¿Qué Software es apto para su empresa?

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En los negocios, muchas veces, se descree de los ofrecimientos planteados por las empresas vendedoras de servicios. Las empresas que se dedican a implementar software no quedan exentas de la desconfianza de quiénes tienen que invertir dinero y tiempo para adquirir sus productos con la finalidad de obtener a cambio las gratificaciones esperadas.

Sin embargo, esta adquisición no es un simple cambio de moneda, sino que requiere de trabajo y compromiso de ambas partes, teniendo en cuenta la ansiedad que implica esta decisión. Desde Evaluando Software, entrevistamos a algunos vendors, a quiénes les consultamos sobre los tiempos para implementar, sobre los errores más comunes y acerca de que tener en cuenta a la hora de implementar un software y no morir en el intento.

¿Cuáles son las tres recomendaciones claves que le daría a una empresa que comenzará un proceso para implementar?

En principio, para Guadalupe Ramos-Mendez, Consultor de soluciones empresariales y Gerente de Mercadotecnia de GCG y Justo Barrientos, Consultor Sr. De Microsoft Dynamics de AX de GCG, es fundamental estar conscientes que implementar una solución de negocio significa poner a funcionar un software de cómputo. El ERP es la herramienta tecnológica que soporta y potencia las estrategias y procesos de negocios que conforman la cadena de valor, es la vía para materializar la estrategia de negocio por lo que se limita su alcance y el potencial en la empresa si le das un trato menor. Por ende, considerar la herramienta tecnológica por sí sola y buscar resolver los problemas que cada área pida por separado, no le darán ningún beneficio real a su negocio.

En el siguiente vídeo reportaje, podrá conocer algunas recomendaciones que Guillermo Calafell de BAS y Blas Briceño de Finnegans, les dan a las empresas que comenzarán un proceso de implementación.

Por su lado, Silvana Ardison, Directora Comercial de Ardison, indica que una vez elegida la herramienta de gestión adecuada, el éxito de todo proyecto de Reingeniería de Software se basa en su correcta Implementación y para asegurarlo recomienda:

  • Configuración a medida; cada empresa es única. La integración de la información y su posterior manejo dependen fundamentalmente de la capacidad de interpretar las necesidades presentes y futuras del negocio.
  • Capacitación de los RR.HH; ya que son la clave del éxito de todo proyecto. Por ello es importante priorizar una Capacitación activa de los mismos, con el fin de canalizar el aporte individual al objetivo de toda la empresa.
  • Seguimiento para el Éxito; debido que una implementación exitosa no termina con el lanzamiento de los sistemas. Este es el punto fundamental donde la gente involucrada necesita el apoyo necesario para transitar el cambio que significa la nueva herramienta de trabajo. Para hacer esta transición amigable, ágil y segura la empresa debe brindar apoyo a los usuarios hasta que alcancen la confianza, independencia y fluidez necesaria para el uso correcto de la nueva Herramienta.

¿Cuáles son los motivos que hacen que muchas veces el implementar lleve más tiempo del previsto?

“A veces tienen que ver con reformular procesos en el momento de la implementación, otras por falta de recursos asignados, o por falta de claridad de las necesidades del cliente desde el proveedor, también por definiciones inconsistentes o inconvenientes que terminan siendo clarificadas en la implementación, y exigen reprogramaciones” Blas Briceño- Finnegans.

“Es frecuente, que el cliente no logre dimensionar el alcance y las posibilidades que ofrece un ERP, y al descubrirlas, ve que para obtener más información, debe alimentar al sistema de forma mas detallada y en este proceso empieza a redefinir circuitos. Otro factor que incide son los Recursos Internos, la falta de cooperación, el poco compromiso y la rotación de personal. Muchas veces deben repetirse procesos de capacitación y otras modificar procesos ya definidos previamente en función de la idiosincrasia del interlocutor de turno”. Guillermo Calafell- BAS

“Se plantean de inicio plazos demasiado ambiciosos que ya dentro del proceso de implementación implicarían subestimar elementos importantes. Lo mejor es plantearse objetivos realistas, dividir tu proyecto en fases manejables y dejar que los cambios se asimilen y maduren en tu empresa antes de iniciar con la siguiente fase”. Justo Barrientos –GCG y Guadalupe Ramos- Mendez- GCG agrega, “Cuando al momento de implantar se modifica el alcance inicial del proyecto incorporando nuevas funcionalidades no previstas dentro del mismo plazo.

