Los distribuidores mayoristas están en el centro de la cadena de suministro, proporcionando una conexión entre los fabricantes y los consumidores. Entre las particularidades de su negocio se encuentra la Gestion de Almacenes, también conocida como Warehouse Management System (WMS).

La complejidad en el negocio se refleja en la cantidad y variedad de proveedores de software empresarial, como lo demuestran los 400 diferentes productos de software disponibles en el mercado de América Latina. Hemos escrito esta guía para ayudar a los compradores a comprender mejor lo que deben buscar al evaluar las opciones de software ERP (Enterprise Resource Planning) en este mercado.

Este artículo cubrirá los siguientes temas:

  • ¿Qué comprende el software de gestión para distribuidores mayoristas?
  • Categorías de aplicaciones
  • ¿Qué tipo de comprador es usted?
  • Tendencias del mercado
  • Beneficios y problemas potenciales

¿Qué comprende software ERP para distribuidores mayoristas?

El software ERP para distribuidores abarca los sistemas utilizados para ejecutar las operaciones de gestión de Almacenes o WMS, gestión de inventario, gestión de relaciones con clientes, gestión de pedidos, compras, gestión de almacenes y el front office de venta. Los distribuidores y centros de distribución exigen funciones especiales disponibles en los sistemas de gestión de distribución.

Categorías de aplicaciones

Sistema de Gestión de almacenes

También conocido como Warehouse Management System (WMS). Para ser considerado como tal, y no una simple gestión de stocks, el programa no sólo ha de gestionar las ubicaciones de los productos, sino también los movimientos de los operarios y de las máquinas encargadas de la manutención de los artículos.

Al ser un producto que trata un ámbito muy especializado, normalmente es un paquete departamental que se enlaza con el resto del software de gestión empresarial o ERP, ya que los módulos de gestión de almacenes de los ERPs estándar normalmente no cumplen todas las funcionalidades requeridas o carecen de las interfaces adecuadas bien sea para el manejo de elementos de identificación automática (códigos de barras, tags de radiofrecuencia, visores pick to light, sistemas de picking por voz, etc.) o de manutención automáticas (miniloads, transelevadores, rotativos, torres de extracción, caminos de rodillos, etc.).

Un Sistema de Gestión de almacenes o Warehouse Management System (WMS) posee dos tipos básicos de mecanismos de optimización, uno dedicado a optimizar el espacio de almacenaje, mediante una adecuada gestión de ubicaciones y otro destinado a optimizar los movimientos o flujos de material, bien sean éstos realizados por máquinas o por personas.

Además, puede integrar mecanismos de cross docking, para tratar aquellos casos en los que el material pasa por el almacén tan sólo para el proceso de distribución, con lo que no se almacena, sino que simplemente se distribuye, trasladándose el material de los muelles de entrada del almacén a los de salida, asignando automáticamente el material recibido de los proveedores a los pedidos de los clientes. Es este movimiento de distribución de muelle de entrada a muelles de salida el que da el nombre de “cross-docking” a este tipo de operativa.

En algunos casos integra además elementos destinados a la gestión de la documentación de expedición, tal como etiquetado, packing list, integración automática de datos físicos de la expedición (peso, volumen), etc.

Algunas características de sistemas WMS son:

  • Gestiona movimientos de materiales tanto de producto terminado como de primeras materias, material de envase y repuestos, órdenes de recepción y mercancías.
  • Por su flexibilidad se adapta a cualquier sector y dispone de un módulo para el control de números de serie, lotes y fechas de caducidad.
  • Gestiona totalmente la trazabilidad de todo el proceso productivo y/o de distribución y las fechas de caducidad.
  • Funciona tanto con “Papel” como con las tecnologías de radiofrecuencia, pick/put to light, pick by voice, RFID, etc.
  • Gestión multi-almacén, multi-área y multi-empresa.
  • Planificación, gestión y ejecución de rutas en los flujos de la mercancía.
  • Administración avanzada y control de equipos y sistemas de transporte automatizados.
  • Gestión y ubicación automática de la mercancía guiada por flujos.
  • Gestión de ubicaciones multi artículo, multicontenedor, multiformato y monoformato.
  • Sistema avanzado y optimizado de preparación de pedidos multi-método, picking inverso con gestión de restos.
  • Identificación y control de mercancía por múltiples códigos de barras 1D y 2D y por medio de RFID.

Front Office de venta

Automatiza el punto de venta para el caso del distribuidor que trabaja con venta al por mayor o al por menor. Las funciones incluyen el procesamiento de pedidos, cálculos de impuestos, impresión de recibos. Posee interfaces con sistemas de inventario y relaciones con los clientes.

Gestión de clientes

Se utiliza para mantener la información de contacto del cliente, las preferencias, los sistemas de fidelización por puntos y la información de crédito. Las funciones incluyen la generación de listas de correo, el mantenimiento de historial de ventas, y el seguimiento de la cooperativa de ventas.

Gestión de pedidos

Se utiliza para preparar ofertas, cotizaciones y procesar las órdenes de los clientes. Las funciones incluyen el ciclo completo desde la cotización hasta la orden, la preparación de la información de envío, la creación de autorizaciones de devolución.

