¿Qué Software es apto para su empresa?

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A pesar de que una de las características que más se destacan de los sistemas ERP es su flexibilidad, éstos no suelen adaptarse completamente a los procesos y a las características de la compañía, sino que más bien sucede al contrario, muchas veces las empresas tienen que llevar a cabo una adaptación de sus procesos a los sistemas ERP. No se puede olvidar que los sistemas ERP son productos de software estándar, que además, se producen y comercializan para un mercado amplio. Adaptarlo por completo a las características de la empresa no siempre es posible y, por ello, la implantación del ERP lleva aparejada una reorganización de los procesos que conlleva un cambio organizativo.

Las empresas proveedoras de sistemas ERP permiten que el  producto se pueda alterar en cierto grado, por ejemplo, compatibilizándolo con programas propios de las empresas o creando un perfil particular.

La decisión entre implantar un sistema ERP en su formato estándar, o adaptarlo a la empresa, tiene implicaciones en los costos futuros de renovación del ERP. En un informe realizado por Evaluando Software, Ernesto Pradines, Change Management de Axton en una de sus frases fue totalmente contundente

si fuera necesario adaptar un ERP a una empresa, significa que en realidad ese ERP no sirve para esa empresa

Puedes ver el informe completo, donde también participa Blas Briceño, Presidente de Finnegans

La adaptación que aleja al ERP del estándar implica un mayor costo futuro de actualización. Muchas empresas, al renovar sus sistemas ERP se encuentran con que afrontan un nuevo  costo de implantación en lugar de un costo de actualización.

Lejos de las posiciones de los proveedores de ERP y de los consultores que ayudan en su implantación, los usuarios se inclinan por una configuración del sistema ERP adaptada a sus necesidades organizativas, con lo que pretenden evitar, en cierta medida, el rediseño de sus procesos organizativos (Business Process Redesign, BPR). Evidentemente la empresa debe analizar la relación costo-beneficio a la hora de tomar una decisión en éste ámbito. No es posible olvidar que la implantación y, asimismo, la renovación de un ERP, implican modificar su estructura, sus procesos y un verdadero cambio organizativo.

En cualquier caso, la implantación de un sistema ERP supone un cambio organizativo significativo para una empresa, pudiendo afectar desde su estructura, su cultura y la distribución del poder dentro de ella, creando resistencia entre el personal que se ve afectado por el cambio organizativo. Las innovaciones tecnológicas se producen de forma continuada en el mundo actual y, muy especialmente, la dirección intermedia puede manifestar un cierto recelo al entender que están involucrados en un proceso de aprendizaje continuado del que no obtienen beneficios directos. Efectivamente, el sistema ERP se va a convertir en el canalizador e integrador de información que antes estaba dispersa, y va a alterar no sólo el reparto de tareas en la empresa, sino incluso las funciones. Medidas como apoyar la implantación del sistema ERP con un sistema de incentivos monetarios y no monetarios contribuyen a reducir ese recelo y facilitar el cambio organizativo.

Además, una adecuada información contribuye a evitar que los empleados perciban como una amenaza al sistema ERP. Los miembros de la organización deben ser informados por parte de la dirección de las implicaciones de la implantación del ERP para su puesto de trabajo. En la mayor parte de los casos, los propios directivos de la compañía no entienden este cambio que altera sus antiguos roles y les obliga a adquirir nuevos conocimientos técnicos y operativos para usar el sistema ERP, siendo los componentes del equipo de implantación los únicos que conocen el funcionamiento del sistema. La adecuada selección de los componentes de ese equipo, con una adecuada representación de los usuarios finales, es fundamental para el éxito del ERP.

La formación en el conocimiento

No sólo del funcionamiento técnico  del ERP, sino también de las utilidades que presenta para la toma de decisiones, debe ser fomentada en la organización. La formación debe estar orientada hacia todos los distintos niveles directivos, dado que la Alta Dirección será usuaria de los informes finales y la Dirección Intermedia va a operar directamente con el sistema.

Sin embargo,  a diferencia de lo que pudiera pensarse, estos aspectos no suelen ser tenidos en cuenta en la práctica durante el desarrollo del proceso, puesto que las compañías consideran mayoritariamente los sistemas ERP como meras tecnologías de la información, no reconocen el impacto multidimensional que su implantación representa para la toda organización y esperan a que ésta finalice para justificar la necesidad de llevar a cabo la formación.

El cambio organizativo

Los cambios que pueden producirse como consecuencia de la implantación de un sistema ERP son de tres tipos:

  1. aquellos que se pueden estimar antes de realizar el proceso,
  2. los que aparecen de forma imprevisible durante su transcurso y
  3. aquellos que tratan de aprovechar las oportunidades que brinda el proceso.

