En el proceso de abastecimiento, los ERP tienen puntos débiles, está basado en el conocimiento del “qué y cómo” de cientos de empresas clientes, que enriquecieron y enriquecen la funcionalidad del software que, dicho sea de paso, evoluciona al mismo ritmo que lo hacen sus usuarios. Sin embargo, la resolución funcional de cada vendor tiene diferente alcance.

No es fácil detectar aquellas funcionalidades que un software ERP (Enterprise Resource Planning) no resuelve bien. Dado que todas las empresas usuarias tienen particularidades. los puntos en los que debe centrarse quién está evaluando software son aquellos que tienen relación con su negocio.

¿Qué es el proceso de abastecimiento?

Si bien el ciclo de compras o abastecimiento puede ser diferente para cada empresa, en forma genérica el proceso de abastecimiento consta de las siguientes fases:

Planificación de las compras:
Consiste en conocer anticipadamente las necesidades. una forma de hacerlo es mediante el estudio de oferta-demanda. De esta forma puede informarse sobre los productos existentes en el mercado y estar preparado antes de que surja la necesidad.

Análisis de las necesidades:
el departamento de abastecimiento recibe de los distintos usuarios internos (fabricación, almacén, ventas…) los boletines de solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su gestión.

Solicitud de ofertas y presupuestos:
Cuando se trata de una compra de alto costo o se adquiere por primera vez un producto, la solicitud de ofertas y presupuesto es un paso obligado para evitar tomar decisiones que pueden afectar a la economía de la empresa.

Evaluación de las ofertas recibidas:
Una vez recibidas las ofertas hay que estudiarlas, analizarlas, compararlas.

Selección del proveedor:
Los factores que se comparan durante la fase de selección son el precio, la calidad, las condiciones y las garantías personales de la empresa que suministrará el producto.

Negociación de las condiciones:
Durante esta fase se comentan y especifican algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables, como la cantidad mínima y máxima de venta establecida por el proveedor, la forma de pago, el embalaje, la fecha de entrega, el servicio, etc.

Solicitud del pedido:
Cuando el comprador y el vendedor han llegado a un acuerdo deben formalizar un documento de comprometa a ambas partes. Este documento puede ser el contrato de compraventa o un pedido en firme.

Seguimiento del pedido y los acuerdos:
Se realiza para verificar que la empresa ha recibido todo el material solicitado, que se corresponde a las características detalladas en el pedido y que se ha suministrado a tiempo.

¿Qué funcionalidades no resuelven algunos productos?

  • Calificación de proveedores: Cuando un proveedor se da de alta como tal en la base de un comprador, ambos dan inicio a una relación interactiva en las que habrá pedidos de presupuestos, asignación de pedidos, entregas, pagos, etc. Esta interacción dará origen a una mutua calificación. Para el caso del comprador, la calificación del proveedor será una herramienta para asignarle futuras operaciones.
  • Evaluación y comparativa de Cotizaciones y Presupuestos: En el nivel más elemental hemos visto que una parte del proceso de abastecimiento es la evaluación de las ofertas recibidas. Aún en este nivel básico, es una funcionalidad importante.
  • Manejo de órdenes de compra pendientes y entregas parciales o totales: La mayoría de los ERP tienen resuelta esta funcionalidad, pero cada uno de manera diferente. Para mercados con regulaciones en la importación de insumos o cuando se pactan entregas parciales, es una funcionalidad crítica que debe estar perfectamente abordada por el software de gestión.
  • Reporte de tiempos de entrega: Esta funcionalidad es fundamental para la industria pues los insumos deben abastecer equipamiento que, en muchos casos, no puede detenerse. En otras situaciones se trata de una funcionalidad imprescindible cuando hay compromisos de cumplimiento muy estrictos con los clientes. Otra utilidad es para conocer los tiempos de entrega de materia prima de cada uno de los proveedores. De esta manera, de necesitar realizar alguna compra urgente, se puede saber a quién solicitarla para que la entrega sea inmediata.
  • Control de las fechas comprometidas por los proveedores para la entrega de la mercadería: Esta funcionalidad tiene varias utilidades. Por un lado es necesaria para el controlar la continuidad y cumplimiento del abastecimiento. Por otra parte, debe formar parte de la calificación de los proveedores. En algunos contratos de suministros se penaliza al proveedor en caso que no cumpla con las fechas de entrega comprometidas.
  • Definición de planes de compra.
  • Envío de las órdenes de compra mediante correo electrónico.
  • Incluir observaciones/motivos en el caso de que no se autorice una orden de compra.

Una lista de las funcionalidades requeridas para el proceso de abastecimiento puede obtenerse en Funcionalidades del proceso de compras.

Por División Consultoría Evaluando ERP

 
Share This
Suscríbase a nuestras novedades

Suscríbase a nuestras novedades

¿está interesado en nuestros contenidos de ERP? Suscríbase para nuestros newsletter y no deje de estar informado.

¡Listo, ya está suscripto!