Se las llaman Organizaciones sin fines de lucro, Organizaciones No Gubernamentales (ONG) y, a veces, por su nombre en inglés: Non Profit Organisations (NPO). Cualquiera sea la forma de referirse a ellas, tienen una serie de problemas en común. Por ejemplo: conseguir donantes, reclutar voluntarios, administrar los fondos, asignarlos a los programas y proyectos. ¿Necesitan un ERP? ¿Existe el ERP para Organizaciones sin fines de lucro, ERP para Organizaciones No Gubernamentales (ONG) , ERP para Non Profit Organisations (NPO)?

Con la variedad de software ERP en el mercado, las organizaciones sin fines de lucro, también llamadas Organizaciones No Gubernamentales (ONG) de todos los tamaños tienen opciones para crecer, gestionar y simplificar su administración. Con aplicaciones que van desde soluciones individuales, independientes, para la gestión de donantes hasta servicios integrales de planificación de recursos empresariales (ERP), para una ONG es más fácil la gestión de las funciones de su día a día. Esto incluye actividades de promoción y campañas por correo electrónico, informes, contabilidad y gestión.

El desafío para los compradores de las ONG’s es determinar exactamente cuál de estas soluciones satisface de la mejor manera las necesidades únicas de su organización hoy y cuál le permitirá crecer a través del tiempo. Este artículo ofrece una visión general de software ERP (Enterprise Resource Planning) para una ONG que lo ayudarán a tomar las decisiones con más información y encontrar el mejor software para administrar la recaudación de fondos.

¿Qué es el Software sin fines de lucro?

De software sin fines de lucro incluye la amplia gama de aplicaciones independientes y programas integrales que ayudan a las ONG’s en la gestión de las muchas facetas de su administración: recaudación de fondos, relaciones con los donantes, seguimiento y generación de informes. Independientemente de su tamaño, el alcance de las ofertas, o del presupuesto, toda ONG se beneficiará de la utilización de estas soluciones ricas en funcionalidades. Si bien cada ERP ofrece su propio estilo único y con funcionalidad, la mayoría de los sistemas tienen un conjunto de funcionalidades en común.

Categorías de aplicaciones

Software de Contabilidad

Maneja tablas sobre la información financiera crítica para asegurar que los fondos presupuestados y su recolección, sean asignados con eficiencia. Las funciones incluyen la supervisión del presupuesto, la previsión de flujos futuros, gestión de subsidios o subvenciones, procesamiento de la nómina (remuneraciones) y el seguimiento y presentación de informes.

Recaudación de fondos y gestión de los donantes

Facilita la gestión para solicitar, recoger y realizar seguimiento de las donaciones que realizan aportantes a nivel personal ya sea en forma periódica planificada o bien se trate de donaciones extraordinarias. Las funciones incluyen diferentes formas de gestionar las recaudaciones, como por ejemplo:

  • Por medio de subastas.
  • Eventos deportivos como maratones.
  • Creación y gestión de campañas especiales.

Proporciona, en línea, los formularios personalizados de donación, la generación de la recepción y presentación de informes.

Marketing y Difusión

Permite y apoya difusión directa, personalizada, e-mail marketing y las campañas en línea. Las funciones incluyen la gestión de las comunicaciones, contenido personalizado, la distribución selectiva de correo electrónico, archivo de mensajes y de información en profundidad.

CRM – Customer Relationship Management

Crea un entorno de base de datos para gestionar todos los tipos de partes constituyentes de una ONG, incluyendo voluntarios, miembros, alumnos, empresas y fundaciones. Las funciones incluyen la campaña / administración de fondos, consulta avanzada, generación de oportunidades, la integración de la contabilidad, procesamiento, gestión, seguimiento e informes sobre donaciones.

Caridad / Planificación de eventos

Es la parte del software que ayuda a las organizaciones a prepararse para eventos y reuniones de todo tipo y tamaño. Las funciones incluyen inscripción en línea, listados de búsqueda de eventos, recordatorios por correo electrónico, aceptación de pagos en forma directa o bien mediante gateways de pago, presentación de informes.