Los primeros cambios deben ser objeto de cuidadosa planificación.  Las empresas planifican el cambio organizativo antes de que se produzca la implantación del sistema ERP, y tienen la oportunidad de estudiar las necesidades y propuestas de los futuros usuarios para conocer con mayor profundidad las debilidades de la gestión actual y plantear las posibles mejoras.

La gestión del cambio suele acompañarse de la reingeniería o rediseño de los procesos organizativos. Con ello, se trata de reducir en lo posible los riesgos asociados a la descoordinación entre el nuevo sistema ERP y los procesos que se venían desarrollando en la compañía. En estos casos, son las propias compañías que van a implantar el sistema ERP quienes deciden si tal remodelación de tareas se realizará antes de que comience la implantación, o una vez que ésta haya concluido, siendo la primera alternativa normalmente recomendada por las consultoras. En general, el rediseño de procesos y la implantación del sistema ERP suelen producirse de forma simultánea en el tiempo.

En cualquier caso, toda implantación de ERP es un proceso costoso, económica, humanamente y en tiempo. Además, los ahorros de costo derivados de su implantación no son inmediatos. Por otra parte, las expectativas de las empresas con respecto a una implantación rápida, sin desviaciones presupuestarias y con un sistema ERP que genere importantes ahorros de costos e ingresos adicionales, no se cumplen en la práctica.

Las principales ventajas del ERP están vinculadas con la integración  de la información, pero el costo previo que asumía la empresa por la dispersión de la información no suele ser objeto de cálculo. Además, el sistema ERP tiene efectos beneficiosos sobre activos intangibles de difícil medición, por ejemplo, conduce a un mejor aprovechamiento del conocimiento de los trabajadores. Por otra parte, la evaluación del riesgo de invertir en un sistema ERP también entraña dificultades. La resistencia  organizativa, la posible manipulación de la información desde puestos de usuarios, etc., son aspectos no contemplados por los modelos financieros tradicionales. Los modelos de análisis de rentabilidad y de riesgo al uso son de corte económico-financiero y, por ejemplo, obvian el impacto del sistema ERP en los recursos humanos de la empresa. De hecho, el sistema ERP altera los hábitos preestablecidos de los individuos en la realización de sus operaciones diarias, produciendo un esfuerzo de aprendizaje.

Planificar para formar

Una planificación adecuada de la implantación contempla la adecuada formación de tipo intelectual para que los usuarios sepan cómo y en qué les afecta la implantación de un sistema ERP. Como hemos indicado, obviar a los recursos humanos puede conducir a generar resistencia al sistema tanto activa como pasiva (inercia), que puede afectar su actuación con relación al funcionamiento del ERP ya implantado con prácticas de boicot del sistema, como por ejemplo, introducir datos erróneos que reduzcan la fiabilidad de los informes emitidos.

La Alta Dirección debe implicarse activamente en el proceso de implantación del sistema ERP, coordinando la integración de aspectos tecnológicos y organizativos. Además, ha de analizar las actitudes de los usuarios comunicando información sobre el nuevo ERP —el acceso a los datos, las etapas que se van a seguir en la implantación, etc. Por otro lado, también debe asegurar la respuesta favorable de los integrantes de la empresa ante la nueva inversión.

La cultura organizativa también se ve afectada por la implantación del sistema ERP. Para facilitar el cambio cultural, resulta conveniente, aunque por sí solo no es suficiente, involucrar al personal de la empresa en el proyecto, por ejemplo, designando a algunos individuos para que formen parte del equipo de implantación junto a los miembros de la empresa consultora encargada de ella. Al mismo tiempo, deben evitarse los cambios bruscos, tratando en todo momento de facilitar la transición.

El papel del contable en un entorno ERP

El contexto globalizado de mercados, acompañado de la utilización intensiva de nuevas tecnologías en las empresas, y de cambios en la demanda informativa contable, han ocasionado un cambio en las funciones que desempeñan los contables en las empresas. En este sentido, existe evidencia de que el papel tradicional de los contables entendido como la identificación, medición y comunicación de información de carácter económico-financiero, se ha visto modificado, no sólo al dar entrada a contenido social para un mejor gobierno corporativo, sino también interactuando con otras áreas tradicionalmente reservadas a ingenieros informáticos.

Los sistemas ERP producen cambios en la función contable. Al centrarse más en los procesos de negocio de la empresa que en las funciones empresariales tradicionales, los ERP han contribuido a difundir el conocimiento que antes quedaba reservado al ámbito contable hacia otras áreas organizativas.

A este respecto, la disminución del papel del contable en las tareas de registro y a la hora de proporcionar la información necesaria para la toma de decisiones puede apreciarse por las reducciones de plantillas que se han producido en los departamentos de Contabilidad de aquellas empresas que han implantado sistemas ERP.

Fuente: AECA – Sistemas de información integrados

Adaptado por la División consultoría de Evaluando Software

 

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