Aunque es indiscutible la importancia que para una empresa tiene el alineamiento entre ventas y operaciones, no hay una definición tan tajante sobre cuál es el momento justo para adquirir el software de gestión empresarial o software ERP (Enterprise resource Planning). Si la organización necesita entender mejor su salud financiera, aumentar la eficiencia o mejorar los procesos de negocios, tal vez hay una señal de que se debe invertir en un nuevo sistema de gestión.

Estrategias para la preparación: Primeros pasos en la preparación para ERP

Es muy común para las empresas subirse al carro de ERP (Enterprise resource Planning) sin antes “poner su casa en orden”, es decir, la realización de las averiguaciones mínimas y la planificación necesaria para que un proyecto sea exitoso. Las empresas deben entender exactamente quiénes son como organización y lo que quieren ser en el futuro. esto cubre todo, desde las fortalezas a las debilidades, pasando por las competencias básicas en las áreas que necesitan mejorar.

Tomar estas decisiones en medio de una implementación del software de gestión puede causar un dolor significativo y confusión sobre el futuro. Las empresas que son capaces de implementar software ERP más rápido, al menor costo y con la menor cantidad de dolor son los que tienen un claro sentido de dirección y las prioridades estratégicas. Estas compañías están en una posición fuerte para impulsar sus negocios negocios usando una tecnología como el ERP, no al revés. Hay firmas que fracasan en sus proyectos de ERP al dejar que la tecnología impulse su negocio.

La conclusión clave es que el ERP no se puede implementar con éxito sin requerimientos claros. Por la misma razón, los requerimientos no pueden ser definidos hasta que los procesos de negocio están bien claros. Y los procesos de negocio no se pueden definir hasta que la organización establezca un claro sentido de dirección estratégica. Las organizaciones deben asegurar que estos temas se tienen en cuenta durante la evaluación del ERP y en los procesos de selección de software.

Es fácil quedar atrapado en todos los beneficios potenciales del ERP y olvidar que hay algunas cuestiones fundamentales del negocio a tener en cuenta antes de proceder al proyecto de evaluación, selección e implementación.

Preguntas para conocer el grado de preparación de la empresa

  • ¿Qué tan estandarizados están los procesos de su organización?
  • ¿La empresa tiene un diseño de organización, procesos de negocios, grupo de comunicaciones?
  • ¿Cuántas crisis ha enfrentado la compañía en los últimos tres años? Por ejemplo: despidos masivos, otros grandes proyectos de TI, cambios de gestión y otros traumáticos.
  • ¿Cuántos recursos internos se han comprometido para ayudar con el proyecto?
  • ¿Tiene elaborado un caso de negocios, es decir, un documento con los supuestos que llevan a la decisión y con las expectativas de retorno de inversión?
  • ¿Se han definido métricas operativas o de negocios para medir el éxito del proyecto?
  • La cultura de la empresa ¿Es receptiva como aceptar una iniciativa de cambio considerable?
  • ¿La compañía opera como una empresa única en todas las ubicaciones o más bien como un grupo de “silos”?
  • ¿Tiene un presupuesto definido y detallado que incluya partidas para imprevistos?
  • ¿Cuál es el motivo para implementar un ERP?

Si bien las respuestas a estas preguntas pueden variar, inevitablemente afectarán los niveles de riesgo del proyecto y del negocio.

También determinarán qué medidas de mitigación adicionales tenga que tomar la empresa. Estos son todos factores que deben ser considerados como parte de una solución de software global ERP.

Para muchos de sus colaboradores, esta será su primera implementación de una aplicación ERP. Tienen que entender el proceso. Otros, que han pasado por esto antes, pueden recordarlo como muy estresante. Asegúrese de que el equipo del proyecto ERP entiende que sus esfuerzos son apreciados, y que el éxito de la empresa depende de su apoyo y cooperación.

Cinco pasos para definir las aplicaciones de la empresa y la Estrategia de TI (Tecnología de Información)

Es difícil elegir un proveedor de ERP sin tener una clara estrategia de TI (Tecnología de Información). Hay una gran cantidad de trabajo de campo antes de tomar decisiones referentes al ERP. A continuación se presentan cinco pasos para desarrollar una estrategia de TI:

  • Paso 1 – Identificar los sistemas en uso
    El primer paso es identificar los sistemas que tiene en su empresa, es decir, hacer un inventario.
  • Paso 2 – Racionalizar los sistemas actuales
    Una vez que los sistemas han sido inventariados, la atención debe entonces centrarse en definir cuáles son fundamentales
  • Paso 3 – Decidir qué se hará
    Aquí es donde comienza la parte divertida. Una vez que tenga la información cuantitativa, fruto de la evaluación realizada en el paso anterior, puede comenzar a dar prioridad a los sistemas que pueden consolidarse, los que se deben actualizar y los que se sustituirán.
  • Paso 4 – Identifique su estrategia de aplicaciones
    Una vez que tenga las prioridades en su lugar, su atención debe regresar a su estrategia de aplicaciones en general. Con base en sus prioridades, tendrá que considerar la posibilidad de perseguir un único sistema ERP consolidado, una solución que reúna los mejor de cada clase, o un híbrido de ambos.
  • Paso 5 – Desarrollar un hoja de ruta del plan
    Los cuatro pasos anteriores serán cruciales para el desarrollo de su hoja de ruta para llevar adelante la estrategia de TI. Estas entradas le ayudarán a establecer un plan de tres a cinco años para mejorar su infraestructura actual de sistemas empresariales.

Los procesos de negocios y el ERP

Uno de los temas más polémicos en el mundo de los ERP y es la implementación del software tal como es (As is) o la implementación de lo que debería ser (To Be). En el primer caso, la empresa se adapta al software, en el segundo caso el ERP se adapta a la empresa. Sin estar en ambos extremos, la opinión es de hay soluciones intermedias. Es útil examinar cada aspecto individual de los procesos de negocio para decidir qué enfoque es el mejor para su empresa y su aplicación informática o ERP.

Procesos de Negocio tal cuál se hacen las cosas

Este es uno de los aspectos más controvertidos de los proyectos de software empresarial. De acuerdo a diversas experiencias con los clientes el hecho de implementar un ERP o cualquier otra iniciativa de cambios en negocio, torna necesario que haya una cantidad aceptable de atención dedicada a la definición de los procesos de negocio actuales.

Procesos de Negocio tal como deberían ser

Con el fin de desarrollar los requerimientos correspondientes y seleccionar el software que es más efectivo para su negocio, necesita entender cómo quiere que los procesos de su negocio procesos sean en el futuro. Si lo hace, obtendrá beneficios concretos.

En resumen, es útil ver los aspectos de procesos de negocio de sus proyectos de TI independientemente del software en sí. Su futura dirección estratégica y los procesos de negocios deben impulsar el proyecto de ERP no, al revés.

División Consultoría Evaluando ERP

 
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