Las PyME han logrado imponerse como el gran motor de los principales países de Latinoamérica, y este avance tan importante para las economías regionales se debe a la dramática expansión de las tecnologías de la información (TICs).

La oferta de TICs orientadas a la gestión empresarial ha evolucionado en base a los requerimientos de los negocios, pero ha alcanzado un valor que pocas veces logran las empresas explotar en su totalidad.

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Los especialistas en el mejoramiento de los procesos de negocios tienen la exigencia de sintetizar la oferta, particularmente las novedades, y ponerlas a disposición según la necesidad de cada situación. Su rol como asesores o profesionales en la materia los obliga a entregar las alternativas disponibles en cada momento para que la organización alcance los niveles de eficiencia adecuados y logre mejorar el proceso de toma de decisiones. La intervención requerida varía sensiblemente en función de diversos factores propios de cada empresa:

  • Su mercado y el contexto inmediato.
  • Los elementos sobre los cuales la empresa marca su diferencial en el mercado.
  • La cultura organizacional.
  • La posición actual y búsqueda de evolución.

Entonces, independientemente de las necesidades o exigencias del contexto ¿Estamos en condiciones de cambiar? ¿Se puede escoger el momento para hacerlo? ¿Son elecciones u obligaciones?

Elecciones obligatorias

El contexto impone condiciones para la subsistencia de los más fuertes, o al menos, de aquellos que responden naturalmente a las cambiantes condiciones del negocio y a las demandas siempre novedosas de los clientes.

No obstante, el factor tecnológico se ha consolidado como una herramienta decisiva para la vida y desarrollo de las grandes, medianas, pequeñas y microempresas, e incluso de profesionales independientes. Por esto, conviene analizar cuáles de estas novedades son o pueden volverse elecciones de la organización, y cuáles, por el contrario, una obligación.

La gestión de calidad

La capacidad de satisfacer la expectativa de un producto o servicio está íntimamente ligado al tratamiento de los incidentes tanto internos como externos. ¿Es posible imaginar una organización PYME que no brinde atención a esta dimensión estratégica del negocio?

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Aquí se explicita la diferencia entre tomar el control o decidir no hacerlo.

Muchos empresarios consideran que la detección o existencia de no conformidades y sus tratamientos, acciones correctivas, resolutivas o de prevención son más bien elecciones antes que obligaciones.

Y lo cierto es que el proceso de certificación del sistema de gestión de calidad no es más que el cumplimiento de una norma que permite mejorar la percepción y atención de los clientes. El sistema abarca a toda la organización y sus procesos y por eso rompe la limitada concepción de cumplir con una norma para volverse una obligación de mejorar de forma continua. Por ejemplo, aproximadamente 7000 empresas se mantuvieron en 2013 bajo la certificación ISO 9001, pero sólo el 50% integra de forma efectiva su sistema de gestión de calidad con la operacional.

Gestión Comercial

¿Es una elección conocer al cliente y sus contactos en la organización? Claramente, el usuario, consumidor o cliente es el capital más importante para la PYME. Sin embargo, son muy pocas las empresas que tienen una política formalizada para administrar sus contactos comerciales. Esto significa disponer de un único repositorio con la totalidad de la información que vincula a cada persona con la empresa: historial de ventas y transacciones fuera de parámetros, reclamos y otras gestiones en curso, balance financiero, oportunidades a ofertar, estado de operaciones pendientes, participación en eventos, entre otros.

Sin dudas, hoy la información de cada contacto comercial resulta crucial para el negocio. El contexto digital impulsa su aprovechamiento a través de internet y de portales web y sitios de comercio electrónico. Este fenómeno se evidencia, principalmente, en que el 75% de los públicos de las empresas definen sus compras en la web.

Agilidad logística

Existen dos situaciones comunes que ponen en evidencia el nivel de eficiencia de toda organización: la capacidad para ejecutar el servicio y la preparación, disposición y entrega del producto.

Sin dudas, existen pasos que deben ser ejecutados con precisión y velocidad tanto desde el ingreso de un pedido, su recepción, preparación y cobro, hasta la liquidación de las comisiones correspondientes y la entrega del producto o la aplicación del servicio.

Lo primero es conservar la misma información desde el origen, agregar novedades asociadas y evitar la redundancia de datos.

Este punto es donde la tecnología adopta un rol fundamental.

El fenómeno móvil reviste al proceso logístico con la agilidad y la inteligencia necesaria para una preparación eficiente. Sin embargo, esto depende de:

  • Conocimiento del lugar para almacenar cada producto: en disposición de órdenes de preparaciones que faciliten y optimicen el recorrido del depósito.
  • Utilización de tecnología que asegure una preparación sin errores (códigos de barra, radiofrecuencia, códigos QR).
  • Evitar el tratamiento manual, una vez asegurada la calidad de preparación.
  • Agrupación de pedidos por zonas de entrega, en función de horarios y restricciones de peso y/o volumen a transportar.
  • Optimización del recorrido.
  • Retroalimentación con las respuestas del cliente (recepción conforme, rechazo de entregas, devoluciones, etc.).

Abastecimiento sincronizado

Las PyME invierten mucho tiempo en asegurar que su abastecimiento reciba, procese y se movilice en forma sincronizada con la demanda cambiante. Todo este esfuerzo permite optimizar el costo financiero -o el costo económico, cuando el inventario inmovilizado se transforma en obsoleto- y evitar pérdidas por quiebres de inventario -imposibilidad de satisfacer la entrega requerida.

