En un sentido amplio, por información debe entenderse cualquier entidad tangible o intangible capaz de reducir la incertidumbre sobre un estado o suceso. Como consecuencia, va a producir un efecto sobre el comportamiento de un individuo y de la empresa. Por tanto, no tiene sentido hablar de información si no existe un destinatario que la reciba y para quien sea significativa, es decir, provoque un efecto sobre él.

En esta línea, podría considerarse que los datos serían el input o entrada de un proceso en el que se analizarían y recibirían un tratamiento que los convertiría en información siempre que ésta sea útil para un decisor o usuario concreto. Desde un punto de vista funcional, el sistema de información es el encargado de proporcionar a aquéllos los elementos informativos necesarios en el proceso de decisión en un tiempo y en un formato adecuados.

Por su parte, atendiendo a su composición, un sistema de información es un conjunto ordenado de elementos muy distintos entre sí, entre los que podemos destacar:

  1.  Los  recursos físicos.
  2. Los principios en los que se basa.
  3. Las personas.
  4. Los datos.
  5. Los procesos que se desarrollan en él.

Para poder cumplir con su principal cometido, el sistema de información debe identificar los datos relevantes, recogerlos, almacenarlos, transformarlos en información atendiendo a sus distintos usuarios y ponerla a disposición de aquellas personas que deban usarla en sus procesos de decisión.

En consecuencia, el sistema de información se situaría entre los decisores y los procesos que han de gestionarse. Este planteamiento nos puede llevar a considerar que los decisores actúan como demandantes —usuarios— de información, siendo el sistema de la empresa quien la oferta. Esta consideración del sistema de información de la empresa se enmarca dentro de lo que se conoce como Economía de la Información.

Ahora bien, en función del control que ejerzan o puedan ejercer sobre el sistema de información, los usuarios —o demandantes— de la información proporcionada por el sistema de información de la organización, pueden dividirse básicamente en:

En el caso concreto de la Contabilidad, parte principal formalizada del sistema de información, esta distinción genera dos ámbitos informativos distintos. Por una parte, la Contabilidad Financiera encargada de elaborar las Cuentas Anuales, la información que se suministra a los distintos usuarios externos que además tienen objetivos y, por tanto, necesidades diferentes, por lo que se puede denominar multipropósito y multiusuario.

Por otra parte, la Contabilidad para la Gestión se encarga de captar, registrar, elaborar y comunicar buena parte de la información que han de utilizar los usuarios internos, los gestores o directivos, para gestionar la empresa. Éstos se caracterizan porque interactúan activamente con el sistema de información de la organización, ya que pueden influir sobre los procesos y tienen la potestad de requerir al sistema aquella información que precisan para tomar decisiones. En concreto, la que se refiere tanto a las transacciones que la empresa realiza con el exterior como al movimiento interno de valores, así como otra información interna que no suponga la modificación de valores y, por último, información sobre el entorno.

Los sistemas de información empleados en la gestión empresarial

Los sistemas de información han de abastecer los procesos decisionales que caracterizan la gestión empresarial. Por otra parte, aunque existían mucho antes de que se desarrollarán las tecnologías informática y de las telecomunicaciones (TIC), en la actualidad es tal su importancia que no se conciben sin apoyarse en las TIC. De hecho, en el ámbito de los sistemas de información puede hablarse de un antes con capacidades limitadas y un después en el que éstas se han ampliado enormemente. La planificación de los sistemas de información está íntimamente unida a la de la empresa en su conjunto.

Por ello, los primeros sistemas de información estaban orientados a dar respuesta a las necesidades informativas de empresas que habían crecido y que tenían que afrontar una complejidad creciente de sus actividades y en entornos cada vez más variables.

Ello obligó a pasar de organizaciones centralizadas a otras descentralizadas, donde los procesos de decisión se repartían por las distintas funciones o unidades con una mayor autonomía. Lógicamente, estas grandes empresas trabajaban con información procedente de distintos sistemas. Cada uno de ellos proporcionaba una multitud de datos necesarios para la gestión, de ahí que su volumen dificultaba la toma de decisiones, se reducía la comunicación entre las funciones organizativas, siendo necesario introducir los mismos datos en diferentes momentos de tiempo y en distintas aplicaciones. En consecuencia, la empresa tenía que hacer frente a elevados costos de mantenimiento. En esta situación resultaba necesario realizar un mayor esfuerzo para coordinar la actuación de todas estas funciones de la compañía.  No obstante, esta tarea no resultaba fácil por diversos motivos, por lo que comenzaron a generarse consecuencias negativas para la empresa desde un punto de vista global, que también tuvieron su reflejo en los sistemas de información, entre las que destaca la creación de las denominadas islas informativas.