Gestión de las subsidios o subvenciones

Permite que la ONG realice seguimiento de las propuestas y subsidios. También les da las herramientas para procesar los fondos y asignarlos a los destinatarios correctos, sean éstos programas o personas específicas. Las funciones incluyen las notificaciones de estado de aplicación y listas de tareas generadas para cada paso del proceso de solicitud.

¿Qué tipo de comprador es usted?

Antes de dar el paso hacia la compra de software para una ONG, es importante entender las necesidades organizacionales y cómo el sistema podría ayudar a satisfacer esas necesidades ahora y en los próximos años.

Pequeñas ONGs locales o regionales

El apoyo de los donantes es esencial, pero para las pequeñas ONGs es aún más importante obtener donaciones de mercaderías, ropas y dinero para ejecutar y financiar sus programas. El envío personalizado de correo electrónico para recibir donaciones y recaudar fondos puede ser una manera eficaz para ques estas ONGs logren penetración en sus áreas de influencia. Incluso, para crear mayor compromiso social, se le debe dar a la comunidad la posibilidad de realizar seguimiento en línea de las campañas.

De tamaño medio

Estas ONGs están buscando cultivar las relaciones que pueden convertir a lectores de sus comunicados, a voluntarios o a personas con vinculación ocasional en donantes periódicos. Para las ONGs medianas centradas en crecimiento a largo plazo, por lo general están en busca de paquetes de software que incluyan software integrado para los donantes, marketing por e-mail y aplicaciones de gestión financiera que ofrezcan un control centralizado, con altos niveles de seguridad, información y funcionalidad de auditoría .

Pequeños compradores de software empresarial

Estas pequeñas organizaciones quieren mejorar la gestión básica de contactos para apoyar las funciones más sofisticadas, los turnos de atención o la gestión de campañas de marketing. Por lo general buscan una herramienta fácil de utilizar que apoye todas sus necesidades.

De gran tamaño / nacionales

Al igual que cualquier gran empresa, las ONGs nacionales con miles de componentes de todo el país y varios millones de dólares de presupuesto necesario para planificar, necesitan crear estrategias y actuar con precisión para dar servicios a la gente en todo el país y, en algunos casos, en el mundo. Estas organizaciones no lucrativas buscan planificar recursos empresariales (ERP), soluciones que puedan ayudar a racionalizar las operaciones de back-ofice, así como gran diversidad de funciones de gestión de recaudación de fondos y donaciones considerando que pueden manejar grandes volúmenes de tráfico y todo tipo de donación.

Tendencias de mercado

Toda ONG sabe que la gestión de su presupuesto y el cumplimiento de programas son los problemas actuales que impactan en su capacidad para servir a sus comunidades. Aquí hay algunas otras cuestiones a tener en cuenta a medida que explora las soluciones de software adecuadas para su organización:

Medios de Comunicación Social

Para muchas organizaciones sin fines de lucro el concepto Retorno de la Inversión (ROI) está siendo reemplazado rápidamente por otra métrica: Retorno de la Participación (ROE). Para impulsar la participación continua con sus simpatizantes, las ONGs todos los tamaños están usando herramientas de redes sociales (blogs, Twitter, Facebook, etc) para cultivar relaciones, compartir información y generar apoyo. Es esencial para sus campañas de correo electrónico y promoción de eventos, conectarse fácilmente con sus simpatizantes a través de los medios sociales, y proporcionar herramientas para que los usuarios se conecten en el futuro.

Aplicaciones móviles

Algunas ONGs están movilizando a la gente por medio de dispositivos como celulares inteligentes y tablets. Si bien la adopción es un poco más lenta que otros tipos de medios de comunicación social, las aplicaciones móviles para los teléfonos inteligentes son la herramienta que más está creciendo Un mensaje de texto puede llegar a millones d epersonas en un instante.