Entonces, resulta primordial dotar a la empresa con la capacidad suficiente para analizar en forma dinámica la posición de stock proyectado y ajustar la priorización de las órdenes de producción planificadas.

Facilidades financieras

¿Es posible optimizar el resultado financiero a través del uso de la información? ¿Es importante automatizar las registraciones del banco y la gestión de cobranzas? Nuevamente, las empresas se enfrentan a un deber, una nueva obligación en el marco de la administración de los recursos.

Hoy, resulta fundamental disponer de los saldos diarios de caja y bancos proyectados. De esta forma, se facilita el proceso de toma de decisiones para su aprovechamiento, considerando no sólo las inversiones de corto plazo, sino también las oportunidades de descuentos en operaciones comerciales.

En lo que respecta a lo estrictamente administrativo, se deben explotar los mecanismos de registración automática de los movimientos informados por el banco.

Tecnología Móvil

La penetración del fenómeno mobile en la población mundial continúa creciendo a velocidad máxima. Ya se dijo que para 2016, por ejemplo, más del 40% de los argentinos contarían con smartphones, y habiendo finalizado el primer trimestre podemos darlo por hecho. Esto da lugar a organizaciones que rompen con la ubicuidad física de su personal.

En este sentido, la fuerza de venta, la gerencia superior de la empresa y todos aquellos que gestionan relaciones comerciales para la organización pasan buena parte de su tiempo fuera de las paredes de la compañía, aunque siempre con su teléfono celular a mano.

En definitiva, la utilización de estos dispositivos para interactuar en tiempo real se vuelve una exigencia, una obligación que se evidencia a través del nivel de accesibilidad, la autorización de las operaciones, la calidad de la información y el control de las transacciones:

Accesibilidad

La capacidad de adaptación de las aplicaciones y sitios web, a través de diseños responsivos, es decir, ajustables a cualquier formato de pantalla, permiten a los usuarios acceder a la información deseada desde cualquier dispositivo móvil con acceso a internet: desktops, laptops, tablets, phablets y teléfonos celulares.

Autorizaciones

Pueden darse casos diametralmente opuestos e igualmente graves: la falta de intervención de quienes aprueban las operaciones puede producir grandes pérdidas de agilidad e, incluso, detener por completo los procesos internos.

Por otro lado, no frenar oportunamente algunas operaciones puede provocar falencias que son detectadas recién durante la ejecución de una auditoría, cuando el daño está consumado.

La tecnología móvil, entonces, ofrece la posibilidad -y casi obligación- de autorizar operaciones desde un smartphone, dándole al proceso tanto la agilidad que requiere como el nivel de control establecido para sostener el gobierno.

Información

Ya no es suficiente recibir informes periódicos en el escritorio. La gerencia superior debe tomar conocimiento de cualquier excepción que se produzca, fuera o dentro de la oficina, y garantizar así el acceso a los indicadores más sensibles del negocio.

Transacciones

Nunca fue posible alcanzar un nivel de simultaneidad tan importante como el que permite la tecnología móvil con las operaciones de campo: ventas, entregas, prestación de servicios, etc.

El equipo comercial cuenta hoy con aplicaciones exclusivas para incorporar de forma inmediata la demanda de los clientes a los procesos internos. De esta manera, se logra disponer de información de alto valor acerca de las preferencias del cliente, su estado de cuenta y la capacidad e inmediatez de la empresa para satisfacer la demanda.

Analizar – Responder – Elegir

Las elecciones de las tecnologías de la información depende del análisis y comparación de las soluciones y, principalmente, del orden de las mejoras requeridas.

No existe ya discusión alguna acerca de la necesidad del cambio. En muchos casos, es el propio contexto el que obliga a las empresas a evolucionar, ya sea en base a las demandas de los clientes como a partir de los requerimientos de las autoridades de control.

Independientemente del motivo real, el cambio debe ser abordado como una oportunidad de mejora, de progreso. De esta manera, se da lugar al crecimiento y a la maduración de la administración de las tecnologías. De lo contrario, si se lo considera como una obligación en contra de los deseos e intereses de la empresa, sólo se cumplirán con las exigencias del entorno y se perderá de foco el verdadero valor del cambio en el negocio.

El factor común

En este salto tecnológico hacia niveles de eficiencia y calidad superiores, el software ERP se presenta como la solución integral para la gestión de las organizaciones.

El sistema actúa, por naturaleza, como el orquestador que permite abordar la profundización de TI en distintos ámbitos de la PYME. Sus propias funcionalidades y características técnicas lo convierten en un facilitador para la integración natural con los procesos de la empresa y las herramientas especializadas del negocio.

Hacia adelante

Podríamos concluir que las elecciones en las empresas han evolucionado en base al contexto económico y político, pero sobre todo al tecnológico y social. Las opciones, aunque parecen ampliarse minuto a minuto, terminan consolidándose como obligaciones y condiciones de mejora, siempre con el foco en la satisfacción del cliente y el mejoramiento de los procesos de negocio.

Ahora, sólo queda abrir los ojos y observar críticamente, analizar y decidir qué camino tomar. Reconocer una elección como obligación puede ser la diferencia entre el intento y el éxito.

Por Eduardo Kirchuk,
Contador Público CEO de Red Plataforma, Gerente General de Inteligencia & Tecnología, Coordinador General del Foro de Negocios.

 
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