Los sistemas aplicativos de gestión (software), son el núcleo central de la conformación de un sistema de información. Los principales que las empresas necesitan implementar, son:

Sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés, enterprise resource planning) son sistemas de información gerenciales que integran los procesos de negocio. Los sistemas ERP gestionan la producción, logística, distribución, inventario, envíos, facturas, contabilidad, ventas, entregas, pagos y la administración de recursos humanos, como principales funciones.

Sistemas para la administración de la relación con los clientes (CRM, por sus siglas en inglés, customer relationship management) son sistemas de información que soportan la gestión de las relaciones con los clientes, tanto con la preventa, la venta, el marketing y los reclamos y cobranzas.

Sistemas de Inteligencia de negocios (BI, por sus siglas en inglés, business intelligence) son sistemas que permiten reunir, depurar y transformar datos de los sistemas transaccionales e información desestructurada (interna y externa a la compañía) en información estructurada, para su explotación directa o para su análisis y conversión en conocimiento, dando así soporte a la toma de decisiones sobre el negocio.

La adquisición de sistemas aplicativos, criterios y metodología de selección

Las empresas necesitan estar seguras del éxito de nuevos y más eficientes procesos de negocio. Hemos asistido muchas veces a escuchar malas experiencias sobre la adquisición e implementación de un software de gestión (ERP, CRM, BI, otros), con el desconcierto de quien tuvo a cargo todo el proyecto de cambio, dado que él mismo no entendía el porqué de tan mal resultado, puesto que se amparaba en la tranquilidad de “haber elegido un buen software”.

Este tipo de situaciones no escapa a grandes empresas, pero sin dudas se da más en pequeñas y medianas. El motivo es simple: se requiere un grado mínimo de madurez organizacional de parte de la empresa y un grado mínimo de experiencia y conocimiento sobre lo que implica un proceso de cambio, de parte de la persona a cargo del proyecto.

¿Por qué muchos sólo evalúan software para implementar un proyecto de sistemas?

Disciplinas como gestión de proyectos, gestión del conocimiento para reutilizar experiencias, gestión de procesos de negocio y gestión de infraestructura tecnológica están involucradas en esta temática a la hora de elegir. Con lo cual primero hay que definir “que se hace en casa con personal propio y que se compra a uno o más de un proveedor”.

Dado esto, existen metodologías de adquisición de software, proyectos y evaluación de proveedores que nos podrán acercar más a una óptima elección para el mejor plan que se adapte a la organización en cuestión. Según la complejidad e inversión en el proyecto, estos mecanismos de evaluación ponderados (se usan mucho en evaluación de licitaciones donde pueden evaluarse más de 100 variables del software y del proveedor), tienen como núcleo básico algunas variables mínimas a considerar. Como ejemplo podemos mencionar:

Software

  • Cumplimiento de funcionalidades críticas
  • Cumplimiento de funcionalidades opcionales
  • Tecnología de desarrollo
  • Facilidad de uso
  • Capacidad de configuración y parametrización
  • Capacidad para desarrollar adaptaciones sin depender del fabricante
  • Capacidad para explotar la base de datos desde otros sistemas aplicativos
  • Requerimientos de hardware
  • Calidad de la documentación técnica y de usuario final
  • Cantidad de instalaciones “productivas” en el país, verificables

El proveedor

  • Nivel de representatividad y respaldo si no es el fabricante directo
  • Cantidad de implementaciones realizadas en el país, verificables
  • Cantidad de años y trayectoria como proveedor de esta herramienta
  • Solvencia empresarial que garantice razonablemente la continuidad
  • Oferta y modalidad del mantenimiento correctivo y evolutivo
  • Política de releases nuevos y versiones
  • SLAs acordados (tiempos de respuestas comprometidos ante incidencias)
  • Capacidad en la ejecución de proyectos
  • Conocimiento del negocio y los procesos de nuestra industria específica
  • Capacidad de proveer kits preconfigurados generados con la experiencia
  • Expertise de los recursos humanos concretos que asignará a “nuestro proyecto”

Encuesta sobre el proceso de evaluación y selección de software

Durante Julio y parte de Agosto de 2014, Evaluando Software, realizó una encuesta entre un grupo de lectores de América Latina. Se obtuvieron 75 respuestas a las preguntas que a continuación se detallan. Junto a cada una de ellas se escribieron las respuestas preponderantes:

Conclusiones

1. Tomando el resultado de la pregunta 1, en la cual los ERP son los sistemas empresariales que más han adquirido las empresas y relacionándola con la pregunta 12, acerca de que la mayor necesidad de cambio o incorporación de un sistema de gestión, se concentra en 3 ítems, tales como: Mejorar la eficiencia operativa, Mejorar la información gerencial y Ahorrar costos. Se puede afirmar que estos guarismos en las encuestas, sustentan el hecho de que el principal problema que tienen las organizaciones es mejorar de manera profunda sus procesos de negocio, los cuales deben apoyarse en sólidos sistemas de información que potencien la gestión de la organización.