Para superar esta situación provocada quizá por un excesivo énfasis en la eficiencia, comienza a imponerse una nueva visión que pone también su acento en la eficacia y una mayor orientación hacia el cliente. Se considera que la clave del éxito radica en que la empresa gestione sus procesos básicos con la suficiente flexibilidad para poder responder adecuadamente a las necesidades de los clientes. Por consiguiente, se pasa de una articulación de la empresa en funciones verticales que en muchos casos llegaron a ser estancas, a centrarse en los procesos que son los que realmente crean valor y que atraviesan horizontalmente las diferentes funciones empresariales clásicas.

La gestión por procesos tiene como objetivo aumentar el resultado de la empresa a  través de conseguir una mayor satisfacción de los clientes y una mejora de la productividad. Para conseguir esta última, es necesario reducir los costos innecesarios, acortar los plazos de entrega, mejorar la calidad y el valor percibido por los clientes e incorporar al producto o servicio facetas adicionales de escaso costo.

Como consecuencia de todo lo anterior, las nuevas necesidades informativas relacionadas con la gestión por procesos han obligado a las empresas a concebir sus sistemas de información de una forma diferente. Se ha pasado de la pura racionalización de los flujos informativos disponibles y necesarios para el funcionamiento de las áreas de la empresa, a la construcción de sistemas que integran toda la información sobre los procesos empresariales y que permiten a la dirección gestionarlos de forma más rápida y eficaz. De esta forma, se puede acceder a información fiable, precisa y oportuna, compartir esta información, eliminar los datos y operaciones innecesarias, reducir los tiempos y los costes de los procesos empresariales. En la mayoría de los casos, la mejora de la eficiencia y de la eficacia implica su redefinición mediante la reingeniería de procesos (BPR).

El rol de los sistemas ERP

Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) pretenden resolver los inconvenientes antes señalados, integrando la información de los distintos departamentos y filiales de la empresa en una única base de datos común para toda ella. De este modo, cuando se introduce un dato en el sistema ERP por una función organizativa, inmediatamente está disponible para ser empleado por el resto de funciones de la empresa. Por último es necesario reconocer que a esta evolución han contribuido al menos tres fenómenos que se influyen recíprocamente:

  1. Las necesidades de información de los distintos departamentos empresariales que han ido creciendo en términos de cantidad y calidad, para satisfacer a los requerimientos cambiantes de los clientes.
  2. La mejora del conocimiento sobre las problemáticas económicas y sobre las técnicas de gestión.
  3. La evolución tecnológica en el ámbito de la informática y de las telecomunicaciones que ha permitido contar con herramientas cada vez más potentes y a precios más accesibles.

La característica más significativa de los sistemas ERP es la integración de la información que ha de entenderse como la utilización de definiciones y códigos comunes para toda la organización. Además, esta integración implica, entre otros aspectos operativos, la utilización de una única base de datos común para toda la compañía y mayores posibilidades de acceso a la información requerida para todos los usuarios en cualquier lugar y desde todo dispositivo, lo que resulta posible gracias al empleo de la tecnología web.

Lógicamente, de su carácter integrado se derivan las principales ventajas que aportan los sistemas ERP a la empresa, tanto a nivel operativo, como de gestión y estratégico. Entre ellas, podemos destacar:

  1. La reducción de costos.
  2. El aumento de control de cada una de las funciones que realizan los usuarios.
  3. La mejora del servicio ofrecido al cliente.

Ahora bien, para que puedan conseguirse estas ventajas han de superarse una serie de inconvenientes relacionados básicamente con la inversión necesaria, la importante duración del proceso de implantación, la necesidad de adaptación multidimensional de la compañía y la resistencia a los cambios por parte de los usuarios.
Fuente: Asociación española de contabilidad y administración de empresas (AECA), Sistemas de Información Integrados (ERP)
Adaptado por la División Consultoría de Evaluando ERP.com

 
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