Dice el refrán popular que una “Una cadena es tan fuerte como su eslabón más débil.” Si aplicamos este concepto al software de negocios, llegaríamos a la conclusión de que una solución de negocio es tan fuerte como su integración más débil. El ERP empaquetado es una solución provista por un único vendedor que ofrece un paquete integrado.

Por lo general se pasa por alto y se subestima que la integración es uno de los factores más importantes a considerar como parte de un mejor de una decisión entre el ERP empaquetado versus lo mejor de cada proveedor. El beneficio de la funcionalidad más rica está limitada por la integración parcial. En este artículo, vamos a discutir los factores a tener en cuenta como parte de tomar una decisión entre el ERP empaquetado versus lo mejor de cada proveedor, también conocido como lo mejor de la raza o Best of Breed.

ERP empaquetado versus lo mejor de cada proveedor

La proposición de valor típico para el mejor software de la raza es la funcionalidad específica de la industria con la profundidad necesaria para resolver problemas particulares. Esta ventaja es especialmente importante para la generación de una ventaja competitiva. Para cualquier empresa es vital que los procesos de generación de ingresos sean competitivos.

La tabla anterior permite realizar un análisis adicional:

  1. La integración entre productos se traduce en mayores costos y esfuerzos de mantenimiento. Por ejemplo: doble o triple actualización, ciclos de mantenimiento.
  2. El desarrollo de la integración entre el mejor de la raza y el ERP no es tan robusta como la que viene en un ERP empaquetado. No es solo por el aspecto económico sino también por los modelos de datos subyacentes que, en el 90% de los casos, son diferentes y no necesariamente compatible.

La pregunta clave que debe tomar quien está evaluando una propuesta así es ¿Vale la pena elegir lo mejor de la raza para formar un ERP frente al costo que implica?

Si la inversión adicional que debe hacerse genera un impacto significativo que se traduce en una ventaja competitiva, no hay que dudarlo. Pero si no es así, hay que reflexionar sobre la estrategia de integración que se adoptará.

Casos

Puede haber casos especiales en los que se justifique la convivencia entre el ERP empaquetado y el mejor de la raza . Durante muchos años trabajé en la industria bancaria. De cara al negocio, es decir para la generación de ingresos, los bancos utilizan un tipo de software especial cuya funcionalidad no está contemplada en ningún ERP genérico u horizontal. Tal es el caso de lo que se llaman cuentas pasivas (cuentas de ahorro, cuentas corrientes, depósitos a plazo) y activas (créditos, garantías). Además, la contabilidad bancaria tiene diferencias con el resto de las empresas pues las instituciones financieras por lo general, están bajo regulaciones muy estrictas de autoridades monetarias.

Por otra parte el software especializado en bancos, no tienen un conjunto de funcionalidades que están muy bien resueltas en un ERP genérico, como el proceso de compras, la administración de activos, el mantenimiento de equipos, la gestión de presupuestos.

Otro caso similar es el de compañías de seguros, en las que el corazón de negocios (cobertura de riesgos, emisión y administración de pólizas) no está previsto en un ERP empaquetado genérico.

Pero hay casos en los que no se justifica el esfuerzo para hacer convivir al ERP empaquetado y el mejor de la raza. Conocí una empresa que contaba con un proceso de manufactura no muy complejo. En su proceso de evaluación, que por cierto no fue realizado de la forma más profesional, el gerente de planta no estaba convencido de ciertos procesos de formulación y de la forma de asignar los costos de elaboración. No se trataba de un proceso que generaba una ventaja competitiva. Solo era una cuestión de criterios. Sin embargo, por su personalidad, logró imponer su punto de vista y la empresa terminó adquiriendo un ERP genérico y un software especializado en producción. Sucedieron tres cosas:

  • El proyecto de implementación fue muy largo pues se debieron integrar dos sistemas diferentes con tecnologías distintas.
  • Hubo que desarrollar muchas interfases (algo así como conectores) para que convivan los productos.
  • Se retrasó la evolución tecnológica del software pues los dos proveedores no liberaban las mejoras (versiones) en el mismo momento.

En última instancia, la empresa es la que toma la decisión, la responsabilidad del consultor es presentar toda la información relevante con el contenido apropiado de modo que se pueda tomar una decisión informada Hay un área en particular, que generalmente no es analizada completamente y es el verdadero costo de la integración.

El verdadero costo de la integración

Cuando se piensa en la integración entre los dos paquetes de software diferentes, por lo general se pone foco en las transacciones. Pero hay otro tipo de integraciones. Por ejemplo las reglas de negocio.

Cada software empaquetado tiene reglas de negocio y datos de control que rigen la forma en que la funcionalidad del software es compatible con las actividades de negocio. Además, los modelos de datos subyacentes para cada software empaquetado son diferentes. Tiene que haber un proceso (ya sea manual o automático), que mantenga las reglas de negocio y datos de control respectivo en sincronía.

En muchos casos, deben replicarse las transacciones comerciales en el software ERP empaquetado y en el mejor de raza. Vale la pena considerar el volumen de datos que debe ser replicado entre los dos paquetes de software.

Aunque replicar suena peor que integrar, cuando se tienen que integrar las transacciones entre los diferentes modelos de datos, la replicación es típicamente el enfoque que se adopta. Aún cuando el proveedor de software ERP empaquetado asegura que tiene integración con cualquier software, es necesario preguntar si tal integración es a nivel de servicios o a nivel transaccional.

¿Tiene sentido el mejor de la raza?

Si, sin dudas. Un ERP empaquetado puede ser la mejor solución para soportar los procesos de generación de ingresos, las normas de cumplimiento y las prácticas generalmente aceptadas. Sin embargo, el ERP empaquetado puede no ser lo mejor para las prácticas competitivas. Si así fuera, entonces la práctica de negocio no sería competitiva pues estaría disponible en cualquier ERP.

En términos generales un proveedor de software “mejor de la raza” puede ser más abierto a la colaboración activa y al co desarrollo con los clientes para encontrar soluciones a las necesidades particulares de sus clientes que se vinculan con la generación de ingresos.

Resumen

Los proceso y funciones de negocio generan resultados empresariales. El software mejor de la raza puede ser la mejor decisión para apoyar los procesos de negocio que generan ingresos. Se debe tener en cuenta el costo y el beneficio que tal integración produce y evaluar si se justifica la convivencia entre el software ERP empaquetado y el mejor de la raza.

División consultoría de EvaluandoERP.com

 
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