El software ERP para organizaciones de Servicios Profesionales (en Inglés PSA o Professional Services Automation), ofrece acceso a información crítica de proyectos en tiempo real. Este tipo de ERP mejora la eficiencia operacional y la gestión de recursos de empresas dedicadas a consultoría, diseño, desarrollo de ingeniería, ejecución de proyectos de ingeniería, bufettes de abogados, publicidad, marketing y otras.

¿Para quién es el software de organizaciones de Servicios Profesionales?

El software ERP para la industria de Servicios Profesionales (en Inglés PSA o Professional Services Automation) está orientado a organizaciones que necesitan automatizar procesos, optimizar sus operaciones, administrar servicios y generar nuevos negocios. Este software empresario pone énfasis en la administración de personas (recursos humanos) y, más específicamente, en la asignación de tiempos. Esta es una gran diferencia con otro tipo de ERPs que se centran en la administración de activos tangibles.

Con el software ERP especializado en Servicios Profesionales (PSA o Professional Services Automation) las empresas pueden mejorar la administración de intangibles que son más difíciles de cuantificar, como la rotación de los empleados, la eficiencia y la satisfacción del cliente. El software ERP para Servicios Profesionales (PSA o Professional Services Automation) normalmente incluye capacidades para la gestión de proyectos, gestión de recursos, gestión de horas, y la contabilidad financiera. Las industrias que se benefician incluyen: contabilidad, publicidad, arquitectura, auditoría, servicios de software, construcción, ingeniería, consultoría de gestión y servicios de marketing entre otros

Clases de aplicaciones

Gestión de proyectos

Los administradores de proyectos pueden crear y seguir los programas en ejecución, el presupuesto de gastos, y colaborar con los empleados y clientes. Las funciones incluyen la planificación de proyectos, la asignación de personas, el control del presupuesto de ejecución, herramientas de costos del proyecto y la administración de las tareas del proyecto.

Administración contable

Es útil para el seguimiento de ingresos y gastos por cliente y por proyecto. Así mismo mantiene actualiza la rentabilidad. Entre las funciones claves se incluyen la facturación, así como las cuentas por pagar y por cobrar.

Tiempo y expensas

Se trata de aplicaciones que monitorean el tiempo usado por los colaboradores y los gastos asociados. Las funcionalidades típicas comprenden:

  • Disponibilidad y asignación de profesionales.
  • Facturación de cada profesional.
  • Registro de tiempos, accesible desde cualquier lugar a través de la WEB.

Facturación y reembolsos

En algunas organizaciones es frecuente realizar gastos por cuenta y orden del cliente y luego gestionar el reembolso de los mismos. A veces, la organización de servicios profesionales necesita una autorización rápida del cliente para realizar el gasto y en otras oportunidades cuenta con un presupuesto aprobado que se renueva periódicamente. Esta clase de aplicación es necesaria en el circuito administrativo que se genera para la facturación, rendición de cuentas y gestión de reintegros de los materiales necesarios para la ejecuciòn del proyecto.

Mesa de ayuda

Es una aplicación que puede ser parte del ERP o provenir como un módulo de un CRM. El objetivo es dar soporte a clientes que necesiten atención rápida. Las funciones de la mesa de ayuda incluyen administración y seguimiento de consultas y facilidades para responder rápidamente. Un ejemplo de estas últimas es posibilidad de compliar las preguntas más frecuentes (FAQ) con sus respuestas.

Gerenciamiento de documentación y conocimientos

Las empresas de servicios profesionales son firmas con alto grado de conocimientos que permanentemente generan documentación. El desafío es hacer que se encuentren disponibles para toda la organización en cualquier lugar, en cualquier momento. Las funciones que debe incluir esta aplicación son:

  • Recolección y almacenamiento de diferentes tipos de documentos.
  • Creación de un repositorio de conocimientos catalogados.
  • Acceso desde ubicaciones remotas.

Administración de recursos

Esta es una de las aplicaciones centrales del negocio. Brinda a las empresas las herramientas para encontrar los recursos humanos adecuados que, por sus conocimientos y disponibilidades, puedan ser asignados a los proyectos. La aplicación debe contener un banco de datos sumamente flexible que almacene la información laboral, calificaciones, experiencia y habilidades de los profesionales.

Compras e inventarios

Se ocupa de asegurar que los suministros se adquieren en cumplimiento con las regulaciones, están disponibles, y han sido protegidos contra pérdidas. Las funciones incluyen la identificación de los mejores insumos a los mejores precios y la automatización del proceso de gestión de proveedores, materias primas y contratos.

Gerenciamiento de cuentas y venta

Permite a las empresas ofrecer un servicio de alta calidad mediante el seguimiento de las transacciones realizadas e información al cliente. Algunas de las funciones incluyen almacenamiento y organización de la información del cliente, analizando las tendencias de compra, generación de clientes potenciales, y la personalización de comercialización.