Esto, sin dudas nos plantea un panorama en el cual la importancia de su incorporación, excede ampliamente una problemática de sistemas y pasa a ser una actividad que está íntimamente relacionada con darle factibilidad a los objetivos estratégicos de la organización. Esta afirmación, plantea la necesidad que el rol de los profesionales de sistemas, se vayan nutriendo cada vez más de visión de negocios, acercándose a la figura del CIO (Chief Information Officer), con el fin de poder transitar estos procesos de selección, incorporación e implementación de sistemas de información, de una manera eficiente para la organización, en el marco de su plan estratégico.

2. En línea con lo dicho y observando, el resultado de la pregunta 2, en la cual la mayoría utilizó el consenso interno para decidir la compra y que, según la pregunta 5, se utilizan métodos básicos para el análisis económico de la inversión, dado que los que contestaron que usan el costo directo de adquisición, más los que no utilizaron ninguna herramienta de análisis económico financiero, con ambas categorías tenemos casi la mitad de las respuestas, esto nos permite afirmar que mayoritariamente las empresas usuarias no utilizan metodologías como una herramienta natural para realizar análisis para la toma de decisiones, sino que la suma de diversas opiniones, si son convergentes, impulsan la decisión, sin ningún criterio homogéneo de objetividad y que casi la mitad de las adquisiciones se hacen con muy poco conocimiento del impacto económico financiero en la organización a mediano y largo plazo y de manera muy básica.

Esta situación descripta, también apoya la afirmación de que no hay una consciencia de la necesidad de profesionalizar estas decisiones y hacerlas en un marco metodológico de mayor exigencia tanto en lo técnico como en lo económico. Acá también se pone de manifiesto el rol profesional y su necesidad.

3. Por otro lado, según la encuesta (al menos desde la visión de los usuarios no informáticos), se espera que los sistemas aplicativos tengan una vida útil de 10 años, según la pregunta 8, y por otro lado, consideran que las adquisiciones e implementaciones no han tenido grandes desvíos según lo previsto, en las preguntas 9 y 10.

4. Dado que por otros estudios y nuestra experiencia en el mercado, ambas afirmaciones del párrafo anterior, son discutibles, pues el ciclo de vida en el recambio de aplicaciones y / o actualizaciones importantes, es mucho menor que 10 años, y que los proyectos de implementación de estos sistemas, tienen grandes desvíos y corrimientos de presupuestos, podemos interpretar que, o bien en la muestra se dieron casos que realmente tienen el comportamiento descrito, o bien que (tomando como base todo lo expresado al principio de estas conclusiones), dada la falta de profesionalidad con la cual se encaran estos procesos de incorporación de sistemas de gestión en las organizaciones, (con poca metodología de selección, con pocos estudios económicos financieros, etc.) es factible entonces extrapolar que las respuestas a estas preguntas, de parte de personas y sectores no concientizados en la necesidad de profesionalizar algo tan importante como lo ya mencionado en este trabajo, tenga entonces como efecto distorsionar las percepciones acerca de estos últimos análisis detallados, sub-dimensionando o al “no disponer de información precisa”, estimando con optimismo lo que ocurre en su organización.

O sea, si un CIO o un directivo con conocimiento del impacto de algo tan importante para la organización y si tuviera información precisa validada, hubiera contestado, posiblemente las respuestas a estas últimas preguntas (vida útil y desvíos) no hubieran sido tan optimistas.

Cabe entonces analizar por mi parte, que con las primeras conclusiones de este capítulo basadas en los resultados mostrados en cuanto a la falta de metodologías utilizadas y con mi análisis sobre la última parte, en cuanto a la No dimensión de la necesidad de profesionalizarse, es entonces menester que se incorporen mayores herramientas a la hora de tener que decidir este tipo de incorporación de herramientas aplicativas de gestión, que tienen impacto en la organización.

Entiendo que falta hacer docencia en los niveles directos de parte de los equipos de sistemas, para entender que esto no es una problemática técnica del área de sistemas solamente.

Autor: Lic. Daniel Piorun

 
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