Felicidades, acaba de concluir satisfactoriamente el proyecto de implantación del ERP de su empresa. Sin embargo, no debe bajar la guardia, pues aún está presente un factor que puede arruinar los objetivos logrados, el control.

Después de haber entrado en operación con contundente éxito inicial, la falta de exactitud en los datos que se alimentaron día a día al ERP (Enterprise Resource Planning) fue un factor determinante para que se degradara enormemente los beneficios logrados en la implantación.

Una de las funciones centrales de todo sistema empresarial es servir como sistema de comunicación que distribuye información desde una base de datos centralizada. Esto le da el potencial de obtener grandes ventajas si se mantiene en su ERP la base de datos con información de calidad, pero si la información que se comparte es defectuosa, los efectos podrían resultar desastrosos.

Cuando la información contiene errores u omisiones, los propios usuarios del ERP no confían en la información obtenida del sistema empresarial, por lo que empezarán a usar controles informales personales y dejarán de preocuparse por mantener todo actualizado. Esto puede continuar hasta que su ERP se vuelva prácticamente inútil.

¿Se ha preguntado qué calidad de información está distribuyendo tu sistema ERP actualmente?

En que enfocar el control de la operación

Algunas de las principales áreas y temas en los que le sugiero enfocar las iniciativas de control de la calidad de la información que se registra en el sistema empresarial son:

  • Catálogos básicos, como los de clientes, proveedores y artículos: Verifica que no haya registros duplicados, obsoletos o faltantes.
  • Registros de inventarios: Antes de hacer los ajustes por inventarios físicos primero asegúrese que realmente todas las transacciones hayan sido registradas en el ERP.
  • Listas de materiales y rutas: Aproveche las funciones de cambios de ingeniería, aprobaciones y liberaciones para asegurar que solo la versión correcta sea conocida por el área de producción y planeación.
  • Órdenes de venta y Pronóstico de ventas: El objetivo es tener registrada una demanda realista que guíe las acciones principalmente de los departamentos de Planeación, Embarques, Producción y Compras. Verifique que los pronósticos no estén desactualizados y que no se tenga órdenes de venta con fechas de entrega prometida establecidas en el pasado. Solo deje abiertas las órdenes que representen las solicitudes reales de sus clientes.
  • Órdenes de producción: Libere solamente las órdenes de producción que realmente se empezarán a trabajar de inmediato. Además de acostumbrarse a usar el módulo de producción como un medio de comunicación entre los departamentos de Planeación y Producción, estará asegurando la fiabilidad de las fechas de inicio de producción, que son vitales para los cálculos de capacidad y disponibilidad. Solo deje abiertas las órdenes que representen las necesidades reales de producción.
  • Órdenes de Compra: El objetivo es tener registrada una expectativa realista de cuándo se estarán suministrando los materiales, componentes y servicios que se necesitan para mantener operando a la empresa. Enfóquese en mantener actualizadas las fechas prometidas de entrega empezando por las que estén establecidas en el pasado. Solo deje abiertas las órdenes que contengan cantidades realmente pendientes por suministrar.

En todos los casos cualquier omisión o diferencia detectada se deberá investigar para evitar a futuro caer en el mismo problema. Sabemos que en todo proceso humano inevitablemente existirá variabilidad, sin embargo, el objetivo debe ser acercarse lo más posible al 100% de exactitud. Aproveche la metodología Six Sigma para reducir la variabilidad, detectando sus causas y controlándolas para así aumentar sistemáticamente la calidad de la información. Ésta debería ser una tarea continua y de tiempo completo.

Incluya dentro de las responsabilidades diarias de cada puesto los objetivos de exactitud en los registros de información que cada quien tiene a su cargo. Por último, la mejor manera de mantener confiable a su ERP es realmente usándolo: Entre más se use este sistema empresarial para administrar la empresa, más personas habrá que dependan de esa fuente de datos y por lo tanto serán más cuidadosos con la exactitud de la información.

Por Justo Barrientos, consultor Sr. de Microsoft Dynamics AX de la empresa GCG. Especializado en temas de manufactura y control de proyectos con más de 15 años de experiencia. www.gcg.com.mx

 
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