El objetivo del presente artículo es hacer una introducción del alcance, los tiempos y la calidad, principales elementos a tener en cuenta en todo proceso que asegurarán una implementación exitosa del ERP, y nuestro proyecto.

Existen muchas metodologías para administrar proyectos, en su mayoría concuerdan en los siguientes elementos a tener en cuenta: Alcance, Tiempos, Calidad, Costos, Riesgos, Recursos Humanos y Comunicación. La administración adecuada de cada uno de ellos llevará a un proyecto exitoso.


– Implementación 3 D- Tetraedro del Proyecto-

Alcance

El alcance representa todo el trabajo requerido para completar un proyecto exitosamente. Cada proyecto comienza con un acuerdo entre partes (contrato) que es lo que le da origen al mismo. En este documento, en menor o mayor detalle, es donde se especifica su alcance, es decir, su objetivo (qué es lo que se va a hacer en el mismo).

Si bien es importante definir el alcance en el inicio del proyecto, también se debe realizar una revisión minuciosa durante todo el ciclo de vida del mismo para contemplar los cambios que se puedan presentar.

Existen factores internos y externos que pueden generar impacto en el proyecto. Algunos ejemplos de factores internos más frecuentes son: rotación de personal afectado al proyecto y cambio de políticas de la organización. En cuanto a los factores externos se puede mencionar la aplicación de normativas legales, crisis del mercado, entre otros. Los cambios son inevitables, por lo que resulta indispensable la utilización de procesos formales de control de cambios.

Estos procesos deben estar definidos antes del arranque del proyecto y deberían contemplar:

a) Definición de cambio. Aquellas modificaciones que puedan tener repercusión sobre algunos de los siguientes aspectos: Costos del Proyecto, Cronograma, Alcance funcional o técnico de la solución, Rendimiento, Modo de operación, Recursos asignados, Servicios del Proyecto, entre otros.

b) Objetivo del control de cambio. Consiste en brindar las instrucciones para la detección, documentación, evaluación técnica, determinación de costos y aprobación/rechazo de las modificaciones requeridas o deseadas.

c) Procedimiento para administrar el cambio. A través del mismo se solicitan, evalúan y aprueban cambios. En este punto se definen los roles que serán responsables de la detección, evaluación y aprobación de los cambios y como fluye el ciclo de un cambio desde que se origina hasta su cierre.

d) Formulario de pedido de cambio. Definición de los distintos formularios a utilizar en el proceso, de manera de dejar una correcta documentación de esta etapa.

Tiempo

Este es otro de los elementos de la administración de proyectos. El gerenciamiento del tiempo del proyecto es el conjunto de procesos requeridos para asegurar la ejecución del mismo dentro de un período especificado.

¿Por qué debemos gerenciar el tiempo?

  • Es un escaso recurso
  • Es dinero
  • Es volátil
  • Es requerido
  • Precisa liderazgo
  • Define la suerte del proyecto

Calidad

Por otra parte, se debe contemplar la incorporación de estándares de calidad en el proyecto. Esta variable se administra en tres grandes áreas: Planeamiento, Aseguramiento y Control. Resulta necesario definir las herramientas para establecer cómo se medirá la calidad y sus resultados:

  • Plan de gerenciamiento de Calidad: definición de cómo se va a ejecutar el proceso de calidad.
  • Métricas: definición, en términos específicos, de qué es cada cosa y cómo debe ser medida por el proceso de control de calidad.
  • Checklists: herramienta estructurada que se utiliza para verificar que una serie de pasos requeridos se hayan cumplido.
  • Línea base de calidad: reúne las bases para medir y reportar la calidad de la performance.

Con el fin de asegurar que el proyecto logrará satisfacer los estándares relevantes, frecuentemente se llevan a cabo instancias como auditarías o análisis de procesos. Asimismo, a través del monitoreo de los resultados específicos del proyecto se logra reconocer el cumplimiento de las metas y/o las causas de consecuencias insatisfactorias. Es probable que del análisis de los mismos surjan cambios, recomendaciones y ajustes a los procesos organizacionales.

Alcanzar la implementación exitosa de un ERP (Enterprise Resource Planning) contempla la adopción de las variables mencionadas en el artículo, pero además implica un cambio en la cultura organizacional de las empresas. Por ello una estrategia enfocada en la gente y los procesos permitirá administrar efectivamente los riesgos y lograr el éxito esperado.

Por Luciano Villa,
Gerente de Consultoría de Artware, www.artwaresolution.com

 
Share This
Suscríbase a nuestras novedades

Suscríbase a nuestras novedades

¿está interesado en nuestros contenidos de ERP? Suscríbase para nuestros newsletter y no deje de estar informado.

¡Listo, ya está suscripto!