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El software para realizar contrataciones (Procurement) gestiona los procesos de compras dentro de una cadena de suministro. Después de usar el software de compras para analizar el gasto corriente y el desempeño de los proveedores potenciales, estas aplicaciones asumen el control para finalizar los acuerdos e iniciar las transacciones monetarias. Como un elemento importante de los sistemas de contrataciones, estos productos ayudan a las organizaciones a gestionar de forma eficaz sus compras, los tiempos de entrega y maximizar el beneficio en cada orden de compra (PO Purchase Order).

Características del software de contrataciones

Las soluciones de gestión de contrataciones, pueden convertir un proceso de abastecimiento bien planeado en órdenes de compra, mediante operaciones e interfaces fáciles de usar. Esto ayuda a controlar los gastos que no son de la nómina y así apoyar la gestión de activos en el largo plazo. Claro está que la clave para un proceso ordenado es haber pensado cómo implementar un proceso de compras.

Una vez que los requerimientos de insumos pasan al área de compras, ésta comienza con el proceso. La compra se realiza después de algún tipo de comparación, que puede llevarse a cabo a través de licitaciones públicas o de varias evaluaciones de ofertas privadas. Luego comienza la fase de adquisición. Los suministros se compran a través de las capacidades del software de compra electrónica. Una vez que el pedido ha sido completado, la aplicación analiza los documentos de recepción de mercaderías para proceder luego a la aprobación de las facturas que luego figurarán como deuda en el sistema de cuentas a pagar.

Uno de los beneficios claros de estas aplicaciones y los sistemas de gestión de relaciones con los proveedores o Supplier Relationship Management (SRM) es, en general, su capacidad para gestionar con eficacia las cantidades masivas de datos que se acumulan después de muchas compras de una organización. Una vez que los términos de compra se hayan acordado, el software de e-procurement presenta la información a todas las partes necesarias para su aprobación inmediata, lo que garantiza que los productos adquiridos pueden ser entregados tan pronto como sea posible. Para referencia futura, el programa también almacena estos documentos de aprobación, así como las cifras de gastos para cada compra, que se utilizará en el próximo ciclo de abastecimiento.

Funcionalidades sistema electrónico de contrataciones.

Ordenamiento, comparación y selección

Las soluciones de contrataciones organizan la información de productos en un formato que permite las comparaciones y ayudan a hacer una mejor selección. Aunque esto facilita las decisiones de compra, donde realmente añade valor es en la selección de los productos básicos (commodities), donde no hay variaciones en las características del producto o la calidad.

Aprobación de la orden de compras y entrega

Organizar los datos en un solo lugar hace que sea fácil identificar el producto y la orden de compras aprobada para adquirirlo, asegurando que nada se pide sin que las personas adecuadas se enteren. El siguiente paso es entregar la orden la orden a los vendedores a través del método de entrega acordado.

Facturación

Como parte de la funcionalidad de facturación en estos sistemas, debe haber coincidencia entre las facturas y las órdenes de compras y, además, realizar la gestión del pago electrónico si correspondiera.

Análisis de datos

Un aspecto que estas aplicaciones deben proveer es Business Intelligence para sobrevivir a la tormenta de datos. Consiste en analizar las tendencias de compra y evaluar a los proveedores para identificar las áreas de potenciales mejoras, en relación a las economías de escala, y apalancar la posición negociadora para futuras adquisiciones.

Evaluación de los Sistemas de contrataciones

Una de las principales decisiones que deberá tomar es entre comprar un software de la manera tradicional, basada en la instalación del sistema en su empresa, o la de contratar un servicio, conocido como software-as-a-service (SaaS). Entre otros, los Puntos claves para la selección de aplicaciones SaaS, son:

  • Integración.
  • Privacidad.
  • Gestión del servicio.
  • Costos.

 

Por división evaluando Software

 

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