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Las empresas de manufactura necesitan alcanzar una mayor usabilidad de su software ERP para lograr una mejor rentabilidad. Las complejidades de los sistemas modernos de producción, las mejoras en las metodologías y las cadenas de suministro globales necesitan un ERP que sea accesible en toda la organización. Los empleados de todos los niveles buscan herramientas fáciles de implementar, escalables y que permitan una rápida toma de decisiones basada en datos en tiempo real, para que la empresa logre cumplir sus metas estratégicas y obtener mayor rentabilidad en manufactura.

Lamentablemente, muchos sistemas ERP antiguos no fueron diseñados para actuar de esta manera, cuentan con otra tecnología y muchos usuarios se quedan sin la información y las herramientas que realmente necesitan.

Nuevas Plantas, Nuevas Necesidades

En las plantas del pasado, la maquinaria, los sistemas de software y los operadores se hablaban digitalmente unos a otros, en conversaciones con propósitos específicos, como control de procesos, seguimiento del almacén, mantenimiento del equipo y orden de los materiales.

Los ERPs originales ofrecían un planeamiento adecuado para este ambiente, pero su naturaleza pasiva quedó ahora totalmente desincronizada con las necesidades de las plantas actuales, diseñadas para una ejecución y adopción rápida de mejoras tanto de productos como de procesos.

Conforme a un estudio de MPI Manufacturing del 2012, el 82 % de las plantas de manufactura cuenta con algún tipo de metodología instalada, (y el 59 % usa “lean manufacturing” como uno de sus métodos) y más de dos tercios reportan también contar con algún método de mejora. Además el 69 % cuenta con un programa de mejora continua (CI).

Estos esfuerzos de mejora en el sector industrial, significan que miles de empleados están buscando datos para soportar sus esfuerzos de mejora continua. En el caso de contar con sistemas de ERPs antiguos esta información es muy difícil de encontrar y muchas veces ni siquiera existe. Pero las empresas modernas, con sistemas ERPs usables e innovadores, pueden resolver problemas gracias a:

  1. Mejor captura de datos de producción por fácil uso del software. Cuanto antes los operadores puedan dominar el uso de la aplicación, más rápido podrán tomar mejores decisiones para mejorar la productividad de la planta.
  2. Capacitación cruzada de tareas y funciones. Los empleados se vuelven más valiosos al poder cubrir ausencias y mantener la producción andando conforme a lo planificado. Todos participan.
  3. Rápido acceso de los empleados a datos vitales. Herramientas de TI basadas en roles logra que los usuarios cuenten con datos y hechos críticos que garantizan la precisión en la toma de decisiones. Cuando no existe la respuesta “correcta”, los operadores cuentan con el conocimiento para seleccionar la mejor respuesta.

Resulta crítico avanzar con la usabilidad del sistema ERP, esto puede mejorar la habilidad de la planta para medir el performance. Una mejor práctica de las plantas más eficientes del mundo es utilizar gráficos y análisis para visualizar las contribuciones de las distintas células, equipos, plantas, funciones y demás grupos en el desempeño por hora. Estas mediciones permiten ver el performance diario, semanal, mensual y anual de otras medidas estratégicas como la velocidad, calidad, costos, productividad y retorno financieros. Poder capturar estos datos en forma regular motiva a los individuos ya que cuentan con visibilidad en tiempo real sobre sus contribuciones en el performance de la planta y de la empresa, y cómo pueden resolver inconvenientes.

Conforme al estudio de MPI Groupdel 2013 sobre Manufactura de Próxima Generación, sólo el 70 % de las empresas de manufactura cuentan ocasionalmente con capturas del conocimiento operacional y de las experiencias como las mejoras en los procesos que pueden optimizar las operaciones. Además, las empresas de manufactura en general no ofrecen a sus empleados desde los trabajadores rasos hasta ejecutivos de primer nivel, la información necesaria para evaluar la efectividad y retornos que logra la empresa debido a sus esfuerzos estratégicos. Por ejemplo, sólo el 19 % de las empresas monitorean regularmente y revisan los méritos específicos del CEO y del personal ejecutivo y la transparencia y claridad de la empresa controlando los retornos logrados a raíz de los procesos de mejoras.

Operaciones Continuas

Otro factor que afecta la mejor usabilidad del ERP es el ROI (retorno de la inversión). En una economía global competitiva, los inversores y líderes corporativos no toleran más implementaciones de software largas, que interrumpen sus operaciones diarias y el flujo de capital.

Los líderes prefieren inversiones que agregan valor y ventajas rápidamente por medio de la innovación. En el mundo actual rico en datos esto normalmente significa mejorar el acceso al conocimiento y la visibilidad más que sumar tareas.

Las empresas de manufactura también desean soluciones de ERP más usables porque les permite contar con menos personal y requieren pequeños grupos de soporte de TI. Para que las operaciones diarias funcionen armoniosamente, muchas de las tareas que anteriormente realizaba TI ahora las realiza el personal standard. Los equipos de producción necesitan soluciones ERP con navegación como sistemas para los consumidores en general y con prestaciones de autoservicio, como preparación de reportes.

Las mejores funcionalidades del ERP también ofrecen una ventaja para el reclutamiento, optimización y retención de talentos. Cuando los profesionales de la manufactura se retiran, los trabajadores más jóvenes que los reemplazan vienen con mayores expectativas en cuanto al software: herramientas fáciles de usar que incentivan mejoras y un aprendizaje continuo, toma de decisiones y acción inmediata.  Quieren contar con la velocidad de mensajes de textos, la claridad de compartir fotos instantáneamente y con la intuitividad de una app.

¿Su organización precisa contar con una mayor usabilidad de su ERP?

Para determinar si  su ERP es tan usable como sus necesidades, primero chequear la interface del frontend. Allí se debería ver:

  1. Interfaces, tableros y herramientas familiares similares a las utilizadas en websites y en las comunidades de las redes sociales.
  2. Herramientas de navegación que permiten diversas funcionalidades sin agregar complejidad.
  3. Capacidades según los roles para accedera los datos críticos rápidamente.
  4. Documentación digital inmediata y participación en de conversaciones, acciones y resultados.
  5. Funcionalidad robusta y rápida de búsquedas.

Desde la perspectiva del planeamiento, el sistema debería escalar conforme a la necesidad y soportar la expansión global, como multi idiomas, variación de reportes, y variación en las normas y cumplimientos. La flexibilidad es una parte importante de la usabilidad y logra que las fusiones, introducción de nuevos productos y otros cambios a gran escala sean menos disruptivos.

Funcionalmente, el sistema deberá también ser inclusivo sin demorar el performance de los usuarios y los upgrades y optimizaciones deben ser armoniosos y fluidos.
Puede operar en servidores remotos y/o por SaaS. Si no se cumplen estos requisitos, es hora de buscar otras opciones que ofrecen mayor flexibilidad y mayor usabilidad.

El ERP continúa siendo un elemento fundamental para una gestión de la manufactura, pero las nuevas tecnologías y  modelos de gestión, las presiones competitivas de la globalización, y los cambios en las expectativas de los usuarios hace que las demandas de una mejor usabilidad sean mayores.

Ya sea que las empresas de manufactura optimicen sus sistemas ya existentes o inviertan en nuevos, se debe evaluar la usabilidad del ERP de manera de maximizar el crecimiento y las mejoras de rentabilidad.

Por Lisandro Sciutto, director senior de Producto, Infor América Latina

 

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