¿Qué Software es apto para su empresa?

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En la primera parte de esta serie de 4 notas se definió qué era el proceso de evaluación y selección. La segunda parte trató sobre la necesidad de crear un Comité Estratégico y otro operativo. La tercera trata sobre las funciones del Comité Estratégico y esta última complementa la anterior.

Primer nivel de análisis

En este punto nos vamos a detener unos instantes. La riqueza de esta tarea está en tener la mayor cantidad de oferta posible. Sin embargo esta podría ser una parte tediosa del trabajo si hace de manera convencional.

¿Qué significa hacerlo de manera tradicional? Significa solicitar la información a todos los proveedores posibles o, para quienes pueden hacerlo, contratar una consultoría que se ocupe de la evaluación y selección los 3 mejores. En cualquiera de los dos casos la pregunta es ¿Cómo asegurarse de una evaluación y selección objetiva?

Hay una herramienta que permite ayudar en el análisis objetivo de la información. Son dos documentos conocidos con el nombre de RFI o RFP. EL RFI (Request For Information) se el primer instrumento que permite obtener información general de los proveedores como por ejemplo: qué servicios y productos provee, información de la compañía. Generalmente no es una invitación a cotizar. El RFP es un documento preparado por una empresa para solicitar propuestas a los potenciales proveedores. El RFP contiene una carta de presentación, instrucciones, criterios de evaluación, directivas de trabajo y especificaciones del sistema. En cualquiera de los dos casos confeccionar RFI’s y RFP’s requiere cierta experiencia, tiempo y recursos humanos.

Pero hay algo alentador. Un RFP de empresas del mismo mercado no debería presentar muchas diferencias. La pregunta es ¿Dónde conseguirlo? Algunas empresas recurren a consultoras para que éstas se ocupen de construir ambos documentos o bien adaptar los que alguna vez elaboraron a los requerimientos de su compañía. Pero si ustedes reciben 10 RFP’s completos ¿Cómo hacen para comparar y valuar la información que les han suministrado los oferentes? Afortunadamente casi todos ustedes están conectados a Internet y de ahí pueden obtener información que les ayudará a ahorrar tiempo y costo. Más adelante me voy a referir a algunas herramientas disponibles con diferente alcance.

Algunos de los puntos importantes a considerar

  • Implementaciones en industrias similares: un proveedor que no tiene experiencia en Bancos no conoce la problemática de los reportes al BCRA ni las normas de Basilea II.
  • Tamaño de su empresa: no siempre se cumple la regla que si funciona en una empresa grande, funcionará en una empresa más pequeña. Las complejidades son diferentes. Un software que funciona en 3.000 empresas diferentes no necesariamente funcionará en la suya. Depende de varios factores como por ejemplo la complejidad de los procesos de gestión; la necesidad de contar con cierto nivel de recursos humanos, etc.
  • Cobertura geográfica: si su proyecto incluye ubicaciones distantes debería preverse la forma en que se le brindará capacitación y soporte a sus usuarios.
  • ¿World Class o local?: me tocó trabajar en empresas nacionales y también en las que vendían e implementaban World Class. Lo que puedo decirles al respecto es que ambos tipos tienen compromiso con el cliente. Si embargo el argumento de la seguridad que representa para un proveedor ampararse en su solidez financiera o en su reconocimiento es muy parecido al argumento “deposite en este Banco que está respaldado por los siguientes accionistas”. Lo que si puedo decir desde haber estado dentro de la industria por más de 25 años es que un desarrollador de software que regala licencias o las vende a precios módicos, compromete el futuro de su propia empresa y el futuro del cliente. Porque uno de los recursos más importantes con los que cuenta el productor de software para re invertir en mejoras o nuevos productos es el valor de la licencia.
  • Presencia en el ecosistema: defino como el ecosistema al conjunto de activos que rodean al productor y al producto de software. Entre los activos más importantes del ecosistema se encuentran:
    -Desarrolladores externos.
    -Consultores externos al proveedor de software.
    -Organizaciones externas que den soporte al producto.
    -Clientes con contrato de mantenimiento.
    -Alianzas y canales de distribución.

La existencia del ecosistema le asegura al cliente la continuidad del producto por un período de tiempo razonable. En definitiva la industria del software ERP es un negocio y mientras exista ecosistema en construcción o e crecimiento habrá organizaciones y personas que invirtieron para ser parte del ecosistema y que por lo tanto están dispuestas a seguir con el negocio.

