Los sistemas de Planificación de recursos Empresariales (ERP) son aplicaciones de misión crítica que apoyan de punta a punta a una organización y de ahí el valor de tener actualizado el ERP. Proporcionan visibilidad de datos a los tomadores de decisiones, ayudan a promover la eficiencia y la colaboración, y proporcionan un sistema completo de registro. Como tal, estas soluciones tienden a tener largos ciclos de vida dentro de las organizaciones. Una investigación realizada por una reconocida consultora, indica que la edad promedio de una solución ERP del mercado medio es más de siete años.

Esto hace que los ERP’s sean  algunas de las aplicaciones más antiguas, en promedio, dentro de las empresas. No siempre es bueno ya que, en 7 años, muchas cosas pueden cambiar. Las empresas pueden ampliar, añadir nuevas líneas de productos, convertirse en sujeto a las nuevas regulaciones, o cualquier otro desarrollos de negocios.  La tecnología en sí también puede haber quedado obsoleta. Los proveedores de software pueden introducir nuevas ofertas, como movilidad o capacidades sociales, o más mejores plantillas (templates) de las prácticas más usadas en un industria. A menudo, las actualizaciones opcionales al ERP introducen estas mejoras. Algunas organizaciones aprovechan de estas propuestas, mientras que otras pueden optar por renunciar a ellas.

Quienes no actualicen su ERP pueden perder la oportunidad que ofrecen nuevas tecnologías que podrían mejorar significativamente el negocio. Esta es la razón por la que el 58% de las compañías calificadas como “las mejores de su clase” están implementado la última versión de su software ERP. El propósito de este artículo es identificar las razones por las que las organizaciones decidan actualizar su ERP, así como las capacidades y beneficios que estas organizaciones experimentan fruto de las mejoras tecnológicas.

¿Qué considerar cuando se decide actualizar su versión ERP?

Estar actualizado

Cada proveedor de ERP ofrece actualizaciones en diferentes intervalos de tiempo, pero los datos recogidos por Aberdeen en el mercado medio  demuestran que las compañías calificadas como “las mejores de su clase” son más propensas  que las otras para aceptar estas mejoras y mantener su

En su conjunto, las organizaciones que no han logrado la categoría de “mejores en su clase” tienden a quedarse atrás a la hora de actualizar sus soluciones. Estas organizaciones son 46% más propensos que “los mejores en su clase” a tener implementado, al menos, una versión anterior. Esto podría deberse a que las “mejores en su clase” han identificado que la mejora de sus soluciones les permite tomar ventaja de los más nuevos los avances en la tecnología y el uso de esas herramientas para acelerar el rendimiento de su negocio.

Para empezar a entender por qué la actualización del ERP es importante, primero hay que identificar las razones por las que las empresas reemplazan su software de gestión empresarial. La evaluación, selección e implementación de un nuevo ERP puede ser un proceso desalentador que puede suponer una carga para los recursos de la organización, y por ello es una decisión muy difícil de tomar.

Afortunadamente, la actualización del ERP presenta una buena alternativa para la sustitución de una solución por completo. De hecho, ayuda a combatir las principales razones que tales herramientas son reemplazados (Gráfico 2).

La principal razón para que los ERP sean reemplazados se debe a la falta de apoyo del proveedor del software. Con la actualización del ERP, las organizaciones pueden garantizar que recibirán el compromiso continuo del proveedor.

El 24% decide reemplazar su sistema ERP porque la tecnología se ha vuelto obsoleta. Las soluciones mejoradas tienen mayor probabilidad de poseer funcionalidad que está alineada con los  más modernos requerimientos de negocios. Estos incluyen la adaptabilidad y facilidad de uso.

El 42% indica que su solución no puede apoyar los cambios en el negocio. A medida que los proveedores de ERP actualizan sus soluciones con nuevos releases con versiones, por lo general incluyen nuevas y mejores prácticas o el apoyo a las regulaciones obligatorias.

La implementación de un nuevo release de una solución ERP, evita que las organizaciones deban ingresar en un proyecto de reemplazo que, generalmente, es traumático.

Los beneficios de la actualización

Mediante la comparación entre las organizaciones del mercado medio que implementan el release más reciente del software ERP frente a los que usan versiones anteriores, se observa que las mejoras conducen a soluciones más funcionales, útiles y escalables

¿Por qué es importante mantener actualizado el software ERP? ¿Cuáles son los beneficios?

Referencias

  • Utiliza las mejores prácticas contenidas dentro del ERP
  • Capacidad para compartir e integrar en una organización extendida
  • Capacidad para colaborar en tiempo real con otros usuarios
  • Capacidad para acceder a reportes personalizados sin recurrir a programación
  • Capacidad para implementar cambios rápidos que respondan a requerimientos de negocio

El 53% de las organizaciones de mercado medio que ha implementado el último release o la última versión, utiliza las mejores prácticas contenidas en su solución ERP, en comparación con 47% de que se encuentra en versiones anteriores.