Compras y adquisiciones

Se utiliza para seguimiento del inventario y de los descuentos que ofrecen proveedores. Las funciones incluyen la preparación de pedidos, seguimiento de las cantidades económicas de pedido, y la preparación de los informes de recepción.

Gestión del inventario

Se utiliza para contar, controlar, recibir, y localizar las mercaderías, piezas y materiales. Las funciones incluyen el seguimiento de activos, las notificaciones de procesamiento avanzadas, la valoración del inventario, y los puntos de re orden de pedidos.

Distribución contable

Automatiza el registro de asientos en la contabilidad del libro mayor, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, las funciones de contabilidad, y otros con especial énfasis en los requisitos propios de los distribuidores. Incluye el mantenimiento de los saldos del libro mayor, el seguimiento de deuda del cliente, y el cálculo de los intereses devengados.

Gestión de la demanda

Se utiliza para ajustar los niveles de inventario de acuerdo a las fluctuaciones de la demanda prevista para garantizar que la oferta se coordina con la demanda. Se incluye la funcionalidad de seguimiento de los programas de entrega al cliente y gestión de devoluciones de los clientes.

¿Qué tipo de comprador es usted?

Antes de evaluar el software de gestión ERP para distribuidores mayoristas, usted tendrá que determinar el tipo de comprador es. Más del 90% de los compradores se dividen en uno de estos cuatro grupos:

Comprador de suite completa: Estos compradores valoran las ventajas de tener un sistema ERP (Enterprise Resource Planning)único con todas las funcionalidades, la integración de los datos y los procesos. Por ejemplo, un sistema de gestión completo en suite de contabilidad, gestión de relaciones con clientes y gestión de inventario puede convertir automáticamente en órdenes de citas y luego generar las listas de picking, etiquetas de envío y facturas.

Comprador de múltiples aplicaciones para almacenes: Estos compradores deben dar solución a múltiples instalaciones. Tienen la necesidad de seguir y equilibrar los inventarios en un área geográfica. Los compradores requieren un software que puede equilibrar el inventario entre almacenes, considerando el abastecimiento instantáneo de los clientes cercanos. El sistema debe dar tanto a los datos generales de la empresa, así como para descomponer cada operación. Se debe realizar un seguimiento de los clientes, de las cuentas de proveedores, y asegurarse que las cuentas de clientes se consolidan, aunque los pedidos de los clientes provengan de diferentes lugares.

Comprador Departamental: Estos compradores son especialistas en las empresas que cuentan con una red de distribución interna. Ellos no solo deben colocar productos en sus propios puntos de venta, sino que deben lidiar con múltiples proveedores, resolver sobre las cuestiones de inventario, y tomar decisiones de transporte similares a las que toman los distribuidores comerciales. Como tal, se debe evaluar el software ERP (Enterprise Resource Planning) para empresas de distribución al por mayor que pueden soportar múltiples departamentos.

Comprador de la pequeña empresa: Estos compradores puede que trabajen para distribuidores o mayoristas o puede que tengan un componente de distribución como parte de su negocio. Por lo general poseen reducido número de clientes, proveedores e inventarios. Su negocio podría incluir el ensamble de ciertos componentes.
Se enfrentan a los mismos problemas básicos que los grandes distribuidores. Estos compradores suelen utilizar sistemas basados ??en papel o los sistemas generales de contabilidad .

Tendencias del mercado

En la era de los productos hechos a medida, del envío durante 24 horas y de la desintermediación que produjo Internet, el sector de la distribución se encuentra bajo presión para restablecer su propuesta de valor y aumentar la eficiencia. Una de las formas para que los distribuidores mayoristas pueden hacer esto es mediante la utilización de funciones avanzadas incluidas en el software para las necesidades del negocio de distribución.

Modelo de costos

Tradicionalmente, el inventario fue costeado sumando el costo unitario al costo de envío. La técnica del Costo total de logística (TLC) incluye todos los gastos relacionados con la adquisición, transporte y almacenamiento de inventario. Esto abarca ítems como los costos laborales, la cantidad de espacio necesaria en los estantes e incluso costos fijos asignados. Por ejemplo, si dos elementos cuestan lo mismo y pesan lo mismo, pero uno es mucho más grande que el otro, el elemento más grande requerirá más espacio de almacenamiento y tendrá un TLC superior.

Tecnología PTL (Pick to light)

La PTL es una tecnología de picking sin papeles. En lugar de imprimir una lista de selección, la disposición de luces en el techo y estanterías indican la ubicación de los elementos a ser recogidos. Unas pantallas digitales en los estantes proporcionarán la cantidad para elegir. PTL se incorpora a la gestión de almacenes o de software de gestión de inventario y puede reducir los costos de operación en el almacén.

Etiquetado inteligente de inventario

El uso de códigos de barra en una dimensión, para etiquetar los equipos e inventarios, está bien establecida en los sistemas de fabricación. Los sistemas más recientes utilizan la identificación por radiofrecuencia (RFID), que se puede leer de forma remota para verificar los niveles de inventario y para confirmar la disponibilidad de los equipos. Otros sistemas utilizan dos códigos de barras dimensionales que contienen información descriptiva, además de un identificador como un número.