Hay dos documentos claves para minimizar el riesgo en el proceso de evaluación y selección de un software para Servicios Profesionales (PSA o Professional Services Automation). Le recomendamos leer, Cómo evaluar un proveedor de software para Servicios profesionales y 10 pasos para elegir el proveedor de software ERP adecuado para servicios profesionales.

Tendencias del mercado

Al realizar una evaluación y comparación de software ERP para Servicios Profesionales (PSA o Professional Services Automation) hay una una serie de tendencias que deben considerarse. La viabilidad de los proveedores de software dependerá de cómo abordan tales tendencias.

Cloud Computing

La proliferación de empresas de servicios en todo el mundo está produciendo un gran impacto en la forma en que se invierte en tecnología. La mayoría de estas empresas tienen menos de 100 empleados y son compradores que buscan soluciones ágiles que les permitan mantener o aumentar la rentabilidad. Atrás han quedado los días de las empresas de servicios de inversión fuertemente en equipo en las instalaciones. Estas empresas están buscando soluciones de servicios profesionales para eliminar la carga de TI de su organización.

Interés en la utilización de recursos

Un hecho que es difícil de cuantificar, fundamental para mejorar los márgenes de beneficio, son los costos de rotación de empleados. Las empresas de servicios inteligentes están buscando soluciones de software que les den la capacidad de considerar los intereses de los trabajadores cuando se les asigna a los proyectos para asegurar la motivación.

Colaboración con el cliente

Las empresas de servicios más destacadas han descubierto los beneficios de trabajar en colaboración con sus clientes a través del uso de software para Servicios Profesionales (PSA o Professional Services Automation). Dar a los clientes acceso directo a los datos, como horarios de los consultores, para que puedan ver la puntualidad proyecto o facturas, para que puedan aprobar los elementos facturables, en forma remota, a través de la nube, aumenta la fidelización de clientes. La tecnología ha evolucionado hasta el punto en el que el permiso es instantáneo, dando a los clientes, proveedores y partes interesadas, el acceso inmediato a la información del proyecto.

Gerenciamiento de proyectos y contabilidad integradas

Hoy en día las empresas que utilizan distintos sistemas de contabilidad y gestión del proyecto puede perder mucho tiempo y dar lugar a errores. Unificar ambos pueden eliminar la toma de decisiones sin información y mejorar la limpieza de datos. Una sola solución permite conocer el estado de cada proyecto en tiempo real y gestionar adecuadamente.

Beneficios y posibles problemas

El software para Servicios Profesionales (PSA o Professional Services Automation) ayuda a las empresas a alcanzar resultados inmediatos con rapidez por el hecho de mejorar, automatizar y optimizar los procesos incluyendo:

  • Mejorar la gestión de proyectos y recursos, la exactitud de la facturación, el tiempo de seguimiento y el reconocimiento de ingresos.
  • Mejorar el rendimiento y la rentabilidad en tiempo real, una visión práctica.
  • La reducción de errores y el tiempo dedicado a funciones administrativas y mejorar relaciones con los clientes y la retención con un mayor nivel de colaboración.

Lamentablemente, algunas empresas no logran alcanzar estos beneficios, por lo general como resultado de:

  • La introducción de un nuevo proyecto de gestión puede requerir cambios sustanciales dentro de la organización como reingeniería de proceso o de negocios y dejar fuera de la zona de confort a muchos ejecutivos.
  • Re-entrenamiento del personal que, muchas veces, son reacios a cambiar.
  • Si la gerencia de alto nivel no se da cuenta de los beneficios de una solución más completa, no aceptará este cambio.

¿Cómo evaluar la propuesta de una empresa proveedora de software?

Una vez que la decisión de invertir fue tomada, y que los procesos de la empresa fueron relevados y documentados, comienza la etapa de evaluación y selección del software, el proveedor y el implementador. El proceso de evaluación se puede desarrollar según 4 ejes. En cada uno de ellos podemos darle ayuda con herramientas disponibles en EvaluandoERP.com:

Evaluación funcional

Para obtener un informe sobre los productos que mejor se adaptan a su proyecto, puede ingresar al Evaluador de Software ERP. El uso es gratuito y el informe no tiene costo. Si precisa una herramienta para realizar comparaciones funcionales, le recomendamos ingresar adquirir el RFP (Request for proposal) de comparación.

Evaluación técnica

Para obtener un informe sobre los productos que mejor se adaptan a su proyecto, puede ingresar al Evaluador de Software ERP. El uso es gratuito y el informe no tiene costo.

Adaptado por la División Consultoría www.evaluandoerp.com

 
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