Los vendedores tienden a introducir plantillas o templates de procesos más eficientes o mayores facilidades para el cumplimiento normativo en las sucesivas versiones de su software. Sólo las organizaciones totalmente actualizadas son capaces de tomar ventaja de estos beneficios. A continuación algunos ejemplos de funcionalidades mejoradas introducidas por la última versión o el último release frente a versiones anteriores:

  • Ingreso de datos en el punto de origen: 83% frente a 62%
  • Capacidad de combinar pedidos de almacén: 54% vs. 43%
  • Visibilidad en tiempo real del estado de todos los procesos: 63% vs. 33%

Los nuevos releases vuelven más utilizable al software. Por ejemplo, en el mercado medio, las organizaciones que implementan la versión más reciente son un 70% más propensas que los que no lo hacen, a compartir e integrar los datos con la empresa extendida. Esto es esencial para trabajar con las empresas asociadas, proveedores, clientes y organismos reguladores. Carecer de esta tecnología implica riesgos de perder la oportunidad de ingresos o de ahorros de costos.

También facilitan la colaboración en toda la organización. Muchos proveedores de ERP introducen la colaboración social a través de nuevos releases. Como resultado, los de la versión más reciente tienen casi el doble de probabilidades que los que usan versiones anteriores de tener la capacidad de colaborar en tiempo real.

Por último, la escalabilidad es importante para las organizaciones de mercado medio que seguirán creciendo. Una solución más moderna, es decir la implementación de nuevos releases, ofrece mayores posibilidades de flexibilidad. De hecho las organizaciones con la última versión de su software ERP son más del doble propensos que los que usan versiones anteriores a disponer de  capacidad para adaptar su solución a cambios de negocios.

Mediante la aceptación de nuevos releases, las organizaciones también pueden asegurar que están preparados para aprovechar los desarrollos tecnológicos que se ofrecen desde su proveedor de ERP (Gráfico 4).

Por ejemplo, las empresas que se encuentran en las versiones anteriores del software no tienen la compatibilidad para utilizar ERP en dispositivos móviles. En verdad, organizaciones del mercado medio en la versión más reciente son 67% más propensos que los que no la tienen en  acceder al ERP desde dispositivos móviles.

Incluso si toda la suite ERP no está disponible, las actualizaciones pueden poner a disposición utilidades individuales que se enlazan con ERP. Por ejemplo las ventas móviles. Esto es beneficioso porque en lugar de mostrar todo el sistema ERP en un móvil con pantalla más pequeña y sin teclado, lo que puede ser engorroso, estas soluciones se han optimizado al permitir ser empleados para completar tareas específicas.

Muchos proveedores de ERP han incrustado herramientas de Business Intelligence (BI) en sus soluciones. Las organizaciones que no actualizan su versión pueden no ser capaces de aprovechar el poder de Analytics. Otras tecnologías incluyen comercio electrónico. Y aunque aún incipiente, las organizaciones con la última versión de su ERP serán los primeros en tener acceso a los flujos sociales.

Pero, como siempre, todo se reduce a la línea de resultados. Si las empresas tienen temor de que las actualizaciones perturben el negocio, deben considerar el lado positivo de la ruta. El estudio de Aberdeen encuentra que, en el mercado medio, las organizaciones que se encuentran en la última edición de su software ERP reportan mayores beneficios reflejados en una variedad de indicadores claves de rendimiento cuando se comparan con las organizaciones en las versiones anteriores. Estos incluyen métricas operativas tales como el cumplimiento de cronogramas, el tiempo de proceso de los ciclo de negocios, la rotación de inventario y envíos a tiempo.

Estas mejoras también se registran en la línea de resultados. En efecto las organizaciones en la última versión de su software ERP reportan un 13% reducción de los costos operativos.

Puntos claves

Las organizaciones confían en sus soluciones ERP para apoyar por completo los procesos de negocio. Como tales, tienen largos ciclos de vida dentro de las empresas. Pero el negocio, y la tecnología que lo soporta, cambian con el tiempo.
Por lo tanto, organizaciones se quedan con pocas opciones.

  • Actualizan su solución ERP cuando su proveedor de ERP se las ofrece mediante nuevos releases o por versiones.
  • Reemplazar toda la solución en lugar de implementar nuevos releases.

Fuente: Aberdeen, The Value of Upgrading ERP: Maintaining modern Technology, Año 2014
Traducido y adaptado por la División Consultoría de EvaluandoERP.com

 
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