Análisis avanzado de asignación de lugar

El análisis avanzado de asignación de lugar utiliza la información del inventario histórico, las tendencias de picking y la información de las estanterías para determinar la ubicación más rentable de las existencias en el almacén. Con este análisis se puede asegurar que los artículos peligrosos no se almacenan juntos. Por ejemplo, el amoníaco junto a cloro, lo que podría violar las regulaciones de seguridad, las restricciones de seguros, y el sentido común.

Beneficios y problemas potenciales

Los distribuidores mayoristas sienten las presiones de la creciente demanda y la necesidad permanente de reafirmar el valor en la cadena de suministro. Necesitan beneficios concretos para justificar la inversión en sistemas ERP (Enterprise Resource Planning). Entre tales beneficios se pueden mencionar:

Menor costo total de logística

Dado que los sistemas de gestión de distribución les permiten a los administradores obtener una visión más realista de los costos de inventario, se pueden tomar medidas para optimizar los costos generales. Por ejemplo, podría ser más rentable comprar un producto un poco más caro que tiene un mejor empaque que tiene bastante menos espacio útil.

Aumento de la rentabilidad

La combinación de la información de análisis de TLC y el análisis de lugar para los objetos que se manipulan con frecuencia, puede permitir almacenarlos uno junto al otro. Esto reduce el trabajo en general involucrados en el picking.

Mejora el servicio al cliente

Además de cumplir con los pedidos con mayor rapidez y precisión, los sistemas de inventario trabajan con los sistemas de gestión de relaciones con los clientes y con los de gestión de órdenes (pedidos) para proyectar las necesidades de clientes, notificando a los representantes de ventas a ponerse en contacto con los clientes y recomendando productos relacionados. Idealmente, la interfase de software de su sistema interactúa directamente con el sistema de pedido del cliente permitiendo a los pedidos que se colocan y se procesan de forma automática.

Mejora de relaciones con los proveedores

Los distribuidores pueden utilizar la información y el análisis del sistema de inventario para mejorar las relaciones con sus proveedores mediante la evaluación de las tendencias y hacer pedidos de tal manera que no sea necesario cambiarlos durante la fase de preparación.

Reducción de los costos de cumplimiento de regulaciones

Muchos distribuidores  mayoristas están sujetos a estrictas regulaciones gubernamentales y de seguros debido a los materiales que llevan en el inventario. El software de gestión de distribución puede generar gran parte de la documentación de cumplimiento obligatorio, como consecuencia de los pedidos y la recepción de materiales y equipos.

El principal problema con los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) de distribución para distribuidores y mayoristas es el retraso de algunas registraciones. Aún cuando los diversos módulos y componentes comparten una base de datos, hay un retraso de tiempo entre el momento en eventos ocurren y cuando se registran. Esto puede llevar a decisiones incorrectas. La mayoría de los sistemas se escriben con la suposición de que los cambios se realizan y se transmite al instante, la realidad es diferente.

Por ejemplo, cuando un cliente hace un pedido, lo ideal es que los valores de esa orden deban ser inmediatamente trasladados de inventario actual y aparecen en las cuentas por cobrar. Lo que realmente sucede es que la orden es ingresada, el inventario está etiquetado como “ítems asignados”, se genera la lista de picking y se envasa. Si el envío es FOB (Free on Board) de origen. Una vez que la orden sea recogida, los elementos deben ser retirados del inventario. La otra limitación es el costo. Los sistemas básicos de distribución utilizan códigos de barras, lectores móviles, y una red inalámbrica. Los sistemas más avanzados requieren una amplia infraestructura que potencialmente necesita que cada ubicación en cada estantería tenga algún tipo de hardware instalado

¿Cómo evaluar la propuesta de una empresa proveedora de software?

Una vez que la decisión de invertir fue tomada, y que los procesos de la empresa fueron relevados y documentados, comienza la etapa de evaluación y selección del software de gestión ERP, el proveedor y el implementador. El proceso de evaluación se puede desarrollar según 4 ejes. En cada uno de ellos podemos darle ayuda con herramientas disponibles en EvaluandoERP.com:

Evaluación funcional

  • Para obtener un informe sobre los productos que mejor se adaptan a su proyecto, puede ingresar al Evaluador de Software ERP. El uso es gratuito y el informe no tiene costo.
  • Si precisa una herramienta para realizar comparaciones funcionales, le recomendamos ingresar adquirir el RFP (Request for proposal) de comparación.

Evaluación técnica

  • Para obtener un informe sobre los productos que mejor se adaptan a su proyecto, puede ingresar al Evaluador de Software ERP. El uso es gratuito y el informe no tiene costo.

Evaluación económica

  • Recomendamos inscribirse en el curso “EL uso del RFP para equiparar las propuestas de los proveedores”

Evaluación del proveedor

  • Recomendamos descargar el documento “Cómo evaluar un proveedor de software para distribuidores y mayoristas”.

Por la División Consultoría www.evaluandoerp.com

 
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