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Al implementar un sistema ERP,  las empresas esperan contar con un una herramienta que cubra todos o la gran parte de sus procesos para mejorar su operación y su productividad. Es así que una metodología de fases para implementar un ERP ayudará con este propósito así como la definición clara y concisa de visión, objetivos y alcance de la implementación, seguimiento y planes de mitigación de riesgos, socialización del proyecto, revisión de los procesos base, configuración, parametrización pruebas, capacitación, etc.

Cuadro resumen de las metodologías de implementación propietarias

En base a lo expuesto en el artículo Metodologías para implementar un ERP, se ha elaborado un cuadro referencial en el cual se expone los objetivos comunes que se pueden encontrar en las distintas fases de cada una de las metodologías.

ERP Fases de una implementación

ERP Fases de una implementación

En otros artículos hemos escrito sobre las estrategias para limplementar un ERP. En el cuadro podemos ver que la mayoría de metodologías coinciden en objetivos durante cada una de sus etapas más aún en aquellas que han sido desarrolladas por fabricantes de software. La diferencia con las metodologías desarrolladas por Consultoras es que éstas se enfocan más en el control del proyecto y no tanto en el proceso de implementación como tal.

implementación de un erp

implementación de un erp

Basado en este análisis y para poder hablar bajo un solo esquema de implementación tomaremos a un modelo como marco de referencia para definir las principales fases que deben cumplirse durante un proceso para implementar un  ERP considerando además que esta metodología ha sido orientada a grandes empresas así como también para pequeñas y medianas empresas.

Seis fases Generales para implementar un ERP

Las principales fases para implementar un ERP, a nivel general, quedarían definidas de la siguiente forma:

1) Organización – Planificación del Proyecto

Esta etapa tendrá como objetivo  determinar los recursos del proyecto, tanto técnicos como humanos, de igual manera deberá definirse los acuerdos de planificación de proyecto en cuanto a tiempos y horarios de trabajo.  El equipo de trabajo deberá quedar definido, con los roles y responsabilidades de cada rol totalmente claras. Se recomienda además en esta etapa dejar instalado el software para garantizar desde un principio su correcto funcionamiento en el ambiente propio de la empresa. EL siguiente cuadro es un ejemplo a los fines ilustrativos.

Organización – Planificación del Proyecto

Organización – Planificación del Proyecto

2) Modelamiento – Entendimiento de Negocio

El objetivo de esta etapa será llegar a un entendimiento común entre el equipo especialista del sistema y el equipo experto de la empresa en cuanto a cuáles son los procesos actuales de la empresa y cuáles son sus expectativas con respecto a la implementación del ERP.

3) Parametrización – Configuración y Desarrollo

En esta etapa se deberá configurar la herramienta bajo los parámetros definidos en la etapa anterior.  De ser necesario se deberá además cumplir con los desarrollos o configuraciones especiales que se requieran.  Además esta etapa deberá ser la indicada para llevar a cabo pruebas de lo configurado así como pruebas de cualquier desarrollo o integración con otros sistemas que se haya requerido.

4) Preparación Final

El objetivo de esta etapa será el cubrir con todos los requerimientos previos a la salida en vivo.  Aquí es donde se deberá llevar a cabo la capacitación de los usuarios finales así como la del administrador del sistema ERP.  Adicional en esta etapa se deberá cumplir con pruebas finales del sistema, ajustes del mismo y preparación de saldos iniciales para la salida en vivo.

5) Puesta en producción o Go Live

Finalmente, esta etapa está orientada a la puesta en marcha del nuevo sistema, su principal objetivo es salir del ambiente de pruebas y empezar a trabajar sobre una base definitiva de Producción.  Adicional se enfoca en el soporte que se requiera durante las primeras semanas de trabajo así como en los ajustes de mejora de desempeño que puedan requerirse.  Sin embargo, es necesario conocer que hay vida después de implementar un ERP.

6) Control de Proyecto

Esta es una etapa independiente de las fases previas y debería cumplirse durante todo el el proyecto de implementar un ERP.  Su objetivo es llevar el control del mismo con respecto a cumplimiento de planificación, retrasos, pendientes, análisis y mitigación de riesgos, y toda actividad que apoye a un control de calidad de la implementación.

Fuente: Nicolás A. Flores Proaño; Desarrollo y aplicación de una metodología basada en las mejores prácticas de control de calidad, para aplicar en la implementación de un erp para empresas del tipo pymes con el fin de reducir los factores de riesgo que afectan el tiempo y el costo de la implementación; Pontificia Universidad Católica del Ecuador.

Adaptado por la División Consultoría de EvaluandoERP.com

 

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