese para una auditoría de licencia de software

Los clientes han informado que el proveedor de software realiza una auditoría para contabilizar las licencias que efectivamente se encuentran en uso. El proveedor de software puede buscar una forma de llenar la brecha de ingresos que no tendrá, aunque algunos clientes que han cancelado el contrato de mantenimiento con su proveedor de ERP dicen que no fueron auditados. Los proveedores son cuidadosos al auditar clientes que abandonan su mantenimiento, ya que esto podría ser considerado por el usuario como represalia.

Evite el costo potencial de la “rectificación” de licencias realizando, periódicamente, una auto-auditoría para asegurar que su empresa no está violando el acuerdo de licencia de software.

Desarrollar y seguir una hoja de ruta

Si el período sin mantenimiento es a corto plazo (por ejemplo, mientras que la empresa se encuentra en medio de una interrupción de la tecnología) o de largo plazo, los responsables del ERP deben asegurarse de que el enfoque de recibir soporte técnico de aplicaciones ERP se alinea con los objetivos de la empresa de manera que el servicio apoye el negocio a medida que evoluciona con el tiempo.

La aplicación ERP envejecerá, y el grupo de expertos internos y externos con las habilidades requeridas se reducirá con el tiempo. En algún momento, la empresa tendrá que actualizar o reemplazar los productos envejecidos.

Crear una estrategia independiente para salir de mantenimiento y soporte como parte de la próxima fase de su estrategia a largo plazo ERP presenta algunas opciones:

  • Migrar a una versión futura de producto del proveedor titular, licenciando adecuadamente el nuevo software, y volviendo al servicio de mantenimiento y soporte de producto.
  • Migrar a los productos de un proveedor diferente y contratar licencias apropiadas para el mantenimiento y soporte de producto.
  • En cualquier caso, la empresa debe asegurarse de que el presupuesto se asigna en el marco temporal de la migración para cubrir los costos de licencia, el nuevo mantenimiento, el contrato de soporte de productos y el trabajo de desarrollo e implementación requerido para moverse hacia el nuevo producto.

Desarrollar planes de contingencia

El apoyo técnico al ERP se proporciona como un servicio que puede ser abierto a la compulsa o concurso público. Tendrá su SLA y, de no cumplirse, podría encontrarse con una calidad de servicio que cree la necesidad de cambiar de proveedor. Como parte del plan de contingencia incluya:

Cómo manejar código creado por su actual proveedor que será una parte de la solución ERP que deberá apoyar el nuevo.
Prever la forma de proceder en caso de una situación de incompatibilidad creada por las mejoras a las tecnologías en que se basa la aplicación ERP.

Algunos proveedores de soporte ofrecen servicios diseñados para garantizar que pueden ejecutar las aplicaciones durante muchos años, incluyendo servicios técnicos especializados para certificar nuevas combinaciones de infraestructura o para hacer frente a los problemas de compatibilidad del navegador. Estos pueden no estar disponibles como parte de los servicios de una empresa de consultoría o cuando se intenta dar soporte con medios propios.

Plan de futuras compras / descargas de software

¿Qué pasa si la empresa necesita más licencias del software de las que ya posee? Los acuerdos de licencia son normalmente separados de los contratos de mantenimiento, por lo que los proveedores pueden vender más sin requerir éste último. ¡Y seguro que lo harán!

Uno de los clientes de ERP informó que después de cancelar el contrato de mantenimiento con su proveedor de software, pensaba que ya no tenía acceso a la capacidad de entrega electrónica de software. No pensaron que podían comprar un producto nuevo, mediante el inicio de sesión en el portal, o pagar por una suscripción a la nube de contenido, ya que el vendedor no tendría un mecanismo para ofrecer la compra. Este es un error común.

Algunos portales de los proveedores de ERP no están construidos para limitar el acceso del cliente a aquellos productos que están autorizados para utilizar a través de una licencia de software.

Junto al asesor legal revise sus derechos de descarga de software tanto en el contrato de licencia como en el de mantenimiento, para entender si éste último está ligado a la capacidad de descargar nuevo software, ya que en las compras futuras de licencias al proveedor puede tener que invocar este vacío contractual.

contrato de mantenimiento - evaluandoerp

Desarrollar una estrategia para el mantenimiento de las compras futuras de software al proveedor

Los proveedores del Tier 1 han adoptado un enfoque de “todo o nada” en los acuerdos de mantenimiento, manifestando que no van a proporcionar el mantenimiento de algunas de sus aplicaciones, módulos, versiones y otros. Esto se aplica sobre todo a las compras agrupadas en una licencia “enterprise” que abarca numerosos productos, módulos y versiones.

Un escenario en el que esto se aplica es si el cliente tiene licencia (y el mantenimiento) para el módulo de finanzas y el de gestión del capital humano (HCM). Digamos que la aplicación de finanzas no se ha actualizado y ya no es la última. Sin embargo, el módulo HCM se actualiza cada vez que está disponible un parche. La empresa quiere renunciar a futuras actualizaciones para la aplicación de finanzas y quiere dejar de pagar el mantenimiento de los servicios que no utilizará. No se puede cancelar el mantenimiento de la parte de finanzas del contrato y dejar la parte de HCM intacta si tienen licencia bajo un único contrato. Pero puede realizarse, si los dos productos fueron comprados bajo acuerdos diferentes y tienen contratos de mantenimiento por separado. El cliente debe ser capaz de cancelar el contrato de mantenimiento del proveedor de ERP para uno y no el otro.

Otro escenario en el que esto se aplica es cuando el proveedor otorga licencias a un nuevo módulo o producto bajo una licencia de empresa existente. El vendedor puede negarse a proporcionar un contrato de mantenimiento para el nuevo contenido ya que los productos previamente autorizados no son compatibles a través de su oferta de mantenimiento.

Antes de comprar nuevas licencias, revise el lenguaje en los acuerdos de licencia existentes para comprender las limitaciones que resulten de aplicación. Además, trabaje con un asesor legal para estructurar futuras compras separadamente de los acuerdos existentes con el fin de eliminar el problema de “todo o nada”.

Fuente: What to Consider Before Cancelling Your ERP Vendor’s Maintenance Agreement and Switching to Third-Party Support, Gartner
Traducido y adaptado por la División Consultoría de EvaluandoERP.com

 
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