¿Por qué en las empresas hay personas que, con el tiempo, se van transformando en imprescindibles? Los “imprescindibles” existen en todas las empresas. Los vamos fabricando y, luego, nos acostumbramos a ellos si bien, consciente o inconscientemente, nos damos cuenta que no estamos haciendo lo mejor.

Esencialmente, es un tema de organización. Cuando, en algún punto de la empresa, tenemos un imprescindible, es porqué la organización está fallando y, justamente, ese punto debe ser analizado… y resuelto.

El análisis que debemos hacer es independiente de las cualidades que puedan tener las personas en cuestión. Pueden ser personas muy capaces, con buen criterio y experiencia. Con el tiempo nos apoyamos en ellas, hasta que nos damos cuenta que el resultado que obtenemos no es el mejor y que, además, hemos creado una dependencia que, inevitablemente, se nos volverá en contra.
Si queremos ser realmente objetivos debemos considerar que, en algunos casos, los empresarios fundadores de las empresas también pueden adoptar ese rol, que es aún mas pernicioso porque nadie se anima a decírselo.

Debemos distinguir dos categorías de “imprescindibles”

  • En primer lugar, tenemos aquellas personas que, por su experiencia y capacidad en sus tareas, son muy importantes y hasta difíciles de reemplazar. Por ejemplo, un excelente ingeniero proyectista. En realidad, esta categoría no denota una falla de organización; simplemente hay que tratar de conservarlos o formar otros tan buenos como ellos.
  • La otra categoría, la que nos ocupa, es la de aquellas personas que, por la información que sólo ellos manejan, se transforman en esenciales para el funcionamiento de la empresa. Son personas que si se enferman, se toman vacaciones o, en el peor de los casos, renuncian, nos dejan en dificultades; éstos son los más complicados de reemplazar cuando se ausentan ya que sus conocimientos y la información que manejan sólo está en su cabeza; información que la empresa no tiene registrada.

Un caso

Veamos un ejemplo: en las fábricas de caramelos existe el “maestro caramelero”. Si esa persona es la única que tiene la fórmula para hacer los caramelos, ¿qué pasa si se enferma o se va? Perdemos dos cosas: un maestro capaz, que es lo normal, pero además perdemos la fórmula, y eso es una falla grave de organización.

En realidad, en la actualidad, el desafío consiste en tener un sistema que maneje toda la información importante de la empresa, para que esa información sea capital de la empresa y no se pierda con el cambio de las personas.

Estas personas son imprescindibles por la información que tienen y porque la manejan con criterio.

Cuando se produce un problema, por ejemplo, un reemplazo imprevisto de productos en la línea de producción por un cambio en el plan de ventas, si no tenemos un “sistema de producción”, tenemos que recurrir a ellos que saben cuáles son los componentes esenciales de los productos para tratar de ver, en corto tiempo, si tenemos todos los materiales necesarios y la cantidad a fabricar. Para ello, si la empresa no tiene buen control de stock tienen que contar las piezas. Es obvio que el nivel de riesgo es muy grande.

Lo que sucede es que, por las limitaciones de tiempo y de memoria, no pueden tomar en cuenta todas las condiciones que afectan el cambio; sólo pueden tomar en cuenta los componentes principales y la situación de las maquinas principales etc. Entonces, nos dirán que se pueden hacer, por ejemplo 788. Cuando se realiza la producción, sucede que lo que falta es alguna de las cosas que no tuvieron en cuenta, entonces termina fallando la producción por un tornillo insignificante, por una etiqueta o por una máquina que no tiene la herramienta adecuada. Entonces los 788 se transforman en 240 y vuelta a correr todo el mundo para ver con qué producto se va a seguir y hacer el tercer cambio de línea.

Resultado: se agrava el estado de Emergencia, crece la improvisación, baja el rendimiento y no se puede cumplir con los clientes.

Pensemos en esto: en lugar de definir lo que vamos a producir como Gerentes de producción le preguntamos a la gente de producción qué es lo que se puede fabricar. Es equivalente a que un general le pregunte a los soldados por dónde atacar al enemigo.

¿Cómo se resuelve la situación?

Disponiendo de un sistema de información y de planificación de nivel adecuado, haciendo “simulaciones” hasta lograr el plan de producción posible más conveniente, con costos controlados, planificado de manera que permita salir del estado de emergencia, no agravarlo aún mas. El sistema tiene en cuenta absolutamente todas las condiciones, ejecuta la programación y permite ensayar con distintos planes alternativos, hasta lograr la mejor combinación aceptable para producción, el cumplimiento con los clientes y el facturado.

Este es uno de los aspectos más importantes que yo he debido soportar durante años en mi experiencia como gerente de producción y, precisamente la recurrencia de este problema me hacía estar continuamente en emergencia. Yo también contaba con un supervisor de una capacidad y un criterio excepcional; el era un genio, pero el problema era que carecíamos de información actualizada y confiable en el momento en que se necesitaba.

También puede haber imprescindibles en el almacén, debemos tener un sistema que nos informe en tiempo real de existencias, ubicación y lote; esto nos dará una independencia importante en relación al almacenero, que podrá enfermarse o irse de vacaciones sin que afecte la producción.

¿Qué pasa con las fórmulas, recetas o estructura de los productos?

Con un buen sistema de producción, tendremos ingresadas las estructuras, fórmulas o recetas de todos los productos, sin tener que depender de la presencia o memoria de ninguna persona, para realizar la producción; podremos, siempre, saber si contamos con todos lo elementos necesarios para hacer la producción, y en el caso de faltantes el sistema nos puede proponer Sustitutos, Fórmulas o Rutas alternativas. En el caso del ejemplo de los caramelos, tendremos la fórmula del caramelo; seguramente la primera vez la escribirá el maestro caramelero pero, después, ya no dependeremos de él en cosas que no hacen a su función.

Este tema, que parece hasta elemental al comentarlo, es algo muy común y hace que las empresas vivan permanentemente en estado de emergencia, con bajo rendimiento de producción, con un esfuerzo muy grande de la gente que vive estresadas, con una cantidad muy grande de horas extras y con el peligro de que Producción sea considerado culpable de la situación o de los incumplimientos con los clientes.

Resumiendo

La forma de disminuir el estado de emergencia es tener un sistema que trabaje en tiempo real, que disponga de la información necesaria para planificar correctamente, previniendo las emergencias y que, si éstas se produjeran, evaluar las mejores alternativas para la producción, el rendimiento y el cumplimiento de los clientes, además de no utilizar componentes que se necesitan para otros productos. Volviendo a los imprescindibles, si contamos con una persona valiosa y le damos las herramientas adecuadas, vamos a lograr que sean más efectivos para la organización; les daremos una posibilidad de crecimiento laboral y una mejor calidad de trabajo.

Simplemente, vamos a lograr que sean NECESARIOS Y NO IMPRESCINDIBLES; no vamos a depender de ellos y ellos se podrán ir de vacaciones o enfermarse tranquilos.

AH, ¡¡Y NOSTROS TAMBIEN!!

Gerencia de Consultoría,
Hipernet S.A. www.hipernet-sa.com.ar

 
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