Más y más organizaciones están considerando el atractivo de una aplicación sin servidor, bajas inversiones iniciales y despliegues relativamente fáciles que pueden proporcionar el software ERP Cloud y software SaaS ERP. Tanto para las grandes empresas como las pequeñas firmas de nueva creación, los sistemas ERP cloud tienen atractivo para una variedad de organizaciones.

El Software ERP en la nube es menos flexible que el software on-premise y esto significa menos control para adaptarse a las necesidades del negocio cuando se trata de la personalización. El asunto es que el software en la nube no solo es un poco inflexible, sino que algunos argumentan que las implementaciones de ERP Cloud son especialmente propensas a una serie de errores.

Los siguientes son cuatro errores comunes que hemos visto cuando las organizaciones intentan aprovechar esta nueva tecnología:

1. No comprender el papel del desarrollador.

En implementaciones on premise, los desarrolladores son los encargados de la gestión de aplicaciones de monitoreo. En las implementaciones de nube, los desarrolladores se centran más en la codificación y las pruebas que en la gestión del sistema. Ser consciente de lo que las responsabilidades de su equipo son durante la implementación, resultará en menos gastos imprevistos en el camino.

2. Seleccionar el software el Sistema Cloud ERP incorrecto.

Para la elección correcta, entre otros aspectos, debe considerarse que puede haber muchos requisitos de integración que su equipo necesita entender antes de proceder a la selección de software. Hay una gran variedad de proveedores de la nube en el mercado, pero no todos los vendedores se adaptan a las necesidades de su empresa, sus empleados y clientes. Definir con anticipación o en primer lugar los requerimientos del negocio es esencial para seleccionar el software adecuado. Además, asegúrese de desarrollar una sólida comprensión de los procesos de integración de datos de cada uno de los proveedores, la política de seguridad, el suministro de copias de respaldo y los procesos de recuperación ante desastres.

3. Carecer el conjunto de habilidades correctas.

Puesto que el software ERP en la nube es relativamente nuevo, muchas personas aún tienen que desarrollar el conjunto de habilidades necesarias para la integración y el desarrollo de sistemas de múltiples servicios (multi-tenant). Este obstáculo se puede superar con la dotación de personal ERP estratégica. Tener un equipo de TI hábil es esencial para una implementación exitosa de ERP cloud.

Multi-tenant significa que muchas compañías utilizan la misma instancia de un software que se encuentra hosteado (alojado), y pueden personalizar los procesos de negocios accediendo a los parámetros de configuración basados en roles y de acuerdo al nivel de protección de datos.

4. No entender el costo total de propiedad.

Los costos de iniciales tienden a ser más bajos para el software ERP en la nube que el software on-premise, pero en el largo plazo, los costos anuales de suscripción pueden ser cifras nada despreciables.

A modo de ejemplo hemos incluido un caso práctico y simple, en el cuál los costos se reducen significativamente con servidores en el Cloud, y esa reducción es más importante si el análisis se realiza en el plazo de 3 años.

Es importante que los directores financieros comprendan el costo total de propiedad de un nuevo sistema ERP para que puedan tomar una decisión consciente sobre los gastos de capital y el retorno de la inversión.

El Software ERP en la nube puede ser una gran opción para las organizaciones de cualquier tamaño, pero antes de decidir implementar la tecnología de nube, debe ser consciente de la multitud de errores que potencialmente pueden conducir a un fracaso.

Casos de implementaciones

Con relación al tema de costos, hemos incluido en este artículo dos casos para que el lector pueda analizar. Si bien por los acuerdos de confidencialidad omitimos los nombres de las empresas y proveedores, están todos los elementos necesarios para la evaluación de cada lector.

Caso 1

Se trata de una pequeña y mediana empresa del mercado farmacéutico. A comienzos del siglo XXI la firma tenía su foco en el mercado local, razón por la cuál adquirió un software acorde con esas expectativas. Ante la la oportunidad de exportar, los ejecutivos de la empresa comenzaron a ver las limitaciones.
Las falencias del software se fueron resolviendo con mayor empleo de tiempo, complementándolas con aplicaciones de oficina, duplicación de controles, generando reportes que se consolidaban en forma manual.

Para el proceso de evaluación y selección se realizaron las siguientes actividades:

  1. Análisis de las necesidades de la firma a corto y mediano plazo.
  2. Distribución de un RFI (Request For Information) entre los proveedores. Elección de una lista de proveedores.
  3. Distribución de un RFP (Request For Proposal) entre un grupo de proveedores surgidos de la actividad anterior. Elección de 4 posibles proveedores.
  4. Elaboración de un informe para la dirección describiendo fortalezas y debilidades de cada proveedor con recomendaciones de contratación.

En este caso se comparan dos proveedores. Desde aquí puede acceder al caso 1.

Caso 2

Se trata de una organización de servicios profesionales nacida en la década de los años 40. La firma tiene foco en pequeñas y medianas empresas (PYME) a quienes brinda asesoramiento contable, impositivo, auditoría y consultoría en administración.

Cuenta con un plantel de 50 empleados. El 80% son profesionales formados como contadores, licenciados en administración, en economía y en sistemas.
La metodología de evaluación abarcó 4 ejes, cada uno de ellos abierto en diferentes ítems:

  1. Evaluación funcional.
  2. Evaluación técnica.
  3. Evaluación de la empresa proveedora.
  4. Evaluación económica.
  5. En este caso se comparan dos propuestas de un mismo proveedor. Desde aquí puede acceder al caso 2.
 
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