Para Silvana- Ardison “Uno de los motivos más comunes es la dificultad de conformación y disponibilidad del equipo abocado al proyecto, por lo que recomienda:

Nombrar un líder de proyecto que será el nexo entre el Equipo proveedor y del Cliente. El rol puede cumplirlo tanto un recurso del Área Funcional como del Área de Sistemas. Lo fundamental es su nivel de responsabilidad y de compromiso con el Proyecto, y la visión global del objetivo planteado. El tiempo necesario del Personal Involucrado en las actividades para implementar que permita completar el Proyecto en los plazos y costos establecidos (Configuración, Capacitación, Seguimiento y Control, etc.). El Cliente acepta que el éxito del proyecto es un objetivo que se alcanza con el trabajo conjunto. Un Ambiente de Trabajo apto para conectarse al servidor, mantener reuniones y guardar elementos y documentación del proyecto. La Información existente necesaria para llevar adelante los trabajos requeridos. Esta información será tratada con total confidencialidad.

¿Cuáles son los errores más comunes que cometen los usuarios/empresas usuarias durante la implementación?

En el siguiente vídeo reportaje, Blas Briceño de Finnegans y Guillermo Calafell de BAS, describen cuáles son los errores más comunes que comenten los usuarios durante la implementación.

Según Silvana Ardison:

  • Cuando no se logra conformar un equipo de trabajo para la implementación.
  • Recelo en brindar la información.
  • No poder reconocer las limitaciones internas en la sistematización de procesos, entro otros.

Según Justo Barrientos y Guadalupe Ramos Mendez- GCG:

  • Tratar de eliminar o reducir el periodo de pruebas cuando los tiempos de liberación se van acortando.Asignar la responsabilidad de la implantación a una sola área, como es el caso de sistemas o contabilidad.
  • Un proyecto estratégico como lo es éste, requiere involucrar de manera prioritaria a la dirección y a un equipo interno interdisciplinario que tenga los conocimientos y habilidades para hacer que las cosas sucedan.
  • Clasificar la implantación como un proyecto secreto: No es recomendable esconderlo a los empleados, al contrario, hay que mantenerlos informados y hacerles sentir parte de él, pues todos son clave para el éxito del proyecto.

Puede completar su lectura con el cuestionario”Acerca de la implementación”, respondido por Finnegans, Ardison y GCG.

¿Cómo deberán prepararse para una realizar una buena gestión y qué características deberán tener los servicios que entreguen?

Según una consulta realizada por Evaluando Software los ingresos de las empresas proveedoras de software por licencia serán inferiores al 50% de la facturación en los sgtes. 3 años. Considerando que el valor por servicio será mayor entonces que el valor por la venta del producto, ¿cómo deberán prepararse ustedes?

Estamos trabajando permanentemente en incrementar la capacitación de nuestros consultores para que puedan manejar situaciones políticas dentro de la organización del tipo tecnológicas, comunicacionales y técnicas. Muchos de nuestros consultores, cuentan con más de 15 años en nuestra organización, lo que brinda al cliente la seguridad de contar con un interlocutor con un conocimiento profundo del manejo del producto y mucha experiencia lograda en implementaciones exitosas. Esta situación permite aconsejar sobre las distintas alternativas a encarar durante el proceso para implementar y una vez terminado el mismo. Guillermo Calafell- BAS

Definitivamente el servicio es clave para la implementación, y es donde se resuelve una parte importante del éxito de una empresa proveedora.En nuestro caso, trabajamos en mejores prácticas en forma permanente, trabajando en la capacitación de los recursos y en la mejora del producto para hacer que el servicio tenga menos condicionantes de éxito, creando teamplates de implementaciones, ya sea electrónicos (como configuraciones pre armadas) como enunciativos (como descripción de modelos a utilizar). Blas Briceño- Finnegans

Puede completar esta lectura con el documento “5 metodologías para una implementación exitosa”.

Por Luciana Romani de Evaluando Software.

 

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