Seleccionar los oferentes finalistas

Si el análisis de la información de los proveedores se realizó con un método objetivo de valuación, esta parte del proceso debería ser más sencilla. Por ejemplo si ustedes disponen de un ránking con un determinado puntaje, podría decir que los tres primeros del ránking califican y el resto queda afuera del proceso. En este caso, por cortesía y respeto a las horas/hombre que los posibles proveedores emplearon y porque además uno no conoce las vueltas de la vida, recomiendo escribir una breve nota a los proveedores que no calificaron y agradecerle sus esfuerzos.

Segundo nivel de análisis

En este segundo nivel de análisis comienzan a jugar otros factores que no jugaron en el análisis anterior. En este nivel una actividad clave es la mayor interacción con los proveedores dada por las demostraciones y por las referencias de otros clientes. Aquí quisiera transmitirles mi experiencia habiendo estado en los dos lados del mostrador y las recomendaciones de Fernando Martini:

a) Sobre el software y las demostraciones. En la próxima edición del Newsletter habrá un artículo completo dedicada a las demostraciones.

b) Sobre el implementador.

-Así como evalúa el software, evalúe a la empresa que implementará pues es clave en la obtención de los beneficios esperados.

-El conocimiento de la industria en la que se desenvuelve su empresa es un valor agregado clave. Recuerde que el software sin Know How no se explota al máximo. -Si su proyecto incluye implementar en otras localidades, evalúe la distribución geográfica del implementador. Si no están cubiertas las localidades donde usted piensa implementar el software, trabaje junto al implementador para encontrar una solución.

-En otros países suelen pedir “la hoja de vida” de los consultores que estarán en el proyecto. Pero esto no es garantía de nada. Cuando trabajaba en una de las compañías que desarrollan software teníamos muchas mañas para satisfacer a los clientes con este pedido y al mismo tiempo poner la gente que nuestra compañía quería.

c) Sobre la tecnología.

-Muchas veces el software revela “capas geológicas”. Es decir partes que fueron elaboradas en diferentes períodos de tiempo pero muy distantes entre uno y otro. Esto se hace evidente cuando las tecnologías entre un módulo y otro son disímiles.

-Un tema muy discutido es el de la portabilidad. Se entiende por tal la posibilidad de que el software sea independiente de la plataforma. Tengo malas noticias: no creo que exista la portabilidad absoluta. En algún punto el software depende en mayor o menor medida de la plataforma. Lo que sucede es que hay productos con más o menos portabilidad. Creo que mientras un producto esté dentro de los estándares (sean normados o de facto) la solución es válida.

-Plataformas. Lo que he observado son “clubes” de simpatizantes o en algunos casos, fundamentalistas. No hay mucho sentido en discutir si conviene Windows; UNIX o Linux. La biblioteca de argumentos por unos u otro está divida en partes casi iguales.

-A mi criterio no hay un estado de pureza tecnológica absoluto. A veces hay que hacer un “trade Off” entre funcionalidad, costo, tecnología. Es imposible que su empresa se haga independiente del proveedor o de la tecnología elegida. Esto es un argumento de ventas o una utopía de los opinólogos tecnológicos. Lo que recomiendo es que trate de establecer la mejor relación con sus proveedores tecnológicos pues convivirá con ellos por mucho tiempo.

-Considere cómo se hará el soporte tecnológico en localidades lejanas a su casa central.

Selección final

  • Antes de conversar de este punto, las mejores evaluaciones de software en las que participé fueron aquellas en las que el mecanismo de evaluación fue transparente para los proveedores. Además de acelerar el proceso sirvió para conocer con más precisión las fortalezas y debilidades de cada proveedor.
  • Siendo proveedor de software encontré una práctica común para la selección final que seguramente ustedes conocen.
  • Como resultado de las gestiones anteriores ustedes habrán volcado los resultados de su evaluación en una grilla que tiene diferentes filas y una columna con puntaje para cada fila.
  • Antes de comenzar la evaluación habrán ponderado la importancia de cada ítem.
  • Si fue así, el producto (multiplicación) del puntaje por la ponderación da como resultado otro número (llamemos a este número el resultado ponderado).
  • La suma de los resultados ponderados es un índice final.
  • Ese índice puede ordenar los proyectos de acuerdo a un ránking.

Comience negociando con los dos primeros. Si no puede ponerse de acuerdo con ninguno de ellos, comience su negociación con el tercero.

 

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