A partir de este año, en Argentina, será obligatorio el uso de la Factura Electrónica. Para ello, las empresas necesitarán de un software o programa que las ayude a emitirlas y a administrar toda su información. ¿Qué es la factura electrónica? Incluye la comparación de 10 productos para la emisión de facturas

Qué es la factura electrónica

Se  trata del nuevo régimen fiscal de facturación. Es un documento comercial en formato electrónico que reemplaza al documento físico tradicional (papel).

La facturación electrónica implica la emisión de un documento electrónico que envía la empresa vendedora a su cliente, por un lado, y a la administración de impuestos, por otro.

El régimen de factura electrónica tiene su fundamento en la optimización de los procesos comerciales entre clientes y proveedores, beneficiando considerablemente tres aspectos básicos de los procesos conocidos:

  1. La distribución y recepción automática de la factura (con sus costos asociados).
  2. La validez comercial fehaciente.
  3. La reducción del espacio físico dedicado a los archivos tradicionales.

 ¿Cómo funciona en Argentina?

El C.A.E. es el código de autorización electrónico, que otorga la AFIP (Administración Federal de Ingresos Públicos) a cada documento para darle validez. Un documento con C.A.E. indica que fue autorizado por la AFIP. A través de InterFacturas la gestión de C.A.E. se realiza de forma automática.

El régimen será obligatorio para los rubros que operen con facturas de tipo “A” que emitan a sus clientes.

La factura electrónica se encuentra vigente en Argentina hace varios meses, desde la anterior Resolución 1956, que establece el régimen de facturación electrónica en carácter opcional. Existen normas publicadas por la AFIP y ya hay una cierta claridad respecto a algunos estándares que hay que cumplir. Esto le da un grado de madurez y seriedad al modelo.

Se va imponiendo de esta manera en el país un sistema que se ha puesto en funcionamiento con gran éxito en otros países de la región, como Chile, hace ya cuatro años, México, desde hace dos y recientemente en Brasil.

¿Qué función cumplen los ERP?

Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), brindan una gestión de las prácticas operativas y productivas de la empresa, que ayudan a agilizar los procesos y a tener toda la información integrada.  Serán muy útiles para poder implementar esta nueva normativa legal que exige la AFIP.

De todas maneras, en el caso de las PYMEs que no cuentan con un sistema de facturación o que trabajan con Excels, también hay servicios de facturación en línea por el cual pagan una mensualidad que sería la suma de cada documento emitido. Se trata de un modelo denominado SaaS (Software como servicio), el cual no requiere una inversión tecnológica. La AFIP ofrece dos alternativas para la emisión de facturas electrónicas:

  1. Webservice: Los contribuyentes obligados pueden conectar a los programas informáticos de gestión con el sistema del organismo. Los denominados “Web Services” (ws) o Servicios Web, posibilitan que en vez de efectuar consultas o solicitudes desde “navegadores web” y esperar visualizar la respuesta en una página web, se efectúe la comunicación directamente entre sistemas implementados por los contribuyentes o consultantes y los sistemas o bases de datos de la AFIP.
  2. Afip.gov.ar: A través de la página del organismo con clave fiscal.

Entre los beneficios para las empresas, se destacan:

  1. Se reducen costos de impresión y envío,
  2. Se libera espacio físico de almacenamiento,
  3. Se mejora la accesibilidad de las facturas almacenadas facilitando la búsqueda de archivos y la gestión administrativa, tanto en su empresa como en las de sus clientes,
  4. Se mejora la gestión de cobranzas.

Como mencionamos, el principal beneficio que brinda la factura electrónica es la fuerte reducción de los costos de impresión, distribución y el almacenaje de los documentos. También elimina la posibilidad de que una factura sea rechazada, a la vez que reduce casi a cero el tiempo entre la emisión y la recepción de la factura. Además, la implementación de esta modalidad permite a las empresas estar actualizadas sobre la normativa legal.

Para el cumplimiento de estas nuevas obligaciones será necesario contar con recursos materiales y económicos para solicitar la asesoría correcta, así como tener una muy buena administración del negocio, lo cual no ha sido ni es una característica muy común en nuestro país. Pero sobre todo, hay que tomarlo con mucha responsabilidad y conciencia social.

Por la División consultoría de Evaluando Software

 
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