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El crecimiento y la nueva dinámica que los mercados están tomando en la Economía del Conocimiento, otorgan al empresario PyME una gran oportunidad de evolucionar su viejo sistema de gestión o directamente seleccionar un sistema de gestión que mejore sus procesos y no frene el crecimiento y la agilidad en los negocios.

El dilema  surge cuando es necesario determinar el verdadero costo de la actualización y el costo de mantener este sistema por un período de cinco años, con el fin de tomar la decisión estratégica de avanzar sin sorpresas. Para poder analizar la oportunidad de actualizar o comprar, es necesario calcular el costo total de esa decisión, en un período de varios años. Los elementos de costo que se deberán tener en cuenta son los que continuación se detalla.

Infraestructura

Estos costos deben incluir la implementación, soporte y mantenimiento de servidores si se opta por tener control del hardware, pero también deben sumarse dispositivos de seguridad para dar sustentabilidad y continuidad al negocio. O bien se puede optar en tener la infraestructura fuera de la oficina, mediante la contratación de servicio cloud.

Proyecto de actualización

Planificar, armar e implementar  el proyecto debe considerar los costos en honorarios de consultoría, gastos de personal de TI internos, costear la curva de aprendizaje del nuevo hardware y software y ver cómo afecta la productividad de la compañía, analizar el costo de oportunidad junto a su equipo de finanzas, que se ocupan de las actividades de valor añadido.  Siempre es aconsejable tener un monto asignado para adicionales y se deben contemplar los costos internos, para el período de estabilización posterior a la actualización del software.

Apoyo operativo

Si bien debe sumarse a costos internos y externos asociados con el apoyo en el día a día de la aplicación del ERP, requieren recursos propios para no frenar la dinámica del cambio.

Mantenimiento y soporte

Estos incluyen el mantenimiento y gastos de apoyo de sus proveedores de software de aplicación, más apoyo honorarios para el hardware, sistemas operativos y bases de datos.

Costo de Oportunidad

Los empresarios PyME prevén que su sistema ERP se utilice durante un largo período de  tiempo, lo cual debe considerar un cierto nivel de elasticidad, tanto para crecer como para contraerse si acecha una crisis.  La visión actual que tiene quien dirije una empresa en crecimiento, contempla la realidad de sus procesos y busca soluciones basadas en las capacidades del sistema que piensan. Aunque  considerar un nuevo sistema de ERP requiere poder transformar una arquitectura que no solo sea la de un libro mayor.

Si un cambio no previsto en el negocio requiere conocer los resultados financieros para tomar decisiones, las empresas pueden construir soluciones temporales para proporcionar informes inter-mes. El empresario PyME debe considerar.

  1. ¿Cuál es el costo de estas soluciones?
  2. ¿Cuál es el costo de no tener información oportuna?
  3. ¿Cuál es la ventaja que obtiene la competencia?

Las compañías deben identificar los puntos débiles en su proceso actual y considerar de qué forma puede escalar el sistema y cuál sería su impacto financiero, para solucionar estos problemas.

Apoyo a los costos del proyecto

En todo proyecto se deben considerar posibles costos para aplicar los parches, correcciones e implementar nuevas características y funcionalidades.

Una vez que se estudia de forma pormenorizada todos estos costos y procesos evolutivos, el empresario tendrá herramientas necesarias  para tomar una decisión estratégica definitiva que ordene su negocio.

Por Jorge Fernando Bayá
Director General para el Sur de América Latina de TOTVS

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