Software como Servicio (SaaS)

Para muchas organizaciones sin fines de lucro, el software como servicio (SaaS – Software as a service) ofrece una excelente manera de implementar y mantener soluciones de vanguardia a un precio diferente al que se pagaría por una implementación. Para muchas ONGs, el SaaS es ideal ya que las aplicaciones se pueden modificar y actualizar de forma rápida, apoyando el crecimiento y la productividad de cada nuevo usuario de back-office. La ONG que se incline hacia este modelo tendrá que evaluar a los proveedores de servicios ??en temas, tales como las normas de seguridad de datos, mantenimiento y actualizaciones, las tasas de conectividad, soporte 24×7, tiempo de actividad y escalabilidad en el futuro.

Integración de software

Con tantos sistemas independientes de contabilidad, de recaudación de fondos, de correo electrónico y de marketing para elegir, es muy importante que las ONGs tengan en cuenta cómo estos sistemas se integrarán entre sí. Esto es particularmente crítico cuando se trata de capturar el interés de los medios sociales, móviles y aplicaciones basadas en Web.

Beneficios y problemas potenciales

Si adopta el software correcto una ONG se beneficiará de muchas maneras. Por ejemplo:

  • Mayor seguridad al contar con el seguimiento de back-end, procesamiento y presentación de informes de donaciones para fines de auditoría y para cumplir con el marco regulatorio.
  • Seguimiento de las subsidios, subvenciones, recaudación de fondos y la actividad realizada por los principales donantes, para prever, planificar y asignar presupuesto de manera manera más precisa.
  • Concientización de interesados que participan a través de campañas de promoción, eventos.
  • Captura segura y gestión de los datos críticos de simpatizantes.
  • Reducción de redundancia de datos para comunicación más efectiva, planificación de eventos, y los anuncios de proyectos y actividades en curso.

Algunas ONGs que fallan en la obtención de estos beneficios básicos a menudo lo hacen porque:

  • Fallan en la planificación estratégica, el proceso de presupuesto, o en la preparación para satisfacer necesidades cambiantes y el crecimiento.
  • Pasan por alto la contabilidad, esencial para la auditoría , o para cuestiones del marco de regulación.
  • Carecen de la infraestructura adecuada para apoyar la integración de sistemas de software de diferentes proveedores.
  • No preparan adecuadamente el personal para la adopción del nuevo software.
  • Dejan de entrenar adecuadamente al personal / voluntarios sobre cómo aprovechar el alcance completo del software de características y funcionalidad.

Hay dos documentos claves para minimizar el riesgo en el proceso de evaluación y selección de un software ERP para la industria de alimentos y bebidas. Le recomendamos leer:

  • Cómo evaluar un proveedor de software para ONGs
  • 10 pasos para elegir el proveedor de software ERP adecuado para una ONG.

¿Cómo evaluar la propuesta de una empresa proveedora de software?

Una vez que la decisión de invertir fue tomada, y que los procesos de la empresa fueron relevados y documentados, comienza la etapa de evaluación y selección del software, el proveedor y el implementador. El proceso de evaluación se puede desarrollar según 4 ejes. En cada uno de ellos podemos darle ayuda con herramientas disponibles en EvaluandoERP.com:

Evaluación funcional

  • Para obtener un informe sobre los productos que mejor se adaptan a su proyecto, puede ingresar al Evaluador de Software ERP. El uso es gratuito y el informe no tiene costo.
  • Si precisa una herramienta para realizar comparaciones funcionales, le recomendamos ingresar adquirir el RFP (Request for proposal) de comparación.

Evaluación técnica

  • Para obtener un informe sobre los productos que mejor se adaptan a su proyecto, puede ingresar al Evaluador de Software ERP. El uso es gratuito y el informe no tiene costo.

Evaluación económica

  • Recomendamos inscribirse en el curso “EL uso del RFP para equiparar las propuestas de los proveedores”

Evaluación del proveedor

  • Recomendamos descargar el documento “Cómo evaluar un proveedor de software para ONGs”.

Por División Consultoría de Evaluando ERP

 
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