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SGA es la sigla de “Sistema de Gestión de Almacenes”. Se denomina así a los sistemas destinados a gestionar la operativa de un almacén. Proviene de la traducción del término inglés “WMS” (Warehouse Management System). Al ser un producto que trata un ámbito muy especializado, normalmente es un paquete departamental que se enlaza con el resto de la gestión empresarial o ERP.

Generalmente los módulos de gestión de almacenes de los ERP estándar no cumplen todas las funcionalidades requeridas o carecen de las interfaces adecuadas bien sea para el manejo de elementos de identificación automática o de manutención automáticos. Para que un sistema pueda ser llamado WMS, no solo debe gestionar la ubicación de los productos dentro del almacén, sino también debe optimizar los movimientos de los operarios y maquinarias dentro del mismo.

Proceso de producción y venta

Como paso previo a analizar el uso de las tecnologías en la gestión de almacenes, daremos una breve vista al proceso de Producción y Venta e identificaremos las partes en las que interviene el Almacén o Depósito.

Figura 1 – Proceso de producción y venta

Como se puede identificar en el flujo anterior, el Almacén cuenta con varias responsabilidades dentro del proceso:

  • Recibir y Almacenar las Materias primas provenientes del proveedor.
  • Despachar las Materias primas hacia el área de Producción.
  • Almacenar el producto Semi Elaborado y Elaborado por el área de Producción.
  • Preparar los pedidos de entrega generados por Ventas.
  • En caso de contar con un distribuidor, esta estructura re replica nuevamente dentro del mismo.

Fueron estas observaciones las que dieron lugar a los primeros desarrollos tecnológicos dentro del área de Gestión de Almacenes.

Funcionalidades del SGA o WMS

Al tratarse de una temática muy precisa, son módulos externos que se comunican con el ERP. Si bien existen soluciones logísticas dentro de los ERP, las mismas sólo suelen resolver parcialmente las necesidades del depósito, siendo muy débiles en la gestión de las operaciones del depósito.

El WMS (Warehouse Management System) recibe las órdenes de compra y pedidos desde el sistema ERP a través de una interfase externa, realiza la recepción y preparación de dichos documentos y envía nuevamente la información actualizada al ERP a través de la interfase. Esto permite que la administración cuente con información veraz de sus stocks de forma online.

Un SGA (Sistema de Gestión de Almacenes) posee dos tipos básicos de Mecanismos de Optimización:

  • El espacio de almacenaje, mediante una adecuada gestión de ubicaciones
  • Los movimientos o flujos de material, bien sean éstos realizados por máquinas o por operarios.

Las principales características de un WMS son:

  • Gestiona los movimientos de Producto terminado, producto Semi Elaborado y Materias Primas.
  • Permite el control de número de serie, lote/partida y fecha de vencimiento.
  • Permite trabajar bajo distintas políticas de stock (LIFO, FIFO, etc)
  • Gestiona la trazabilidad del proceso completo, con registro de lote/partida entregada por cliente.
  • Funciona con distintas tecnologías, las cuales presentaremos más adelante.
  • Planificación eficiente y ejecución de las rutas de movimientos de materiales.
  • Asignación y gestión automática y manual de la mercadería, guiada por criterios preestablecidos.
  • Permite la adapatación de posiciones de variados tamaños (estanterías, pallets, semi pallets, etc)
  • Realiza la lógica de recorridos para la preparación de pedidos, ya sea por picking o por pallet completo.
  • Permite la consolidación y desconsolidación de mercadería.
  • Realiza registros de todas las operaciones realizadas por un operario.
  • Emite alertas sobre los desvíos en las tareas asignadas.

Otro funcionalidad importante del Sistema de Gestión de Almacenes, especialmente como parte de la certificación ISO 9000, es la trazabilidad logística. Los WMS permiten conocer el lote/partida de todos los productos que ingresan al depósito, todos los movimientos internos realizados por ese producto y el cliente al cual fue despachado.

Tecnologías disponibles

La tecnología evolucionó desde las PC con asignación manual de tareas hasta las terminales de radio frecuencia. Las vigentes en la actualidad son:

  1. Ejecución y verificación manual
  2. Ejecución y verificación con Terminal Toma Dato
  3. Ejecución y verificación con terminales de Radio Frecuencia

El lector puede profundizar sobre las ventajas y desventajas de cada una de estas tecnologías pueden verse en el “Informe de aplicación y estado de la tecnología para gestión de Almacenes”.

Implementación de un WMS

El factor principal que aleja a las empresas de la decisión de implementar un WMS, es el de mantener el status quo. O sea el temor al cambio y a la transición.

Uno de los mayores beneficios de la implementación de un WMS es que el mismo fue diseñado buscando la mayor optimización en el funcionamiento del depósito y la implementación del mismo obliga a dejar atrás aquellos vicios que quitan eficiencia a la operación.

El lector puede ver los beneficios de implementar un WMS en el “Informe de aplicación y estado de la tecnología para gestión de Almacenes”

Resultados de la encuesta realizada por Evaluando ERP

Durante los meses de Noviembre y Diciembre de 2012, Evaluando ERP dirigió una invitación para participar en una consulta sobre el uso de la tecnología en empresas que gestionan Almacenes. A la encuesta respondieron 137 usuarios, de los cuales 76 eran usuarios finales de software. Si bien los resultados completos y su interpretación pueden leerse en el “Informe de aplicación y estado de la tecnología para gestión de Almacenes”, aquí adelantaremos algunos de ellos:

  • El 35% de los participantes opera más de un tipo de producto (materia prima, semi elaborado, elaborado). De manera que hay una complejidad interesante a resolver.
  • El 83% trabaja con más de un cliente. Esta es una de las variables que determina el desafío al que deberá enfrentarse el WMS.
  • Tan solo un 8% consideró que, para obtener información, su tecnología actual es excelente. La respuesta que peor desempeño tuvo fue: “Alertas de inconsistencias real/ teórico en el seguimiento del proceso”. Este punto es uno de los mayores beneficios que otorga un SGA exitosamente instalado.

Quienes respondieron las razones que los motivaría a migrar a una nueva tecnología, caben destacar las siguientes:

  • Necesitamos mejorar la eficiencia y efectividad operacional.
  • Necesitamos mejorar la información gerencial.
  • Necesitamos una solución con estandarización global.
  • Necesitamos ahorrar costos.

Entre las conclusiones del “Informe de aplicación y estado de la tecnología para gestión de Almacenes” cabe destacar que el gran desafío de la tecnología para almacenes es no sólo responder a la necesidades operativas, sino generar información que asista en la toma de decisiones.

Ing. Mario Gosende – Presidente de Avaper –

www.avaper.com

 

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