Los sistemas ERP tienen que ser flexibles para satisfacer las necesidades de las empresas que los instalan. Es una verdad de perogrullo decir que no hay dos empresas que estén dirigidas exactamente iguales y por lo tanto sus ERP tampoco serán iguales. Lo cual está bien, pero ¿Es el software ERP propuesto lo suficientemente flexible? ¿Puede manejar todo lo que usted quiere que haga en la forma en que quiere hacerlo? Esa es una tarea difícil y, a veces la respuesta es “no”.

La necesidad de adaptar el ERP deja en manos del equipo de proyecto una elección básica entre:

  1. Configurar el sistema en la mayor medida posible hasta que haga lo que usted necesita.
  2. Desarrollar código de programación personalizado, escrito para tratar de que las cosas funcionen exactamente de la manera que usted desea.

La configuración es el equivalente de manipular interruptores y recoger los valores de listas de opciones predefinidas. Es el método básico para la implementación instalación de un sistema. Es bien claro y definido, pero limitado en lo que le permitirá hacer. De hecho, se entrega software ERP pre configurado y sin embargo no está asegurada la gestión de procesos.

La personalización, también conocida como “customización”, por otro lado, consiste en escribir código de programa para integrarlo con el sistema ERP. Con el código personalizado se puede hacer casi cualquier cosa si se le diere a los programadores suficiente tiempo y dinero. Sin embargo, las implementaciones con mucho código personalizado tienen mala prensa. En efecto, su reputación está precedida por tres características:

  1. Se exceden del presupuesto.
  2. Nunca están listas a tiempo.
  3. No entregan toda la funcionalidad prometida.

Existe un término medio: los templates o plantillas.

Las plantillas, o templates, son rutinas pre-escritas que realizan diversas tareas y que simplifican la implementación de un sistema ERP. Son una forma rápida de poner a funcionar los requerimientos de la empresa. Debido a que la funcionalidad de las plantillas se ha hecho para empresas similares a la suya e, idealmente, probadas, son fácilmente conectables o ensamblables con los módulos del ERP, ofrecen muchos de los beneficios de la personalización sin el riesgo de incurrir en exceso de tiempo y presupuesto. Las plantillas ofrecen más opciones que la posibilidad de configurar un software.

Pero los templates tienen algunas limitaciones. Entiéndase bien: la probabilidad de implementar un sistema ERP completo sin al menos algún código personalizado son mínimas. Sin embargo, cuanto menor es el código que se tiene que escribir, más agradable será el proyecto. Recuerde que una implementación exitosa depende del alcance, tiempos, calidad, costos, riesgos, recursos humanos y comunicación.

Tal como sucede con la hoja de cálculo u otras aplicaciones, algunos templates están disponibles en forma gratuita. Otros tienen costos: desde unos pocos dólares hasta miles, dependiendo de su origen y de la complejidad de la plantilla. Los principales sistemas ERP tienen disponibles bibliotecas de templates. A veces son propiedad del proveedor del software y, a veces, son ofertas del ecosistema del vendedor, principalmente propiedad de algún partner especializado. En la mayoría de los casos no hay garantía de que las plantillas de un origen se acoplen bien a las demás, pero todas ellos deben trabajar con el software ERP para el que fueron diseñadas.

La calidad de las plantillas de un ERP varían, dependiendo del control de calidad practicado por el desarrollador. Algunas fueron hechas para un proyecto específico y lanzadas como un producto a último momento. Otras se desarrollaron cuidadosamente, con estándares del más alto nivel.

Tenga en cuenta que parte de estos templates no son fáciles de instalar. Es altamente probable que necesite la ayuda de consultores para configurar correctamente los que son complejos. Considere que el proveedor de ERP no podrá darle soporte si hay un problema con una plantilla hecha por un tercero. La mayoría de los vendedores ofrecen asistencia sobre templates que fueron provistos por ellos mismos, aunque es probable que no sea del mismo nivel que en el caso del producto.

En general, debe probar a fondo una plantilla antes de usarla. Preste especial atención a los límites de la plantilla. Por ejemplo, algunas están limitadas en la cantidad de usuarios que van a soportar simultáneamente. Otras pueden disminuir considerablemente la performance del sistema. Si va a comprar un template, no estaría mal contar un período de prueba para saber si va a trabajar de acuerdo a sus necesidades.

Los templates no son la solución ideal para resolver el dilema de personalización versus configuración, pero son una tercera opción que vale la pena examinar.

Por División Consultoría EvaluandoERP.com

 
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