¿Qué Software es apto para su empresa?

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En el primera parte de esta serie de notas se definió qué era el proceso de evaluación y selección. La segunda parte trató sobre la necesidad de crear un Comité Estratégico y otro operativo. Este tercer artículo trata sobre las funciones del Comité Estratégico. En el artículo anterior se enumeraron las responsabilidades del Comité estratégico. Vale la pena enumerarlas:

Se tratará en detalle las primeras X de estas responsabilidades, dejando las últimas X para el siguiente artículo.

Nombrar un coordinador y designar un coach

Generalmente es un gerente de procesos o un gerente de TI con conocimiento de los procesos de la empresa.

El coaching es una relación que se establece entre dos personas con el objetivo de que una (el coach) ayude a la otra (el coheado) a obtener sus objetivos. Para un proceso de evaluación y selección es importante pues es muy probable que para los integrantes del equipo sea la primera y tal vez la última vez que intervengan en un proceso como este. Esto quiere decir que tendrán poca o nula experiencia al respecto.

Buscar las prácticas poco comunes

Cuando hablamos de software de aplicación, el concepto de industria o servicio es crítico, ya que los requisitos de este tipo de software son diferentes para cada categoría. Estos requisitos no difieren en cuanto a aplicaciones empresariales (como las aplicaciones de gestión financiera), sino en las aplicaciones operativas. Lo que marca la diferencia son los detalles; si no se da a los usuarios la solución a los detalles de forma correcta, el sistema no funcionará para su negocio y se cometen “errores fatales”. Es decir funciones particulares que requiere un negocio y que no le puede proporcionar el software que seleccionó. Puede ser que el software de aplicación de cierto proveedor pueda ser adaptado al 95 por ciento de sus requisitos, pero si no le proporciona ese “ínfimo” 5 por ciento que conforma los errores fatales, es posible que falle todo su negocio. Más adelante me referiré a este tema.

Detectar problemas y oportunidades

Muchas veces los males atribuidos a un sistema ERP provienen de un equivocado proceso de evaluación y selección. La incorporación de un ERP puede ser una oportunidad para inducir leves cambios en el diseño de la organización.

Documentar

Como en todo proyecto esta parte es fundamental. No solo para que quede incorporado a la base de conocimientos de la empresa, sino también para que el grupo operativo conozca la directrices del proyecto

Designar el grupo operativo

Este grupo tiene como finalidad realizar la evaluación de oferentes y verificar que el ERP a seleccionar pueda dar solución a:

  • Las prácticas poco comunes.
  • Los problemas que se hayan encontrado.
  • Las oportunidades detectadas.

Este grupo tiene lo que llamamos Usuarios Claves o referentes. Son personas que conocen muy bien las prácticas poco comunes o que trabajan en sectores vinculados a los problemas a resolver. La conformación de este grupo es gradual de manera que junto al coach modelen u comportamiento grupal adecuado. La participación en este grupo o es a tiempo completo de manera que los sectores no pierden a los usuarios en desarrollo de sus tareas habituales.

Buscar los candidatos o posibles oferentes de soluciones

Generalmente la lista se arma en base a diferentes fuentes: publicidad, estudio de otras empresas (benchmarking); presentación espontánea; búsqueda en Internet; guías de proveedores, etc. El problema es que es difícil calificar a los candidatos de manera imparcial y homogénea. Piensen ustedes que si los candidatos fueran el 80% de la industria de software argentina estaríamos hablando de unas 25/ 30 empresas. Y, si para enriquecer el proceso sumamos empresas extranjeras, tal vez se sumen otras 20 compañías. Hacer una comparación y evaluación objetiva con el menor empleo de recursos posibles es una tarea titánica, casi imposible.

 

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