Se puede decir que el proceso de evaluación y selección de un software ERP es un proyecto en si mismo que requiere la asignación de recursos, entendiéndose por tales a recursos materiales y humanos.

Como en la mayoría de los proyectos donde participan personas, podemos decir que hay grupos. En primer lugar mencionamos a los que toman decisiones claves o estratégicas sobre el proyecto. En segundo término al grupo de personas que aunque no toman decisiones claves, alimentan el proceso de decisión por medio de su trabajo, como por ejemplo la búsqueda de información, los informes de detalles, etc. Este es el grupo operativo.

Por lo tanto un tema no menor en el proceso de evaluación y selección es la conformación del grupo de trabajo que tendrá a cargo esta tarea. De acuerdo a lo expuesto distinguimos dos grupos:

  • Grupo o comité estratégico.
  • Grupo o comité Operativo.

Como escribe Fernando Martini en su libro, hay dos razones para conformar grupos.

  1. Evitar las inhibiciones que pueden producirse en las personas de más bajo nivel cuando trabajan con directivos de los que están separados por un amplio rango de jerarquía.
  2. Los integrantes del grupo estratégico no tienen el mismo tiempo que los integrantes del grupo operativo. De manera que los segundos pueden operar a un ritmo más intenso que los primeros.

Comité Operativo

Este grupo tiene como finalidad realizar la evaluación de oferentes y verificar que el ERP a seleccionar pueda dar solución a:

  • Las prácticas poco comunes.
  • Los problemas que se hayan encontrado.
  • Las oportunidades detectadas.

Este grupo tiene lo que llamamos Usuarios Claves o referentes. Son personas que conocen muy bien las prácticas poco comunes o que trabajan en sectores vinculados a los problemas a resolver. La conformación de este grupo es gradual de manera que junto al coach modelen u comportamiento grupal adecuado. La participación en este grupo o es a tiempo completo de manera que los sectores no pierden a los usuarios en desarrollo de sus tareas habituales.

Comité Estratégico

Si bien del detalle de las funciones nos ocuparemos en el siguiente nota, en la presente avanzaremos con la lista de responsabilidades:

  • Nombrar un coordinador
  • Designar un Coach.
  • Buscar prácticas poco comnes.
  • Detectar posibles problemas.
  • Detectar oportunidades
  • Documentar
  • Designar al grupo operativo.
  • Buscar oferentes o posibles oferentes de soluciones.
  • Realizar un primer nivel de análisis.
  • Seleccionar los oferentes finalistas.
  • Realizar un segundo nivel de análisis.
  • Realizar la selección final.
 
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